Lielā mērā jā. Banku transakciju sasaistīšana ar nesamaksātajiem posteņiem ir tieši tāda veida darbs, kuram automatizēta saskaņošana ir piemērota: fiksēta struktūra, lieli apjomi un kļūda, kuru parasti var ātri labot. Kur bankas savienojums ir aktīvs un saskaņošanas noteikumi ir skaidri, šis darbs jau šodien lielā mērā tiek veikts ar programmatūru, un darbinieks nokārto atlikušos izņēmumus.
Bankas izraksts ir strukturēts fails: fiksēti lauki summai, datumam, korespondējošajam kontam un aprakstam. Nesamaksātajam postenim grāmatvedībā ir tāda pati veida lauki. Saskaņošana tad lielā mērā ir summas un atsauces salīdzināšanas jautājums, un tas ir uzdevums, kas notiek pēc noteikumiem, ne uzdevums, kas katrā gadījumā prasa jaunu apsvērumu. Papildus tam apjoms bieži ir liels: uzņēmumam ar simtiem vai tūkstošiem transakciju mēnesī ir daudz ko iegūt no procesa, kas neapstājas, lai iedzertu kafiju.
Kļūdu izmaksas ir vidējā līmenī. Nepareiza sasaiste tieši neietekmē klientu un reti izraisa sodu, bet var likt grāmatvedībai uz papīra sakrist, kamēr realitāte ir citāda. Tāpēc kontrole paliek nepieciešama, ne tāpēc, ka tehnoloģija ar to nevar tikt galā, bet tāpēc, ka viena nesakritība atklājas vēlāk, piemēram, mēneša beigu saskaņošanā.
Transakcija 1240 eiro apmērā ar aprakstu "rēķins 20345" automātiski tiek sasaistīta ar nesamaksāto posteni ar to pašu rēķina numuru un summu. Tas notiek bez kļūdām, kamēr summa un atsauce sakrīt. Ja pienāk daļējs maksājums, noapaļota summa vai aprakstā nav rēķina numura, automātiskā saskaņošana apstājas, un darbiniekam ir jānovērtē, kuram postenim tas pieder. Tā ir precīzi tā atšķirība starp to, ko sistēma nokārto, un to, kas paliek cilvēkam: ne tāpēc, ka tas ir sarežģīti, bet tāpēc, ka trūkst datu, lai piemērotu noteikumu.
Tehnoloģija, kas šobrīd tiek galā ar šo darbu, var tikt raksturota kā rpa: programmatūra, kas pēc fiksētiem noteikumiem atpazīst, salīdzina un sasaista transakcijas. Tā nav pašmācīga sistēma, kas pati novērtē, kas, iespējams, pieder kopā; tā ir iepriekš noteiktu vienošanos izpilde. Tas nozīmē arī to, ka rezultāta kvalitāte ir atkarīga no šo vienošanos kvalitātes, ne no programmatūras gudrības.
Divi priekšnoteikumi nosaka, vai šis darbojas kādā uzņēmumā. Pirmkārt, aktīvs bankas savienojums: bez automatizētas izrakstu piegādes grāmatvedībā nav nekā, ko saskaņot. Otrkārt, skaidri saskaņošanas noteikumi: jo nepārprotamāka vienošanās par to, kas veido sakritību, jo mazāk paliek darbiniekam. Ja kāds no šiem trūkst, darbs automātiski pāriet atpakaļ pie manuālas pārbaudes, un tas tad nav tehnoloģijas trūkums, bet tās sagatavošanas trūkums.
Uzņēmumā, kas strādā ar vairākiem maksājumu pakalpojumu sniedzējiem papildus bankai, situācija ir mazliet citāda: tad svarīga loma ir arī tam, kā ir iekārtota maksājumu pakalpojumu sniedzēju transakciju rekonciliācija, jo tas automātiski neizriet no bankas savienojuma. Un uzņēmumā, kur bieži ir daļēji maksājumi vai atšķirīgas atsauces, manuālā darba daļa paliek lielāka nekā uzņēmumā ar fiksētām, atpazīstamām maksājumu plūsmām.
Šis uzdevums ilustrē plašāku modeli: darbs, kas notiek pēc noteikumiem un lielā apjomā, drīzāk pāriet uz programmatūru nekā darbs, kas katrā gadījumā prasa novērtējumu. To pašu modeli mēs redzam pie iepirkuma rēķinu iegrāmatošanas grāmatvedības sistēmā un pie iepirkuma rēķinu termiņu uzraudzības savlaicīgai apmaksai, abi uzdevumi ar fiksētu struktūru un atkārtošanos. Uzņēmumā, kur šie paši procesi ir mazāk standartizēti, šī pārbīde notiek lēnāk, ne tāpēc, ka AI tur var mazāk, bet tāpēc, ka pamats tam vēl jāizveido.
Tas, kas paliek, nav nejaušība: tā ir daļa, kur nepieciešams spriedums, kas neietilpst noteikumā. Kam vēlas to precīzi noskaidrot savai administrācijai, ir vērts paskatīties arī uz debitoru un kreditoru nesamaksāto posteņu saraksta sagatavošanu, jo šie divi uzdevumi praksē bieži ir saistīti.
Tas nav personāla ieteikums un nav pamatojums lēmumam par funkcijām vai štata vietām. Ko organizācija dara ar atbrīvoto kapacitāti, ir pašas organizācijas ziņā. Ja rodas jautājums par darbinieku līdzdalību šāda veida procesu pārkārtošanā, tam ir savas likumā noteiktas prasības; skatīt kad tas ir uzņēmuma padomes kompetencē.
Vai šī pārbīde jūsu pašu grāmatvedībā jau ir tik tālu, ir atkarīgs no jūsu bankas savienojuma un jūsu saskaņošanas noteikumu precizitātes. Tas ir atšķirīgs katram uzņēmumam, un apgalvojums, nezinot šos datus, nav vairāk kā minējums. FTE TO AI bezmaksas ātrā pārbaude sniedz par to sākotnēju norādi: divpadsmit jautājumi, bez konta, ar norādi, cik lielu daļu no šī profila stundām šodien var pārņemt AI. Pilnā darba pārbaude, kas šādā veidā izklāsta visa jūsu uzņēmuma darbu, joprojām tiek izstrādāta.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.