Allkirjastatud lepingute salvestamine õigete metaandmetega, nii et need on hiljem leitavad ja kehtivusaegu saab jälgida. Seda ülesannet näeme juristide ja office manager'ite juures, tavaliselt lepinguhaldussüsteemis või dokumendihaldussüsteemis. Küsimus ei ole, kas selleks tehnoloogia olemas on, vaid kas see tehnoloogia suudab ülesannet iseseisvalt täita või vaid seda toetada.
Arhiveerimine ise on üsna struktureeritud töö: leping saabub, saab väljad nagu pool, algustähtaeg, kehtivusaeg ja lepinguliik, ning salvestatakse fikseeritud kohta. See on täpselt seda tüüpi korduv, reeglipõhine tegevus, milles rpa (robootiline protsessiautomatiseerimine) on hea. Skript saab avada pdf-i, tuvastada teksti, täita väljad ja panna dokumendi õigesse süsteemi, ilma et iga lepingu puhul oleks vaja inimese pilku.
See, kus asi takerdub, ei ole tegevus ise, vaid sellega kaasnev vastutus. Lepinguarhiivid on sageli osa vastavuskohustusest: ettevõte peab suutma tõendada, millal leping jõustus, mis on ülesütlemistähtaeg ja kui kaua seda tuleb seaduse või sektorireeglite kohaselt säilitada. See vastavustelg saab madala hinnangu, sest vea tagajärjed ei ilmne arhiveerimise hetkel, vaid alles kuude või aastate pärast, kui leping on ekslikult hävitatud või tähtaeg vahele jäetud. Seetõttu jääb vajadus fikseeritud metaandmeskeemi järele, mille on kehtestanud inimesed, ning sidumise järele organisatsiooni säilitustähtaegade poliitikaga. Ilma nende kahe eeltingimuseta arhiveerib süsteem korrektselt, kuid mitte usaldusväärselt.
Maht on kolmas tegur. Ettevõttes, kus on aastas paarkümmend lepingut, on käsitsi kontroll veel hallatav ja automatiseerimine on eelkõige mugavus. Ettevõttes, kus on sadu või tuhandeid lepinguid, näiteks personalirendifirmas või kinnisvarahalduses, muutub maht ise põhjuseks automatiseerimiseks: ükski inimene ei suuda seda ilma toeta veatult jälgida.
VKE-ettevõte viieteistkümne kehtiva tarnijalepinguga saab oma arhiivi hõlpsasti käsitsi pidada, kaustas koos Exceli ülevaatega. Office manager tunneb lepinguid, kehtivusajad on ülevaatlikud ja vahelejäänud ülesütlemistähtaja veakulu on piiratud. Organisatsioonis, kus on sadu üüri-, töö- või tarnelepinguid, on olukord teine: seal ei ole fikseeritud metaandmeskeem luksus, vaid eeltingimus, et arhiiv oleks toimiv, ja rpa on reaalne abivahend uute lepingute järjepidevaks sisestamiseks.
Muutus ei seisne juristi või office manager'i asendamises, vaid nende aja ümberpaigutamises. Kui nad praegu sisestavad lepinguid süsteemi käsitsi, saavad nad keskenduda lepingutele, mis ei mahu standardskeemi, eranditele ja poliitika enda ülesehitusele. See sobib laiema trendiga: AI võtab üle sisestustöö, inimesed säilitavad hindamise ja vastutuse.
See muutus on seotud naaberülesannetega. Arhiveerimisel endal on vähe väärtust, kui ei vaadata ka seda, mis toimub pärast salvestamist: kas AI suudab lepingute pikendamist ja ülesütlemistähtaegu jälgida, kas vastavuskalendrit tähtaegadega saab pidada niipea kui metaandmed on korrektselt salvestatud, ning kuidas säilitustähtaegu rakendatakse ja dokumente hävitatakse lepingu elutsükli lõpus. Need ei ole eraldiseisvad küsimused: arhiveerimine on esimene samm ahelas, mis toimib täielikult alles siis, kui iga samm kasutab samu metaandmeid ja samu reegleid.
Ettevõtetes, kus on selge, väike arv lepinguliike ja olemasolev süsteem, kulgeb arhiveerimise automatiseerimine suhteliselt kiiresti: metaandmeskeemi on lihtne koostada ja rpa-lahenduse saab kiiresti üles seada. Ettevõtetes, kus on palju erinevaid lepinguliike, muutuvad mallid või puudub fikseeritud säilitustähtaegade poliitika, võtab see kauem aega, mitte sellepärast, et tehnoloogia ei suudaks seda teha, vaid sellepärast, et eeltingimused ei ole veel paigas. See kehtib ka väljaspool juriidilist osakonda: sektorites, kus on palju dokumendivooge, nagu näha mida AI saab transpordisektoris üle võtta, kulgeb sama sõltuvus struktuurist ja regulatsioonist läbi erinevate dokumenditüüpide.
Kes seda muutust organisatsioonis ellu viib, teeb hästi, kui vaatab läbi ka viisi, kuidas seda sisemiselt käsitletakse. Ülesannete nihkumisel, mida varem tegid inimesed, kehtivad omad seadusest tulenevad nõuded seoses kaasotsustamisega; vaadake töönõukogu teavitamine AI-st, et näha, mis sellega vähemalt kaasneb. See artikkel ei ole personalinõustamine ega alus otsuse tegemiseks ametikohtade kohta; see kirjeldab ainult, milline osa arhiveerimistööst on täna tehniliselt üle antav.
Kas lepingute arhiveerimine on teie organisatsioonis suures osas üle antav, sõltub lepingute arvust, sellest, mil määral metaandmeskeem juba olemas on, ja kui selgelt piiritletud on säilitustähtaegade poliitika. Hea lähtepunkt on uurida, kui suur osa praegustest tundidest kulub sisestustööle ja kui palju eranditele ja hindamisele. FTE TO AI tasuta kiirtest annab sellest esmase ülevaate: kaksteist küsimust, ilma kontota, koos näitajaga, kui suur osa selle töövaldkonna tundidest on täna AI-le üleantav. Täielik töövaldkonna analüüs, mis käsitleb sügavamalt organisatsiooni üksikuid ülesandeid, on veel valmimisel.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.