Iepirkuma rēķinu iegrāmatošana ir viens no biežāk minētajiem kandidātiem, runājot par AI un grāmatvedību. Rēķins pienāk, summas jāpārnes uz grāmatvedības sistēmu, PVN jāsakrīt un jāpiesaista virsgrāmatas konts. Atbilde uz jautājumu, vai AI to pārņem, nav vienkārši jā vai nē. Lielākoties tā ir jā, ar stingru piebildi attiecībā uz daļu gadījumu.
Šeit izšķirošas ir trīs asis: strukturētība, apjoms un kļūdu izmaksas.
Iepirkuma rēķins ir strukturēts dokuments. Tajā ir norādīts piegādātājs, rēķina numurs, summa, PVN procentuālā likme un parasti apraksts par to, kas ir piegādāts. Tas ir tieši tāda veida ievaddati, ar kuriem dokumentu atpazīšana tiek galā labi: attēls tiek pārveidots laukos, lauki tiek piesaistīti virsgrāmatas kontam. Vairumtirdzniecības uzņēmumā ar simtiem rēķinu nedēļā tas apjoms ir arī iemesls, kāpēc automatizācija šeit atmaksājas. Manuāla tāda paša veida lauku pārrakstīšana, simtiem reižu, ir tieši tāda veida atkārtojošs darbs, ar kuru AI jau šodien tiek galā.
Kļūdu izmaksas ir vidējas: nepareizi iegrāmatots rēķins ir nepatīkams un prasa laiku, lai to izlabotu, bet nerada tūlītēju pirmās kārtas finansiālu vai juridisku risku. Tas padara šo uzdevumu par tādu, kurā automatizācija ar pēcpārbaudi ir pieņemama pieeja, nevis uzdevumu, kuram pēc definīcijas iepriekš nepieciešams cilvēks.
Vērtējuma telpa novērtēta zemu, un tieši tas ir punkts, kur "AI to dara" pārvēršas par "AI to dara, ar uzraudzību". Standarta rēķinam no pastāvīga piegādātāja ir maz par ko šaubīties: summa, PVN un virsgrāmatas konts iekļaujas modelī, kas jau atkārtojies simtiem reižu. Rēķinam no jauna piegādātāja, ar neparastu aprakstu vai kredītrēķinam, kas nav viens pret vienu saistīts ar iepriekšēju rēķinu, jāpieņem lēmums, kas neizriet no dokumenta paša. Tas ir brīdis, kad grāmatvedis vai administratīvais darbinieks apstiprina vai noraida, pamatoti.
Atbilstība noteikumiem darbojas līdzīgi. PVN iegrāmatojumi ir daļa no uzņēmuma fiskālās atbildības, un kļūdām tajos ir citāda ietekme nekā kļūdai iekšējā pārskatā. Tas nav iemesls neautomatizēt šo uzdevumu, bet ir iemesls, lai AI rezultātu standarti apstiprina atbildīgā persona, jo īpaši sākotnējā posmā.
Uzņēmums, kas nodrošina objektu apsaimniekošanu, ik mēnesi saņem vairākus simtus rēķinu no pastāvīgas piegādātāju grupas: tīrīšanas līdzekļi, apkope, ēdināšana. Šai plūsmai iegrāmatošana šodien lielākoties ir attēla atpazīšanas un piesaistīšanas esošai virsgrāmatas shēmai jautājums. Administratīvais darbs pārvirzās no rakstīšanas uz pārbaudi: kāds pārskata izņēmumus, pārējais turpinās automātiski.
Būvniecības uzņēmumā ar mainīgiem apakšuzņēmējiem, projektiem piesaistītiem rēķiniem un regulāri atšķirīgām vienošanām katram pasūtījumam situācija ir citāda. Tur lielāka daļa rēķinu neietilpst standarta modelī, un tāpēc lielāka daļa darba prasa vērtējumu, nevis atpazīšanu. Tas pats process, atšķirīgs rezultāts, tikai tāpēc, ka pamatā esošā rēķinu plūsma ir mazāk atkārtojoša.
Diviem lietām jābūt sakārtotām, lai tas praksē darbotos. Pirmkārt, uzticama rēķinu lauku atpazīšana: ja dokumentu atpazīšana nepareizi nolasa summas vai PVN kodus, problēma tikai pārvietojas no ierakstīšanas uz labošanu. Otrkārt, saikne ar paša uzņēmuma virsgrāmatas shēmu: katrs uzņēmums iegrāmato atšķirīgi, un šai saiknei jāatbilst pašu shēmai, nevis vispārīgai shēmai.
Šis nav personāla ieteikums un nav arguments grāmatvedības nodaļas samazināšanai. Šī ir apraksts par to, kuru daļu no darba šodien var veikt ar AI un uzraudzību, un kura daļa turpina prasīt vērtējumu. Ko uzņēmums dara ar atbrīvoto kapacitāti, ir uzņēmuma pašas ziņā. Lēmumiem, kas ietekmē personālu, ir spēkā attiecīgās likumā noteiktās prasības, neatkarīgi no šeit aprakstītā.
Rēķinu iegrāmatošana reti pastāv atsevišķi. Tas, kurš automatizē šo uzdevumu, dabiski nonāk pie saistītiem procesiem: termiņu uzraudzība, lai rēķini tiktu apmaksāti savlaicīgi, pārdošanas rēķinu sagatavošana un nosūtīšana grāmatvedības otrā galā, un bankas izrakstu ielasīšana un salīdzināšana ar atklātajiem posteņiem. Tas, kurš vēlas plašāku ieskatu atklāto posteņu pārvaldībā, to atradīs debitoru un kreditoru atklāto posteņu saraksta analīzē.
Jautājums, vai AI pārņem iepirkuma rēķinu iegrāmatošanu, ir atbildēts iepriekš: lielākoties jā, ar cilvēka uzraudzību izņēmumiem un fiskāli sensitīviem iegrāmatojumiem. Vai tas attiecas arī uz jūsu pašu rēķinu plūsmu, ir atkarīgs no tā, cik daudz no tās ir standarta un cik daudz atšķiras.
Bezmaksas ātrā pārbaude sniedz pirmo priekšstatu par to: divpadsmit jautājumi, bez konta, ar rezultātu, kas norāda, kādu daļu no jūsu profila stundām šodien var pārņemt AI. Pilnā darba analīze, kas visa uzņēmuma darbu pārrēķina uzdevumu pēc uzdevuma uz FTE kapacitāti, joprojām ir izstrādes procesā.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.