Fizinio pašto ir siuntinių rūšiavimas ir paskirstymas šiandien nėra užduotis, kurią perima AI. Paštą reikia paimti, išpakuoti, fiziškai perkelti ir padėti į pašto dėžutę ar ant stalo. Tam algoritmo nėra. Kas gali padėti - tai vaizdo atpažinimas, kuris perskaito gavėją ant voko ir pasiūlo, kuriam skyriui jis skirtas. Tai pagalba mąstymo darbe, ne pačiame darbe.
Tris ašys nulemia šį vaizdą: fiziškumas, struktūrizuotumas ir apimtis.
Fiziškumas gauna kiek galima žemesnį 1 balą. Užduotis daugiausia susideda iš veiksmų rankomis: siuntinių priėmimas prie durų, dėžių atidarymas, popierių krūvų perkėlimas. Kol sistema neturi rankų, tai išlieka žmogaus veiksmu, kad ir kokia protinga taptų programinė įranga už jos.
Struktūrizuotumas gauna 3 balus. Vardo ir skyriaus perskaitymas ant voko savaime yra nuspėjamas žingsnis, panašus į bendro el. pašto dėžutės pirminį atrankos vertinimą. Tai tampa nenuspėjama, kai vokas neturi aiškaus gavėjo, vardas parašytas neteisingai arba kai žmogus prieš du metus pakeitė skyrių, o pašto skyrius apie tai nežino. Tada reikia žmogaus, kuris žino įmonės kontekstą.
Apimtis gauna 4 balus: vidutiniame biure kasdien gaunamas atpažįstamas, pasikartojantis srautas. Didelė ir pasikartojanti apimtis paprastai yra naudinga automatizavimui, tačiau čia darbo fizinis pobūdis nusveria tą pasikartojimą.
Vokas gaunamas be vardo, adresuotas tik „Finansų skyriui“. Žmogus, atsakingas už rūšiavimą, žino, kad sąskaitų faktūrų srautas neseniai pradėtas siųsti naujam darbuotojui, ir padeda voką ant tinkamo stalo. Sistema, kuri skaito tik tekstą, nežino apie šį naujausią pakeitimą ir neturi būdo apie tai paklausti. Sprendimo laisvė čia žema, 2 balai, tačiau būtent tas mažas laisvės kiekis yra ta vieta, kur atsiranda klaida, jei niekas nepatikrina.
Klaidų kaina gauna 4 balus. Neteisingai pristatytas laiškas su sutartimi, teismo šaukimu ar medicinine informacija nėra maža klaida. Atitiktis (compliance) gauna 3 balus: kai kuriems pašto siuntoms taikoma saugojimo pareiga arba konfidencialumas, ir neteisingas maršrutas gali iškart tai pažeisti. Tai nėra priežastis kitaip skirstyti darbuotojus remiantis šiuo vertinimu; sprendimams, kurie veikia darbuotojų darbą, taikomi savi teisiniai reikalavimai, kurie čia nėra aptariami.
Klientų kontaktas gauna 5 balus, kas yra netikėtai aukštas rezultatas administracinei užduočiai. Paštas, gautas iš klientų, tiekėjų ar institucijų, dažnai yra pirmoji fizinė grandis santykiuose. Siuntinys, kuris tris dienas guli netinkamame skyriuje, gavėjui yra konkreti, jaučiama problema, net jei klaida nedidelė.
Šie balai taikomi biuro aplinkai su reguliariu popierinio pašto srautu. Įmonėje, kuri veikia beveik visiškai skaitmeniniu būdu ir gauna vos kelis laiškus per savaitę, užduotis yra tiek maža, kad automatizavimas neapsimoka, nepaisant techninių galimybių. Įmonėje su didele, standartizuota pašto skyriaus infrastruktūra ir skenavimo įranga, kuri gaunamą paštą iškart skaitmenizuoja, darbas pasislenka: fizinį rūšiavimą pakeičia skaitmeninis paskirstymas, kas faktiškai yra kita užduotis su kitokiu profiliu, artimesnė popierinio archyvo skaitmenizavimui ir prieigos suteikimui. Fizinis atidarymo ir skenavimo darbas tada vis tiek išlieka žmogaus darbu, tačiau paskirstymas po to gali vykti didžia dalimi automatiškai.
AI klausimas pašto skyriuje retai iškyla dėl paties pašto, dažniau dėl visko, kas su tuo susiję. Standartiniai laiškai ir formos, kurie apdorojami iš pašto, dažnai lengviau automatizuojami, kaip matyti standartinių laiškų ir formų parengime. Taip pat užduotys, artimos biuro vadovo darbui, tokios kaip kolegų kalendorių valdymas arba susitikimų patalpų ir infrastruktūros rezervavimas, keičiasi greičiau nei fizinis darbas, nes tam nereikia rankų, tik sprendimų sistemoje.
Šis skirtumas yra pagrindinė mintis: ne visos administracinio darbo dalys kinta tuo pačiu tempu. Darbas, kuris vyksta visiškai ekrane, keičiasi greičiau nei darbas, kuriam reikia kūno. Pašto skyrius todėl yra aiškus pavyzdys, kur šiandien yra ta riba - ne dėl technologijų trūkumo, o nes pati užduotis yra fizinio pobūdžio.
Kad pamatytumėte, kaip tai atrodo jūsų organizacijoje, naudinga žiūrėti ne į šią vieną užduotį, bet į visą užduočių rinkinį, susijusį su jūsų biuro ar administracine funkcija. Nemokama FTE TO AI greita analizė susideda iš dvylikos klausimų, nereikalauja paskyros ir parodo, kokią dalį to profilio valandų šiandien galima perduoti AI. Visa darbo analizė, kuri visos įmonės darbą išskaido į užduotis su etato skaičiavimu kiekvienai užduočiai, dar kuriama ir čia dar nėra pasiekiama.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.