În mare măsură, dar nu fără acorduri stabilite în prealabil. Planificarea, reprogramarea și rezolvarea conflictelor din agenda uneia sau mai multor persoane este o sarcină care se pretează bine unui agent AI care lucrează independent în cadrul unor reguli pe care le stabiliți dumneavoastră, cu control uman în momentele care îl impun. Acesta este un răspuns diferit de "da, complet automat", și diferit și de "nu, aceasta este muncă umană". Se situează undeva la mijloc, iar unde anume depinde de modul în care organizația dumneavoastră gestionează ședințele și prioritățile.
Trei axe determină rezultatul aici: marja de decizie, volumul și gradul de structurare.
Volumul este ridicat. Un asistent de management care gestionează agendele mai multor directori procesează într-o zi obișnuită zeci de solicitări: programări noi, reprogramări, suprapuneri care trebuie rezolvate. Acesta este exact genul de muncă repetitivă în care un agent AI eliberează timp, deoarece regulile din spatele unei planificări bune pot fi stabilite în mare parte în prealabil: cine are prioritate, ce blocuri sunt intangibile, cât durează timpul de deplasare între locații.
Gradul de structurare are un scor mediu, un 3. O agendă este un sistem structurat cu ore, participanți și locații, dar informațiile din jurul ei, un e-mail cu "se poate și joi, dar nu înainte de ora unsprezece", reprezintă text nestructurat care trebuie mai întâi tradus într-o propunere concretă. Modelele lingvistice moderne pot face această traducere, ceea ce face ca situația să fie diferită față de acum zece ani.
Marja de decizie este punctul central, tot un 3. La o programare simplă între două persoane libere, există puțin de decis. La un conflict între o ședință de echipă recurentă și o solicitare a unui client, situația este diferită: cine cedează, care programare este mai importantă pentru organizație, există o încărcătură politică legată de cine este reprogramat. Această decizie poate fi automatizată atâta timp cât regulile de prioritizare sunt stabilite explicit. Fără aceste reguli, decizia revine unui om.
Munca fizică nu joacă niciun rol, este vorba în totalitate de muncă la ecran, ceea ce explică scorul de 5. Conformitatea are, de asemenea, scorul 5: rareori există obligații legale legate de programarea unei întâlniri, deci acest obstacol lipsește.
Creativitatea are un scor scăzut, un 2, și tocmai de aceea această sarcină se pretează bine automatizării: nu este nevoie de o idee nouă, ci doar de aplicarea corectă a unor reguli. Costul erorilor are scorul 3: o programare internă greșită poate fi remediată cu un telefon, dar o eroare la o întâlnire cu un client important sau la o ședință de consiliu costă mai mult. Contactul cu clienții are, de asemenea, scorul 3, ceea ce înseamnă că o parte din programări sunt pur interne, iar o parte externe, cu un ton și o sensibilitate diferite.
Să presupunem că un director are o ședință fixă în fiecare marți dimineață, iar un client solicită o discuție care se potrivește doar în acea dimineață. Un agent AI cu reguli clare ("discuțiile cu clienții din acest segment au prioritate față de ședințele interne, cu excepția ședinței lunare de conducere") poate rezolva acest lucru independent: reprogramează ședința, informează persoanele implicate, propune o oră nouă. Fără această regulă, agentul rămâne blocat într-o alegere care este de fapt una politică, iar atunci este nevoie de un om care să decidă.
La o altă companie, unde directorul dorește să decidă el însuși de la caz la caz cine are prioritate, echilibrul este diferit. În acest caz, agentul AI devine un generator de propuneri care oferă opțiuni, nu un agent care reprogramează independent. Același lucru este valabil și pentru întâlnirile VIP: o discuție cu un acționar important sau un interviu de angajare la nivel de conducere necesită mai des privirea unui om înainte ca ceva să fie stabilit sau reprogramat definitiv.
În companiile cu o logică de prioritizare strict stabilită și o cultură a agendelor digitale, gestionarea agendei se desfășoară deja astăzi în mare măsură printr-un agent, cu un om care intervine doar în cazuri excepționale. În companiile în care programările se fac prin aplicații de mesagerie diverse și promisiuni verbale, acest lucru este încă departe, nu pentru că tehnologia nu ar putea face acest lucru, ci pentru că informațiile de intrare sunt prea dezordonate pentru a fi automatizate.
De altfel, această sarcină nu este izolată de restul muncii de secretariat. Cine analizează gestionarea agendei se lovește adesea de sarcini conexe: rezervarea sălilor de ședință și a facilităților, primirea și înregistrarea vizitatorilor și întocmirea scrisorilor și formularelor standard. Acestea sunt sarcini separate cu scorurile lor proprii, dar de multe ori împart aceleași sisteme și același rol, ceea ce înseamnă că o schimbare într-una dintre ele aduce adesea cu sine o schimbare și în cealaltă. Cine dorește să privească mai larg decât doar agenda, poate verifica și modul în care este monitorizat progresul obiectivelor și proiectelor, deoarece gestionarea agendei se leagă adesea de acest aspect.
Aceasta nu este un sfat de resurse umane și nici un argument pentru o decizie privind funcția cuiva. Ce face o organizație cu orele eliberate ține de organizația însăși; pentru aceasta se aplică cerințe legale proprii. Ceea ce este prezentat aici este o estimare a sarcinii, nu a persoanei care o îndeplinește în prezent.
Scorurile de mai sus nu sunt nici ele procente exacte, ci o direcție; modul în care trebuie citită o indicație precum "în mare măsură", și ce spune și ce nu spune o bandă de variație, este explicat în această explicație despre benzile de variație.
Pentru a vedea cum stau lucrurile în situația dumneavoastră proprie, cu propriul mix de programări interne și externe, propriile reguli de prioritizare și propriile sisteme, un test scurt valorează mai mult decât o estimare generală. Scanarea rapidă gratuită de la FTE TO AI constă din douăsprezece întrebări, fără cont, și oferă o indicație privind partea din orele din acest profil care poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a activității, care calculează munca unei întregi companii, sarcină cu sarcină, în capacitate de normă întreagă, este încă în construcție.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.