Maksājumi, kas ienāk, izmantojot tiešsaistes maksājumu pakalpojumu sniedzējus (piemēram, Mollie, Stripe, Adyen), ir jāsaskaņo ar pārdošanas rēķiniem un ar bankas kontu izmaiņām, kurās nauda galu galā parādās. Šis ir salīdzināšanas darbs: summu, atsauču un datumu salīdzināšana, lai noteiktu, kurš rēķins atbilst kuram maksājumam un kurš maksājums atbilst kurai bankas kontu izmaiņai. Tipisks grāmatvežu un administratīvo darbinieku darbs, izmantojot maksājumu pakalpojumu sniedzēja savienojumu un grāmatvedības sistēmu kā rīkus.
Šeit izšķirošas ir trīs asis: strukturētība, apjoms un kļūdu izmaksas.
Uzdevums ir samērā strukturēts (4 no 5). Maksājumam ir summa, datums, atsauce vai transakcijas ID. Rēķinam ir tāda paša veida raksturlielumi. Saskaņošana pēc būtības ir aritmētiska un loģiska salīdzināšana, nevis uzdevums, kas prasa situācijas interpretāciju. Apjoms ir liels (5 no 5): interneta veikalam vai pakalpojumu sniedzējam ar daudzām nelielām transakcijām šis skaits ātri sasniedz simtus vai tūkstošus rindu mēnesī, un tas ir tieši tāda veida atkārtošanās, kur automatizētā saskaņošana pierāda savu vērtību.
Tomēr kļūdu izmaksas ir zemā pusē (2 no 5): kļūdaina saskaņošana nozīmē rēķinu, kas nepamatoti tiek atzīmēts kā apmaksāts, vai bankas kontu izmaiņu, kas tiek piedēvēta nepareizam klientam. Šādas kļūdas atklājas, bet bieži tikai nākamajā slēgšanā vai kad klients sūdzas, saņemot atgādinājumu par rēķinu, kas jau ir apmaksāts. Tāpēc pilnīga automatizācija bez kontroles nav labs risinājums, lai gan pats uzdevums ir labi strukturējams.
Spriešanas telpa (2) ir ierobežota, bet ne nulle: lielākā daļa saskaņojumu ir vienznīmīgi, neliela daļa prasa lēmumu (daļējs maksājums, valūtas atšķirība, dubulta transakcija). Atbilstība (3) ir nozīmīga, jo saskaņošana ir daļa no ticamas finanšu administrācijas, ar prasībām par pārbaudāmību, kas neizriet no savienojuma paša, bet no veida, kā uzņēmumam ir jāspēj pamatot savu grāmatvedību. Klientu kontakti (5), fizisks darbs (5) un kreativitāte (5) šeit nav aktuāli; šis uzdevums pilnībā notiek sistēmās, nevis pie letes vai sarunā.
Piemērs: interneta veikals ar maksājumu pakalpojumu sniedzēja starpniecību saņem simtus maksājumu nedēļā, katram ir transakcijas atsauce, kas atrodama grāmatvedības sistēmā. Ar aktīvu savienojumu un skaidriem saskaņošanas noteikumiem (summa plus atsauce, vai summa plus datums plus klienta vārds, ja atsauce nav pieejama) RPA process var pats pabeigt lielāko daļu šo saskaņojumu. Tas, kas paliek, ir izņēmumu saraksts: atšķirīgas summas, trūkstošas atsauces, dubulti ieraksti. Šo sarakstu darbinieks pārbauda salīdzinājumā ar oriģinālajiem dokumentiem un pieņem lēmumu par apstiprinājumu vai noraidījumu, norādot pamatojumu. Tā ir šeit piemērotā forma: AI veic saskaņošanu, cilvēks uzrauga to, kas pats no sevis nesaskan.
Citā uzņēmumā tas var izskatīties atšķirīgi. Bez aktīva savienojuma ar maksājumu pakalpojumu sniedzēju, vai ar maksājumiem, kas ienāk atsevišķās izklājlapās, trūkst struktūras, uz kuras balstās saskaņošana, un darbs atkal pāriet uz manuālu meklēšanu. Uzņēmumā ar daudziem daļējiem maksājumiem, atlaidēm un kredītrēķiniem spriešanas telpa palielinās un samazinās daļa, kuru var veikt bez uzraudzības. Robežnosacījumi tātad nav dekoratīvi: bez savienojuma un bez skaidriem saskaņošanas noteikumiem šis uzdevums lielā mērā paliek cilvēku darbs, vienalga, vai ir vēlme automatizēt.
Saskaņošana nepastāv izolēti. Tiem, kuri pārdošanas rēķinu sagatavošanu un nosūtīšanu lielā mērā jau ir automatizējuši, bieži pamana, ka saskaņošana otrā galā automātiski kļūst vienkāršāka, jo atsauces ir konsekventākas. Tas pats attiecas uz iepirkumu pusi: iepirkuma rēķinu iegrāmatošana grāmatvedības sistēmā un iepirkuma rēķinu termiņu uzraudzība savlaicīgai apmaksai ir līdzīgi saskaņošanas uzdevumi ar līdzīgām priekšrocību un ierobežojumu asīm. Uzņēmumi, kas šos uzdevumus apskata kopā, bieži saskata konsekventu attēlu: strukturēts un liela apjoma darbs pāriet uz sistēmām ar uzraudzību pār izņēmumiem, savukārt darbs ar lielu spriešanas telpu vai klientu kontaktiem, kā redzams ko AI var pārņemt sabiedriskās ēdināšanas nozarē vai telefona atbildēšana un pāradresēšana, pielāgojas lēnāk. Arī neapmaksāto rēķinu saraksta izveide debitoriem un kreditoriem balstās uz to pašu saskaņošanas loģiku un to pašu atkarību no tīriem savienojumiem.
Tas nav personāla ieteikums un nav pamats funkciju pārskatīšanai. Vai un kā organizācija pārdala atbrīvotās stundas, ir darba devēja pašas izvēle; lēmumiem, kas skar personālu, ir savas juridiskās prasības, atsevišķi no tā, ko šeit secina par uzdevumu. Šeit sniegtais ir uzdevuma novērtējums, nevis novērtējums par cilvēkiem, kas to šobrīd veic.
Vai saskaņošana jūsu uzņēmumā var notikt lielā daļā vai tikai nelielā daļā automātiski, ir atkarīgs no savienojuma, kāds jums ir ar maksājumu pakalpojumu sniedzēju, un no tā, cik vienznīmīgi ir jūsu saskaņošanas noteikumi. Bezmaksas ātrā pārbaude, divpadsmit jautājumi, bez konta, sniedz norādi, kāda daļa no stundām šajā profilā jau šodien ir pārņemama ar AI. Pilnā darba analīze, kas detalizēti izklāsta jūsu uzņēmuma darbu līdz uzdevumu līmenim, joprojām ir izstrādes procesā.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.