Triedenie a rozdeľovanie fyzickej pošty a balíkov nie je dnes úlohou, ktorú preberá AI. Poštu treba zdvihnúť, vybaliť, fyzicky premiestniť a položiť do priehradky alebo na stôl. Na to neexistuje algoritmus. Čo môže pomôcť, je rozpoznávanie obrazu, ktoré prečíta adresáta na obálke a navrhne, ktorému oddeleniu patrí. To je podpora pri myšlienkovej práci, nie pri samotnej práci.
Tri osi tu určujú obraz: fyzická náročnosť, štruktúrovanosť a objem.
Fyzická náročnosť dosahuje čo najnižšie skóre 1. Úloha pozostáva prevažne z manuálnych úkonov: prevzatie balíkov pri dverách, otváranie škatúľ, presúvanie stohov papiera. Kým systém nemá ruky, zostáva toto ľudskou činnosťou, nech je softvér za tým akokoľvek dômyselný.
Štruktúrovanosť dosahuje 3. Prečítanie mena a oddelenia na obálke je samo osebe predvídateľný krok, porovnateľný s triedením všeobecnej e-mailovej schránky. Stáva sa nepredvídateľným, len čo obálka nemá jasného adresáta, meno je nesprávne napísané, alebo niekto pred dvoma rokmi zmenil oddelenie bez toho, aby to podateľňa vedela. Vtedy je potrebný niekto, kto pozná kontext firmy.
Objem dosahuje 4: v priemernej kancelárii prichádza denne rozpoznateľný, opakujúci sa prúd pošty. Vysoký a opakujúci sa objem je zvyčajne priaznivý pre automatizáciu, ale tu fyzická povaha práce prevažuje nad touto opakovateľnosťou.
Príde obálka bez mena, adresovaná len na „Finančné oddelenie“. Ľudský triedič vie, že tok faktúr odnedávna smeruje k novému zamestnancovi, a položí obálku na správny stôl. Systém, ktorý číta len text, túto nedávnu zmenu nepozná a nemá spôsob, ako sa na ňu opýtať. Priestor na úsudok je tu s hodnotou 2 nízky, ale práve tento malý kúsok priestoru je miestom, kde vzniká chyba, ak nikto nedohliada.
Náklady na chybu dosahujú 4. Nesprávne doručený list s obsahom zmluvy, predvolania alebo lekárskych informácií nie je maličkosť. Súlad s predpismi dosahuje 3: niektoré poštové zásielky podliehajú povinnosti archivácie alebo dôvernosti, a nesprávna cesta môže byť okamžite v rozpore s tým. To nie je dôvod na zaraďovanie niekoho iného na základe tejto analýzy; pre rozhodnutia, ktoré sa dotýkajú práce zamestnancov, platia vlastné zákonné požiadavky, ktoré tu nie sú riešené.
Kontakt so zákazníkmi dosahuje 5, čo je nápadne vysoké pre administratívnu úlohu. Pošta od zákazníkov, dodávateľov alebo úradov je často prvým fyzickým článkom vo vzťahu. Balík, ktorý tri dni leží na nesprávnom oddelení, je pre príjemcu konkrétny, citeľný problém, aj keď je chyba malá.
Tieto skóre platia pre kancelárske prostredie s bežným papierovým tokom pošty. Vo firme, ktorá pracuje takmer výlučne digitálne a prijíma len hŕstku listov týždenne, je úloha taká malá, že automatizácia sa neoplatí, bez ohľadu na technické možnosti. Vo firme s veľkou, štandardizovanou podateľňou a skenovacím zariadením, ktoré prichádzajúcu poštu okamžite digitalizuje, sa práca posúva: fyzické triedenie vtedy nahrádza digitálne smerovanie, čo je vlastne iná úloha s iným profilom, bližšie k digitalizácii a sprístupneniu papierového archívu. Fyzická manipulácia s otváraním a skenovaním zostáva vtedy ešte ľudskou prácou, ale rozdeľovanie po nej môže prebiehať väčšinou automaticky.
Otázka o AI v podateľni sa zriedka týka samotnej pošty, ale všetkého, čo s ňou súvisí. Štandardné listy a formuláre, ktoré sa spracúvajú z pošty, sa dajú často jednoduchšie automatizovať, ako je vidieť pri vytváraní štandardných listov a formulárov. Aj úlohy, ktoré sú blízke práci office manažéra, ako správa kalendárov kolegov alebo rezervovanie zasadacích miestností a zariadení, sa posúvajú rýchlejšie než fyzická manipulácia, pretože tam nie sú potrebné ruky, len rozhodnutia v rámci systému.
Tento rozdiel je červenou niťou: nie každý kúsok administratívnej práce sa mení rovnakým tempom. Práca, ktorá sa odohráva úplne na obrazovke, sa posúva skôr než práca, ktorá potrebuje telo. Podateľňa je tak jasným príkladom toho, kde dnes táto hranica leží, nie preto, že technika chýba, ale preto, že samotná úloha je svojou povahou fyzická.
Ak chcete zistiť, ako je to vo vašej vlastnej organizácii, nepomôže pozerať sa len na túto jednu úlohu, ale na celok úloh, ktoré patria k vašej office alebo administratívnej funkcii. Bezplatný rýchly test od FTE TO AI pozostáva z dvanástich otázok, nevyžaduje účet a poskytuje odhad toho, akú časť hodín v danom profile je dnes možné previesť na AI. Kompletná pracovná analýza, ktorá rozkladá prácu celej firmy na úlohy s výpočtom fte pre každú úlohu, sa ešte pripravuje a zatiaľ tu nie je ponúkaná.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.