Ukladanie podpísaných zmlúv so správnymi metadátami, aby boli neskôr vyhľadateľné a aby sa dala sledovať ich platnosť. Túto úlohu vidíme u právnych pracovníkov a office manažérov, väčšinou v systéme na správu zmlúv alebo v dokumentovom systéme. Otázkou nie je, či na to existuje technológia, ale či ju táto technológia môže vykonávať samostatne, alebo ju môže len podporovať.
Samotné archivovanie je pomerne štruktúrovaná práca: zmluva prijde, dostane polia ako strana, dátum začiatku, dĺžka platnosti a druh zmluvy, a uloží sa na pevné miesto. To je presne ten druh opakovanej, na pravidlách založenej činnosti, v ktorej je rpa (robotic process automation) dobré. Skript môže otvoriť pdf, rozpoznať text, vyplniť polia a uložiť dokument do správneho systému, bez toho, aby sa na to pri každej zmluve musel pozrieť človek.
Problém nie je v samotnej činnosti, ale v zodpovednosti, ktorá za ňou stojí. Archívy zmlúv sú často súčasťou compliance povinnosti: firma musí byť schopná preukázať, kedy zmluva nadobudla platnosť, aká je výpovedná lehota a ako dlho sa musí uchovávať podľa zákonných alebo sektorových pravidiel. Táto compliance-os dosahuje nízke skóre, pretože dôsledky chyby sa neprejavia priamo pri archivovaní, ale až po mesiacoch alebo rokoch, keď je zmluva neoprávnene zničená alebo je zmeškaný termín. Preto zostáva potreba pevnej štruktúry metadát, ktorú stanovili ľudia, a prepojenia s politikou lehôt uchovávania organizácie. Bez týchto dvoch podmienok archivuje systém síce úhľadne, ale nie spoľahlivo.
Objem je tretím faktorom. Vo firme s pár desiatkami zmlúv za rok je manuálna kontrola ešte zvládnuteľná a automatizácia je najmä pohodlím. Vo firme so stovkami alebo tisíckami zmlúv, ako napríklad personálna agentúra alebo správca nehnuteľností, sa samotný objem stáva dôvodom na automatizáciu: bez podpory to nedokáže bezchybne sledovať žiadny človek.
Firma z segmentu MSP s pätnástimi platnými zmluvami s dodávateľmi môže svoj archív pohodlne viesť manuálne v priečinku s prehľadom v Exceli. Office manažér pozná zmluvy, lehoty platnosti sú prehľadné a náklady na chybu spôsobenú zmeškanou výpovednou lehotou sú obmedzené. Pri organizácii so stovkami nájomných zmlúv, pracovných zmlúv alebo dodávateľských zmlúv je to inak: tam je pevná štruktúra metadát nie luxusom, ale podmienkou na udržanie archívu použiteľným, a rpa je reálnym nástrojom na jednotné zadávanie nových zmlúv.
Posun nie je v nahradení právneho pracovníka alebo office manažéra, ale v presune ich času. Kde teraz prepisujú zmluvy do systému, sa môžu zamerať na zmluvy, ktoré nezapadajú do štandardnej štruktúry, na výjimky a na samotné nastavenie politiky. To zapadá do širšieho trendu: AI prevezme zadávaciu prácu, ľudia si zachovávajú posudzovanie a zodpovednosť.
Tento posun súvisí so susednými úlohami. Samotné archivovanie má malú hodnotu, ak sa nezohľadní aj to, čo sa deje po uložení: či AI môže prevziať sledovanie predĺžení zmlúv a výpovedných lehôt, či sa dá udržiavať compliance kalendár s termínmi hneď ako sú metadáta správne zaznamenané, a ako sa na konci životného cyklu zmluvy uplatňujú lehoty uchovávania a ničia dokumenty. Nie sú to samostatné otázky: archivácia je prvým krokom v procese, ktorý funguje plne len tak, ak každý krok používa rovnaké metadáta a rovnaké pravidlá.
Vo firmách s prehľadným, malým počtom druhov zmlúv a existujúcim systémom ide automatizácia archivácie relatívne rýchlo: štruktúru metadát je jednoduché zostaviť a rpa riešenie sa dá rýchlo nastaviť. Vo firmách s mnohými rôznymi druhmi zmlúv, meniacimi sa šablónami alebo bez zavedenej politiky lehôt uchovávania to trvá dlhšie, nie preto, že by to technológia nezvládla, ale preto, že podmienky na to ešte nie sú vytvorené. To platí aj mimo právneho oddelenia: v sektoroch s veľkým tokom dokumentov, ako je vidieť pri tom, čo môže AI prevziať v dopravnom sektore, sa rovnaká závislosť od štruktúry a regulácie prejavuje v rôznych typoch dokumentov.
Kto zavádza túto zmenu v organizácii, urobí dobre, keď sa zameria aj na spôsob, akým sa to interne komunikuje. Pri posune úloh, ktoré predtým vykonávali ľudia, platia osobitné zákonné požiadavky týkajúce sa spoluúčasti zamestnancov; pozrite si informovanie zamestnaneckej rady o AI pre to, čo v každom prípade patrí k tomu. Tento článok nie je personálnym poradenstvom ani podkladom pre rozhodnutie o pracovných miestach; popisuje len to, aká časť archivačnej práce je dnes technicky prenositeľná.
Či je archivácia zmlúv vo vašej organizácii z väčšej časti prenositeľná, závisí od počtu zmlúv, miery, do akej už existuje štruktúra metadát, a od toho, ako pevne je stanovená politika lehôt uchovávania. Dobrým východiskovým bodom je zistiť, koľko z aktuálnych hodín ide na zadávaciu prácu a koľko na výjimky a posudzovanie. Bezplatný quickscan od FTE TO AI k tomu poskytuje prvú indikáciu: dvanásť otázok, bez účtu, s indikáciou, akú časť hodín v tomto pracovnom profile je dnes možné preniesť na AI. Kompletný werkscan, ktorý ide hlbšie do jednotlivých úloh v rámci organizácie, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.