Daļēji. Ienākoša rēķina iegrāmatošanu un saskaņošanu ar pasūtījumu un saņemšanas apstiprinājumu lielā mērā var automatizēt, taču ne pilnībā un ne bez cilvēka veiktas kontroles. Uzdevums sastāv no atpazīstamas, atkārtojamas daļas, ko AI šodien jau spēj veikt, un mazākas daļas, kurā joprojām nepieciešama cilvēka pārbaude. Šī pēdējā daļa nav pēc izvēles: runa ir par naudu, kas tiek pārskaitīta, un noteikumiem, kuriem grāmatvedībai jāatbilst.
Iepirkuma rēķins lielākajā daļā uzņēmumu ir strukturēts dokuments: fiksēts modelis ar piegādātāju, rēķina numuru, summu, PVN un pozīcijām, kas atbilst pasūtījumam. Šī strukturētība kopā ar lielu apjomu padara to tieši par tāda veida uzdevumu, kurā AI ir pierādījis savu vērtību. Ja mēnesī ir simtiem vai tūkstošiem rēķinu, ieguvums uz vienu rēķinu ir neliels, taču kopējais atbrīvoto stundu skaits ir ievērojams. Nav vajadzīgs arī klientu kontakts vai fiziska darbība: tā ir teksta apstrāde ERP vidē vai rēķinu skenēšanas sistēmā, un tieši šāda veida darbā AI šodien ir labs.
Piemērs: pastāvīga piegādātāja rēķins par simts vienībām artikula X, ar summu, kas atbilst pasūtījumam, un saņemšanas apstiprinājumu, kas apstiprina piegādi. Sistēma atpazīst piegādātāju un artikulu kodus, saskaņo trīs dokumentus un sagatavo rēķinu apmaksai. Neviens cilvēks to nav pārbaudījis, līdz maksājums tiek iesniegts apstiprināšanai.
Trīs asis šo uzdevumu notur pie "daļēji": atbilstība, kļūdu izmaksas un vērtējuma nepieciešamība. Rēķins, kas nesaskan — atšķirīga summa, trūkstošs saņemšanas apstiprinājums, jauns piegādātājs bez fiksētām vienošanām — prasa vērtējumu, kas pārsniedz modeļu atpazīšanu. Kāpēc summa atšķiras? Vai tā ir kļūda, cenas izmaiņa, kas nav ieviesta, vai pamatota piemaksa? Tas ir jautājums ar iemeslu, un šo iemeslu kādam ir jāspēj apstiprināt vai noraidīt.
Tam pievienojas atbilstības aspekts: grāmatvedībai jābūt pareizai, arī vēlāk pārbaudāmai, un kļūda kreditoru administrācijā izmaksā vairāk nekā laiks, kas nepieciešams tās labošanai. Neatbilstību gadījumā kļūdu izmaksu ass nav pietiekami zema, lai risku pilnībā atstātu sistēmas ziņā. Tas ir arī iemesls, kāpēc šis gadījums atšķiras no, piemēram, saņemšanas apstiprinājuma reģistrēšanas sistēmā, kur ar darbību tieši saistītas mazāk finansiālas sekas.
Tehnoloģija, kas to padara iespējamu, ir teksta atpazīšana: OCR, kas nolasa rēķinu un iegūst datus, apvienota ar saskaņošanas sistēmu, kas salīdzina pasūtījumu, saņemšanas apstiprinājumu un rēķinu. Šīs atpazīšanas kvalitāte nosaka, cik liela daļa notiek automātiski. Ar tīru datu kopu — pastāvīgi piegādātāji, digitāli rēķini, konsekventi pasūtījumu numuri — automātiski apstrādātā daļa ir liela. Ja ir daudz atsevišķu piegādātāju, papīra rēķini vai atšķirīgi formāti, šī daļa ir ievērojami mazāka, un darbs pāriet no "AI to dara" uz "AI veic sagatavošanas darbu, cilvēks izvērtē izņēmumu".
Rezultāts lielā mērā ir atkarīgs no tā, cik standartizēts ir iepirkums. Uzņēmums ar nelielu skaitu pastāvīgu piegādātāju un stingru PO disciplīnu — katrs pasūtījums iepriekš fiksēts — var lielu daļu rēķinu saskaņot automātiski. Uzņēmumam ar daudz vienreizējiem iepirkumiem, mutiskām vienošanām vai piegādātājiem, kas rēķinus iesniedz dažādos veidos, paliek daudz vairāk izņēmumu, kas jāizvērtē cilvēkam. Nozīme ir arī blakus esošo procesu organizācijai: ja pasūtījumi, kas izvietoti pie piegādātājiem, jau ir strukturēti sistēmā, saskaņošana pēc rēķina saņemšanas ir vienkāršāka nekā tad, ja šī informācija trūkst vai ir nepilnīga.
Tas nav personāla vadības ieteikums un nav pamatojums lēmumam par funkciju vai darbinieku. Šeit jautājums ir par to, kura daļa no darba pēc satura ir piemērota automatizācijai, nevis par to, ko organizācija ar šo secinājumu dara personāla politikā. Lēmumiem, kas skar darba attiecības, ir savas juridiskās prasības; vairāk par to, kā AI izmantošana un darbinieku aizsardzība savienojas, atrodams lapā par AI regulu un jūsu darbiniekiem. Tie, kas vēlas plašāk uzzināt, kā šī pārmaiņa izpaužas biroja darbā, to atradīs pārskatā ko AI var pārņemt biznesa pakalpojumu jomā.
Lai redzētu, kā tas izpaužas jūsu paša kreditoru procesā, nepieciešams izvērtēt standartizēto rēķinu īpatsvaru, PO sasaistes kvalitāti un kļūdu apstrādi, kas jau šodien pastāv. FTE TO AI bezmaksas ātrā pārbaude sniedz sākotnēju virzienu: divpadsmit jautājumi, bez konta, ar norādi, kāda daļa no stundām šādā profilā šodien ir pārņemama ar AI. Pilnā darba pārbaude, kas šo aprēķina uzdevumu līmenī visam uzņēmumam, vēl tiek izstrādāta.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.