Η ταξινόμηση και διανομή φυσικής αλληλογραφίας και δεμάτων δεν είναι σήμερα μια εργασία που αναλαμβάνει η AI. Η αλληλογραφία πρέπει να σηκωθεί, να ανοιχτεί, να μετακινηθεί φυσικά και να τοποθετηθεί σε μια θυρίδα ή σε ένα γραφείο. Για αυτό δεν υπάρχει αλγόριθμος. Αυτό που όντως μπορεί να βοηθήσει, είναι η αναγνώριση εικόνας που διαβάζει έναν παραλήπτη σε έναν φάκελο και προτείνει σε ποιο τμήμα ανήκει. Αυτό είναι υποστήριξη στη νοητική εργασία, όχι στην ίδια την εργασία.
Τρεις άξονες καθορίζουν εδώ την εικόνα: φυσική διάσταση, δομημένη μορφή και όγκος.
Η φυσική διάσταση βαθμολογείται όσο πιο χαμηλά γίνεται, με 1. Η εργασία αποτελείται σε μεγάλο βαθμό από χειρωνακτικές ενέργειες: παραλαβή δεμάτων στην πόρτα, άνοιγμα κουτιών, μετακίνηση στοίβων χαρτιού. Όσο ένα σύστημα δεν έχει χέρια, αυτό παραμένει ανθρώπινη ενέργεια, όσο έξυπνο και να γίνεται το λογισμικό από πίσω.
Η δομημένη μορφή καταλήγει σε 3. Η ανάγνωση ενός ονόματος και τμήματος σε έναν φάκελο είναι από μόνη της ένα προβλέψιμο βήμα, παρόμοιο με το ταξινόμηση ενός γενικού γραμματοκιβωτίου e-mail. Γίνεται απρόβλεπτο όταν ο φάκελος δεν έχει σαφή παραλήπτη, το όνομα είναι γραμμένο λάθος, ή κάποιος άλλαξε τμήμα πριν από δύο χρόνια χωρίς να το γνωρίζει το τμήμα αλληλογραφίας. Τότε χρειάζεται κάποιος που γνωρίζει το πλαίσιο της εταιρείας.
Ο όγκος βαθμολογείται με 4: σε ένα μέσο γραφείο καταφθάνει καθημερινά μια αναγνωρίσιμη, επαναλαμβανόμενη ροή. Ένας υψηλός και επαναλαμβανόμενος όγκος είναι κανονικά ευνοϊκός για αυτοματοποίηση, αλλά εδώ η φυσική φύση της εργασίας υπερισχύει αυτής της επανάληψης.
Ένας φάκελος φτάνει χωρίς όνομα, απευθυνόμενος μόνο στο "Οικονομικό τμήμα". Ένας άνθρωπος ταξινομητής γνωρίζει ότι η ροή τιμολογίων πηγαίνει πλέον σε έναν νέο υπάλληλο, και τοποθετεί τον φάκελο στο σωστό γραφείο. Ένα σύστημα που διαβάζει μόνο κείμενο, δεν γνωρίζει αυτή την πρόσφατη αλλαγή και δεν έχει τρόπο να ρωτήσει σχετικά. Ο χώρος κρίσης εδώ είναι χαμηλός, με 2, αλλά ακριβώς αυτό το μικρό περιθώριο είναι όπου προκύπτει το λάθος αν κανείς δεν παρακολουθεί.
Το κόστος σφάλματος βαθμολογείται με 4. Ένα λάθος παραδοθέν γράμμα με ένα συμβόλαιο, μια κλήτευση ή ιατρικές πληροφορίες δεν είναι μικρό ολίσθημα. Η συμμόρφωση βαθμολογείται με 3: ορισμένα ταχυδρομικά αντικείμενα υπόκεινται σε υποχρέωση διατήρησης ή εμπιστευτικότητα, και μια λάθος διαδρομή μπορεί αμέσως να έρχεται σε αντίθεση με αυτό. Αυτό δεν είναι λόγος να τοποθετηθεί κάποιος αλλού βάσει αυτής της ανάλυσης· για αποφάσεις που επηρεάζουν την εργασία των υπαλλήλων, ισχύουν δικές τους νομικές απαιτήσεις που δεν καλύπτονται εδώ.
Η επα��ή με πελάτες βαθμολογείται με 5, κάτι που είναι αξιοσημείωτα υψηλό για μια διοικητική εργασία. Η αλληλογραφία από πελάτες, προμηθευτές ή φορείς είναι συχνά ο πρώτος φυσικός κρίκος σε μια σχέση. Ένα δέμα που παραμένει τρεις ημέρες στο λάθος τμήμα είναι για τον παραλήπτη ένα συγκεκριμένο, αισθητό πρόβλημα, ακόμη κι αν το λάθος είναι μικρό.
Αυτές οι βαθμολογίες ισχύουν για ένα γραφειακό περιβάλλον με τακτική έντυπη ροή αλληλογραφίας. Σε μια εταιρεία που λειτουργεί σχεδόν πλήρως ψηφιακά και λαμβάνει μόνο μια χούφτα γράμματα την εβδομάδα, η εργασία είναι τόσο μικρή που η αυτοματοποίηση δεν αξίζει τον κόπο, ανεξάρτητα από τις τεχνικές δυνατότητες. Σε μια εταιρεία με ένα μεγάλο, τυποποιημένο τμήμα αλληλογραφίας και εξοπλισμό σκανάρισμα που ψηφιοποιεί απευθείας την εισερχόμενη αλληλογραφία, η εργασία μετατοπίζεται: τότε η φυσική ταξινόμηση αντικαθίσταται από ψηφιακή δρομολόγηση, κάτι που ουσιαστικά είναι μια διαφορετική εργασία με διαφορετικό προφίλ, πιο κοντά στο ψηφιοποίηση και ανάδειξη ενός χάρτινου αρχείου. Η φυσική διαχείριση του ανοίγματος και του σκαναρίσματος παραμένει τότε ανθρώπινη εργασία, αλλά η διανομή στη συνέχεια μπορεί σε μεγάλο βαθμό να γίνει αυτόματα.
Η ερώτηση για την AI στο τμήμα αλληλογραφίας σπάνια αφορά την ίδια την αλληλογραφία, αλλά όλα όσα την περιβάλλουν. Οι τυπικές επιστολές και φόρμες που επεξεργάζονται από την αλληλογραφία είναι συχνά ευκολότερο να αυτοματοποιηθούν, όπως φαίνεται στο σύνταξη τυπικών επιστολών και φορμών. Επίσης εργασίες που βρίσκονται κοντά στον office manager, όπως η διαχείριση ημερολογίων συναδέλφων ή η κράτηση αιθουσών συνεδριάσεων και εγκαταστάσεων, μετατοπίζονται ταχύτερα από τη φυσική διαχείριση, επειδή εκεί δεν απαιτούνται χέρια, μόνο αποφάσεις εντός ενός συστήματος.
Αυτή η διαφορά είναι το κοινό νήμα: όχι κάθε κομμάτι διοικητικής εργασίας αλλάζει με τον ίδιο ρυθμό. Η εργασία που γίνεται εντελώς μέσα σε μια οθόνη μετατοπίζεται πιο εύκολα από την εργασία που απαιτεί σώμα. Το τμήμα αλληλογραφίας είναι έτσι ένα σαφές παράδειγμα του πού βρίσκεται σήμερα αυτό το όριο, όχι επειδή η τεχνολογία δεν υπάρχει, αλλά επειδή η ίδια η εργασία είναι φυσικής φύσης.
Για να δείτε πώς ισχύει αυτό για τον δικό σας οργανισμό, δεν βοηθά να εξετάσετε αυτή τη μία εργασία, αλλά το σύνολο των εργασιών που ανήκουν στη λειτουργία γραφείου ή διοίκησης που σας απασχολεί. Η δωρεάν quickscan της FTE TO AI αποτελείται από δώδεκα ερωτήσεις, δεν απαιτεί λογαριασμό και δίνει μια ένδειξη για το ποιο μέρος των ωρών σε αυτό το προφίλ μπορεί σήμερα να αναληφθεί από την AI. Η πλήρης εργασιακή ανάλυση, που αναλύει την εργασία μιας ολόκληρης εταιρείας σε εργασίες με υπολογισμό ισοδύναμων θέσεων πλήρους απασχόλησης (fte) ανά εργασία, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή και δεν προσφέρεται ακόμη εδώ.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.