Kurš pārvalda līgumu portfeli, tas zina risku: uzteikuma termiņš tiek nokavēts, līgums automātiski pagarinās uz nelabvēlīgiem nosacījumiem, un neviens to nav pamanījis. Uzdevums pats par sevi nav sarežģīts. Tas ir jautājums par datu uzturēšanu: sākuma datums, darbības termiņš, uzteikuma termiņš, pagarinājuma noteikums. Kad šie dati kaut kur ir strukturēti fiksēti, signalizēšana par to, kad ir nepieciešama rīcība, ir precīzi tāda veida darbs, kurā AI ir labs. Jautājums nav, vai sistēma var atpazīt datumu, bet vai pamatā esošā informācija ir uzticami un nepārprotami fiksēta.
Uzdevums augstu vērtējams strukturētības ziņā: līgumam ir beigu datums, uzteikuma termiņš un pagarinājuma noteikums, un vairumā gadījumu tie ir skaidri fiksēti. Ir nepieciešama maza fiziska darbība, un nav nepieciešama kreativitāte, lai noteiktu, ka termiņš tuvojas. Aģents var ikdienā izskatīt līgumu pārvaldības sistēmu vai kalendāru, piemērot pagarinājuma noteikumus un savlaicīgi sniegt signālu atbildīgajai personai. Tas ir precīzi tas, kas jau šodien notiek uzņēmumos, kuros līgumu dati ir sakārtoti: sistēma paziņo, līgumu pārvaldnieks izvērtē un pieņem lēmumu.
Iemesls, kāpēc šis nav pilnīgs pārņemšanas gadījums, ir trīs asis, kas šeit izšķir situāciju. Kļūdu izmaksas ir augstas: nokavēts uzteikuma termiņš var negribēti pagarināt līgumu uz gadiem, ar finansiālām sekām, kas ievērojami pārsniedz pašas uzraudzības izmaksas. Nokavētu termiņu nav vienkārši labot, tāpēc automatizēta signalizēšana bez kontroles ir riskanta. Turklāt, neraugoties uz struktūru, tomēr ir nepieciešama sprieduma pieņemšanas telpa: vai šis pagarinājums ir vēlams, vai ir nepieciešams risināt sarunas, vai ir stratēģisks iemesls tieši neuzteikt līgumu? Šāda veida apsvērumi ir ārpus tā, ko uzdevums, pamatojoties tikai uz datumiem, var atbildēt.
Līgumu pārvaldnieks pārvalda simtiem piegādātāju līgumu. Vairumā gadījumu jautājums ir vienkāršs: vai līgums vienkārši tiek atjaunots, vai ir nepieciešama kāda darbība? Aģents sešdesmit dienas pirms uzteikuma termiņa signalizē, ka līgums ar piegādātāju automātiski pagarinās uz pašreizējiem nosacījumiem. Ikdienišķa līguma gadījumā ar mazu piegādātāju tas ir pietiekami: līgumu pārvaldnieks apstiprina, un pagarinājums tiek turpināts vai atsaukts. Lielam stratēģiskam piegādātājam situācija ir cita. Šeit pagarinājums varētu tieši būt brīdis sarunām par cenu vai nosacījumiem, un tas prasa izvērtējumu, ko sistēma nevar veikt. Signāls abos gadījumos ir vienāds; turpmākā rīcība ne.
Šis vērtējums mainās atkarībā no pamatā esošo datu kvalitātes. Ja līgumu dati ir izkaisīti e-pastos, PDF failos un atsevišķos Excel failos bez centralizētas fiksācijas, tad strukturētība praksē ir daudz zemāka nekā uz papīra, un vispirms jāievieš kārtība, pirms aģents šeit var kaut ko pārņemt. Ja līgumu portfelis, tieši pretēji, ir strukturēti fiksēts, ar skaidriem pagarinājuma noteikumiem un fiksētu eskalācijas ceļu uz atbildīgo personu, tad pārņemamā daļa ir lielāka un uzticamāka. Nozīme ir arī līgumu veidam: organizācijai, kurai galvenokārt ir standarta piegādātāju līgumi, ir cits riska profils nekā organizācijai ar sarežģītām, apspriestām vienošanām, kurās pagarinājums vienmēr prasa saturisku izvērtējumu.
Lai šis darbotos uzticami, katra līguma beigu datumiem un pagarinājuma noteikumiem jābūt nepārprotami fiksētiem, un jābūt eskalācijas ceļam uz to, kas galu galā pieņem lēmumu. Bez šiem diviem priekšnoteikumiem signalizēšana ir neuzticama vai trūkst turpmākās rīcības tieši tad, kad tas ir svarīgi. Tas skar arī plašākas saistības: kurš uzrauga līgumus, tas bieži arī ņem vērā glabāšanas termiņus un brīdi, kad dokumentus drīkst iznīcināt, atbilstības kalendāru, kurā centralizēti tiek uzturēti termiņi, un dažreiz arī turpmāko līgumu izstrādi, uzdevumu, kuram ir citi apsvērumi nekā esošo līgumu uzraudzībai. Kurš personāla lēmumus balsta uz šajā lomā atbrīvoto kapacitāti, tam turklāt jāapzinās, ka tam ir savas juridiskās prasības; tas nav secinājums, kas izriet no stundu aprēķina.
Šī uzdevuma pamatā nav tas, ka AI pieņem lēmumu, bet ka AI signalizē un cilvēks izvērtē. Šī atšķirība ir precīzi tas, par ko praksē runa ir cilvēka uzraudzībā par AI: ne katrs signāls ir lēmums, un ne katrs apstiprinājums ir tāds pats darbs kā pats izvērtējums. Līgumu uzraudzībā tas nozīmē sistēmu, kas paziņo, un atbildīgo personu, kas ar pamatojumu piekrīt vai iejaucas.
Vai tas jūsu organizācijai nozīmē, ka lielu daļu līgumu uzraudzības var automatizēt, ir atkarīgs no tā, kāda ir jūsu līgumu datu pašreizējā situācija. Bezmaksas ātrā pārbaude sniedz pirmo norādi: divpadsmit jautājumi, bez konta, ar novērtējumu, kādu daļu no stundām šāda veida darbā šodien var pārņemt AI. Pilnā darba pārbaude, kas šo aprēķina katram uzdevumam jūsu pašu organizācijā, joprojām tiek izstrādāta.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.