Сортирането и разпределянето на физическа пощенска кореспонденция и пратки днес не е задача, която AI поема. Пощата трябва да се вдигне, разопакова, физически премести и постави в пощенска кутия или на бюро. За това няма алгоритъм. Това, което наистина може да помогне, е разпознаване на изображения, което разчита адресат на плик и предполага към кой отдел той принадлежи. Това е подпомагане на мисловната работа, не на самата работа.
Три оси определят картината тук: физическа, степен на структурираност и обем.
Физическата ос получава възможно най-ниска оценка от 1. Задачата се състои основно от действия с ръце: приемане на пратки на вратата, отваряне на кутии, преместване на купчини хартия. Докато една система не разполага с ръце, това остава човешко действие, колкото и умен да става софтуерът зад него.
Степента на структурираност се оценява на 3. Разчитането на име и отдел на плик само по себе си е предвидима стъпка, сравнима с триажирането на общ имейл-пощенски кутия. Тя става непредвидима в момента, в който пликът не съдържа ясен адресат, името е изписано грешно, или някой е сменил отдела си преди две години, без пощенското помещение да е информирано за това. Тогава е нужен човек, който познава контекста на компанията.
Обемът получава оценка 4: в среден офис ежедневно постъпва разпознаваем, повтарящ се поток. Висок и повтарящ се обем обикновено е благоприятен за автоматизация, но тук физическата природа на работата надделява над тази повторяемост.
Пристига плик без име, адресиран само до „Финансов отдел“. Човешкият сортировач знае, че напоследък потокът от фактури отива при нов сътрудник, и оставя плика на правилното бюро. Система, която разчита само текст, не познава тази скорошна промяна и няма начин да попита за нея. Пространството за преценка тук е ниско, с оценка 2, но точно това малко пространство е там, където възниква грешката, ако никой не следи.
Разходите при грешка получават оценка 4. Погрешно доставено писмо с договор, призовка или медицинска информация не е дребен пропуск. Съответствието с нормативни изисквания получава оценка 3: някои пощенски пратки попадат под задължение за съхранение или поверителност, а грешен маршрут може веднага да е в противоречие с това. Това не е причина да се преразпределя друг служител въз основа на този анализ; за решения, засягащи работата на служителите, важат отделни законови изисквания, които тук не се разглеждат.
Контактът с клиенти получава оценка 5, което е забележително високо за административна задача. Пощата, идваща от клиенти, доставчици или институции, често е първото физическо звено на връзка. Пратка, останала три дни в грешния отдел, е за получателя конкретен, осезаем проблем, дори когато грешката е малка.
Тези оценки важат за офисна среда с редовен хартиен пощенски поток. При компания, която работи почти изцяло дигитално и получава само няколко писма седмично, задачата е толкова малка, че автоматизацията не си заслужава, независимо от техническите възможности. При компания с голямо, стандартизирано пощенско помещение и скенерна апаратура, която дигитализира входящата пощенска кореспонденция веднага, работата се измества: тогава физическото сортиране се заменя с дигитално маршрутизиране, което на практика е друга задача с друг профил, по-близка до дигитализирането и осигуряването на достъп до хартиен архив. Физическото обработване на отваряне и сканиране тогава остава човешка работа, но последващото разпределение може да е до голяма степен автоматично.
Въпросът за AI в пощенското помещение рядко се отнася до самата поща, а по-скоро до всичко около нея. Стандартни писма и формуляри, обработвани от пощенския поток, често са по-лесни за автоматизиране, както се вижда при изготвянето на стандартни писма и формуляри. Също и задачи, близки до офис-мениджъра, като управлението на календарите на колеги или резервирането на заседателни зали и помещения, се изместват по-бързо от физическото обработване, защото там не са нужни ръце, само решения в рамките на система.
Това различие е червената нишка: не всяка частица административна работа се променя с еднакво темпо. Работа, която се извършва изцяло на екран, се измества по-скоро от работа, изискваща тяло. Пощенското помещение е ясен пример за къде минава тази граница днес, не защото технологията липсва, а защото самата задача има физически характер.
За да видите как стои това при вашата собствена организация, не помага да гледате само тази конкретна задача, а цялата съвкупност от задачи, които се вписват във вашата офис- или административна функция. Безплатният quickscan на FTE TO AI се състои от дванадесет въпроса, не изисква регистрация и дава индикация коя част от часовете в този профил днес може да бъде поета от AI. Пълният работен анализ, който разбива работата на цяла компания на задачи с изчисление на щатни бройки за всяка задача, все още се разработва и все още не се предлага тук.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.