Daļēji. To, ka glabāšanas termiņš ir beidzies, signalizēt un dokumentus sagatavot iznīcināšanai vai anonimizēšanai, ir labi automatizējams. Galīgais lēmums par faktisko iznīcināšanu paliek pie kāda cilvēka, ar pamatojumu, kāpēc tā ir jābūt.
Trīs asis nosaka priekšstatu: atbilstība (compliance), strukturētība un apjoms.
Strukturētība ir augsta. Glabāšanas termiņš ir noteikums: dokumenta veids X tiek glabāts Y gadus, tad seko iznīcināšana vai anonimizēšana. Tā ir precīzi tāda loģika, ko sistēma var piemērot bez interpretācijas. Apjoms ir vidējs: ne katrs uzņēmums katru dienu saskaras ar tūkstošiem dokumentu, kas sasniedz šo datumu, taču tas nav arī gadījuma uzdevums. Nepārtraukti caur termiņu plūst lietu plūsma.
Atbilstības ass ir tā, kur situācija mainās. Tā ir novietota uz 1, viskritiskākā no astoņām asīm, un tas nav nejaušība. Nepareiza dokumenta iznīcināšana, pārāk agri vai pārāk vēlu, nav atgriezeniska. Klienta lieta, kas pazūd pārāk agri, kamēr joprojām notiek juridisks strīds, ir problēma, ko nevar novērst ar labojumu. Lieta, kas pazūd pārāk vēlu, var izraisīt VDAR pārkāpumu. Tāpēc arī kļūdas izmaksas ir zemas: kļūdas kaitējums nav marginālas, tas ir potenciāli neatgriezenisks.
Turpretī strukturētība, klientu kontakti, fiziskais aspekts un radošums, visi šie rādītāji ir labvēlīgi automatizācijai. Nav nepieciešama fiziska darbība, izņemot papīra arhīvu gadījumā, nav klientu sarunas, un nav radošas izvērtēšanas katrai lietai. Būtībā tas ir noteikuma piemērošana lielam datu apjomam. Tieši tas ir programmatūras stiprā puse, kamēr noteikums pats ir pareizs un pēdējo soli pārrauga cilvēks.
Vidēja lieluma organizācijas arhīva pārvaldnieks pārvalda dokumentu vadības sistēmu, kurā apkopoti personāla lietas, rēķini un klientu līgumi. Rēķiniem ir noteikts likumā paredzēts septiņu gadu glabāšanas termiņš, noraidīto kandidātu pieteikumu dokumentiem četras nedēļas, līgumiem bieži darbības termiņš plus vairāki gadi. Sistēma ar noteikumiem katram dokumentu veidam var automātiski signalizēt, kuri dokumenti sasniedz termiņu, un atzīmēt tos rīcībai. Tas atbrīvo arhīva pārvaldnieku no mapju manuālas pārmeklēšanas pēc derīguma termiņa, kas augoša arhīva gadījumā ir uzdevums, kas prasa arvien vairāk laika.
Ko sistēma nedara pati, ir pogas nospiešana. Galīgas iznīcināšanas gadījumā ir nepieciešama četru acu pārbaude: kāds apstiprina, ka atzīmētais dokuments tiešām var tikt iznīcināts, un kāds cits to pārbauda. Šis solis nav paredzēts, lai neuzticētos tehnologijai, bet tāpēc, ka iznīcinātu lietu nevar atgūt, ja glabāšanas termiņu politikai vajadzēja paredzēt izņēmumu, piemēram, notiekoša tiesas prāva vai informācijas pieprasījums.
Her piemērotā tehnologija ir RPA: programmatūra, kas pēc fiksētiem noteikumiem identificē, atzīmē un sagatavo dokumentus. Tas darbojas, kamēr pastāv fiksēta glabāšanas termiņu politika katram dokumenta veidam. Bez šādas politikas nevienai sistēmai nav pamata, un tad izvērtēšana katrai lietai paliek cilvēku darbs. Organizācijas, kas to jau automatizējušas, parasti pirms tam konsekventi ir noteikušas savus glabāšanas termiņus pēc dokumentu kategorijas, bieži saistībā ar to, kā tās arī arhivē līgumus un padara tos atrodamus, izmantojot sistēmu, kas arhivē līgumus un uztur tos meklējamus. Tam, kam tas vēl nav sakārtots, vispirms būs nepieciešams šis solis, pirms iznīcināšanas automatizācija ir realistiska.
Uzņēmumā ar mazu, pārskatāmu arhīvu un nedaudz dokumentu veidiem atšķirība starp automātisko un manuālo ir ierobežota: arhīva pārvaldnieks jau tāpat pārskatīja situāciju. Organizācijā ar tūkstošiem lietu, vairākiem dokumentu veidiem un dažādiem termiņiem manuālā kontrole aizķeras pie apjoma, un automātiskā signalizēšana kļūst vērtīgāka. Nozīme ir arī nozarei: veselības aprūpē un finanšu sektorā ir stingrāki un dažkārt atšķirīgi termiņi nekā citās nozarēs, kas prasa precīzāku noteikumu pārvaldību. Tas sasaucas ar to, kā atbilstības kalendāru ar termiņiem var automātiski uzturēt, kur ir spēkā tāda pati loģika par fiksētiem noteikumiem un cilvēka apstiprinājumu.
Robeža nav pie signalizēšanas, bet pie lēmuma pieņemšanas. Tiklīdz dokuments attiecas uz izņēmumu, notiekošu strīdu, īpašu juridisku statusu, ir nepieciešama vērtējuma veidošana, kāda noteikumu sistēmai nav. Tā ir tā pati robeža, ko redzam līgumu pagarinājumu un uzteikuma termiņu uzraudzībā, kur sistēma signalizē, bet cilvēks izvērtē. Kam šis temats jāapspriež savā organizācijā, tam vērts arī apskatīt, kā tajā iekļaujas darbinieku pārstāvība, piemēram, izmantojot procesu, kā informēt darbinieku padomi par AI izmantošanu. Ja šādu sistēmu ieviešana ietekmē darbinieku funkcijas vai uzdevumus, tam ir spēkā savas juridiskās prasības par darbinieku pārstāvību un personāla politiku, neatkarīgi no tehniskā jautājuma, ko sistēma spēj.
Jautājums, vai tas attiecas uz jūsu organizāciju, ir atkarīgs no tā, cik dokumentu veidus jūs pārvaldāt, cik konsekventi jūsu glabāšanas termiņu politika jau ir noteikta, un cik lietu gadā sasniedz termiņu. Tas atšķiras stipri pa nozarēm; kam interesē, kā šāda automatizācija saistās ar citiem operatīvajiem uzdevumiem, atradīs plašāku priekšstatu pārskatā ko AI var pārņemt transporta nozarē, kā piemēru tam, kā tās pašas asis izpaužas citā kontekstā.
FTE TO AI bezmaksas ātrā pārbaude sastāv no divpadsmit jautājumiem, bez konta, un sniedz norādi, cik lielu daļu no jūsu profila stundu šodien var pārņemt AI. Pilnā darba pārbaude, kas soli pa solim izklāsta uzņēmuma darbu, joprojām ir izstrādes procesā.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.