Almacenar acuerdos firmados con los metadatos correctos, de modo que puedan localizarse más adelante y se puedan vigilar los plazos de vigencia. Esta tarea la vemos en colaboradores jurídicos y office managers, generalmente dentro de un sistema de gestión de contratos o un sistema de gestión documental. La pregunta no es si existe tecnología para ello, sino si esa tecnología puede realizar la tarea de forma autónoma o solo puede apoyarla.
El archivo en sí es un trabajo bastante estructurado: llega un contrato, se le asignan campos como la parte contratante, la fecha de inicio, la vigencia y el tipo de contrato, y se almacena en un lugar fijo. Es exactamente el tipo de acción repetible y basada en reglas en la que destaca la rpa (automatización robótica de procesos). Un script puede abrir un pdf, reconocer texto, rellenar campos y guardar el documento en el sistema correcto, sin que sea necesario que una persona revise cada contrato.
Donde surgen los problemas no es en la acción en sí, sino en la responsabilidad que hay detrás. Los archivos de contratos suelen formar parte de una obligación de cumplimiento normativo: una empresa debe poder demostrar cuándo entró en vigor un contrato, cuál es el plazo de preaviso y durante cuánto tiempo debe conservarse según la normativa legal o sectorial. Ese eje de cumplimiento normativo obtiene una puntuación baja porque las consecuencias de un error no se hacen visibles en el momento del archivo, sino meses o años después, cuando un contrato se ha destruido de forma indebida o se ha incumplido un plazo. Por eso sigue siendo necesario un esquema de metadatos fijo establecido por personas, y una vinculación con la política de plazos de conservación de la organización. Sin estas dos condiciones previas, un sistema archiva de forma ordenada, pero no de forma fiable.
El volumen es un tercer factor. En una empresa con unas pocas decenas de contratos al año, el control manual sigue siendo manejable y la automatización es, sobre todo, una comodidad. En una empresa con cientos o miles de contratos, piense en una empresa de trabajo temporal o un gestor inmobiliario, el propio volumen se convierte en la razón para automatizar: ninguna persona puede mantenerlo sin errores sin apoyo.
Una pyme con quince acuerdos de proveedores vigentes puede llevar perfectamente su archivo de forma manual en una carpeta con un resumen en Excel. El office manager conoce los contratos, las vigencias son manejables y el coste de un error por un plazo de preaviso no cumplido es limitado. En una organización con cientos de contratos de alquiler, contratos laborales o acuerdos de suministro, la situación es distinta: ahí, un esquema de metadatos fijo no es un lujo, sino una condición para mantener el archivo manejable, y la rpa es una herramienta real para introducir nuevos contratos de forma consistente.
El cambio no consiste en sustituir al colaborador jurídico o al office manager, sino en redistribuir su tiempo. Donde antes transcribían contratos en un sistema, ahora pueden centrarse en los contratos que no se ajustan al esquema estándar, en las excepciones y en el diseño de la propia política. Esto se alinea con una tendencia más amplia: la IA se hace cargo del trabajo de introducción de datos, y las personas conservan la evaluación y la responsabilidad.
Este cambio está relacionado con tareas cercanas. El propio archivo tiene poco valor si no se examina también qué ocurre después del almacenamiento: si la IA puede gestionar las renovaciones de contratos y los plazos de preaviso, si se puede mantener un calendario de cumplimiento con plazos una vez que los metadatos se han registrado correctamente, y cómo se aplican los plazos de conservación y se destruyen los documentos al final del ciclo de vida de un contrato. No son preguntas aisladas: el archivo es el primer paso de una cadena que solo funciona por completo si cada paso utiliza los mismos metadatos y las mismas reglas.
En empresas con un número claro y reducido de tipos de contrato y un sistema ya existente, la automatización del archivo avanza con relativa rapidez: el esquema de metadatos es sencillo de elaborar y la solución de rpa puede configurarse rápidamente. En empresas con muchos tipos de contrato distintos, plantillas variables o sin una política de plazos de conservación establecida, el proceso tarda más, no porque la tecnología no pueda hacerlo, sino porque aún no existen las condiciones previas necesarias. Esto también se aplica fuera del departamento jurídico: en sectores con muchos flujos de documentos, como puede verse en qué puede asumir la IA en el sector del transporte, la misma dependencia de la estructura y la normativa se repite en distintos tipos de documentos.
Quien implemente este cambio dentro de una organización hace bien en analizar también la forma en que esto se comunica internamente. En un cambio de tareas que antes realizaban personas, se aplican requisitos legales propios en materia de participación de los trabajadores; consulte informar al consejo de empresa sobre la IA para saber qué corresponde tener en cuenta en todo caso. Este artículo no constituye asesoramiento de personal ni fundamento para una decisión sobre puestos de trabajo; solo describe qué parte del trabajo de archivo es hoy técnicamente transferible.
Que el archivo de contratos en su organización sea transferible en su mayor parte depende del número de contratos, del grado en que ya exista un esquema de metadatos y de lo bien definida que esté la política de plazos de conservación. Un buen punto de partida es analizar cuántas de las horas actuales se dedican al trabajo de introducción de datos y cuántas a excepciones y evaluación. El quickscan gratuito de FTE TO AI ofrece una primera indicación al respecto: doce preguntas, sin necesidad de crear una cuenta, con una indicación de qué parte de las horas de este perfil de trabajo puede asumir hoy la IA. El escán de trabajo completo, que profundiza en tareas individuales dentro de una organización, todavía está en desarrollo.
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