Fiziskā pasta un paku kārtošana un sadalīšana šodien nav uzdevums, ko pārņem AI. Pastu ir nepieciešams pacelt, izsaiņot, fiziski pārvietot un ievietot pastkastītē vai novietot uz galda. Tam nav paredzēts algoritms. Kas tomēr var palīdzēt, ir attēlu atpazīšana, kas nolasa adresātu uz aploksnes un ierosina, kurai nodaļai tas pieder. Tas ir atbalsts domāšanas darbam, nevis pašam darbam.
Trīs asis šeit nosaka kopējo priekšstatu: fiziskums, strukturētība un apjoms.
Fiziskums saņem 1 punktu — tik zemu, cik iespējams. Uzdevums lielākoties sastāv no darbībām ar rokām: paku pieņemšana pie durvīm, kastu atvēršana, papīru kaudžu pārvietošana. Kamēr sistēmai nav roku, tas paliek cilvēka darbība, cik gudra arī nebūtu tās pamatā esošā programmatūra.
Strukturētība sasniedz 3 punktus. Vārda un nodaļas nolasīšana uz aploksnes pati par sevi ir paredzams solis, salīdzinoši līdzīgs vispārējā e-pasta pastkastītes izšķirošanai. Tas kļūst neparedzams, tiklīdz aploksnei nav skaidra adresāta, vārds ir nepareizi uzrakstīts vai kāds pirms diviem gadiem ir mainījis nodaļu, bez pasta nodaļas ziņas. Tad ir nepieciešams kāds, kas pārzina uzņēmuma kontekstu.
Apjoms saņem 4 punktus: vidējā birojā katru dienu ienāk atpazīstama, atkārtojoša plūsma. Augsts un atkārtojošs apjoms parasti ir labvēlīgs automatizācijai, bet šeit darba fiziskā daba pārspēj šo atkārtošanos.
Atnāk aploksne bez vārda, adresēta vienkārši "Finanšu nodaļai". Cilvēks, kas kārto pastu, zina, ka rēķinu plūsma nedaudz nesenā laikā ir novirzīta jaunam darbiniekam, un noliek aploksni uz pareizā galda. Sistēma, kas tikai lasa tekstu, nezina par šo nesenu izmaiņu un nevar par to pajautāt. Spriešanas telpa šeit ir zema — 2 punkti, bet tieši šī nedaudzā telpa ir tā, kur rodas kļūda, ja neviens neseko līdzi.
Kļūdas izmaksas saņem 4 punktus. Nepareizi izsniegta vēstule ar līgumu, tiesas pavēsti vai medicīnisku informāciju nav neliela kļūme. Atbilstība saņem 3 punktus: dažiem pasta sūtījumiem attiecas glabāšanas pienākums vai konfidencialitāte, un nepareizs maršruts var uzreiz to pārkāpt. Tas nav pamats kādu citu iedalīt, pamatojoties uz šo analīzi; lēmumiem, kas ietekmē darbinieku darbu, ir savas juridiskās prasības, kas šeit netiek aplūkotas.
Klientu kontakts saņem 5 punktus, kas ir pārsteidzoši augsts administratīvam uzdevumam. Pasts, kas nāk no klientiem, piegādātājiem vai iestādēm, bieži ir pirmais fiziskais saskarsmes punkts attiecībās. Pakete, kas trīs dienas paliek nepareizā nodaļā, saņēmējam ir konkrēta, jaušama problēma, pat ja kļūda ir neliela.
Šie vērtējumi attiecas uz biroja vidi ar regulāru papīra pasta plūsmu. Uzņēmumā, kas darbojas gandrīz pilnībā digitāli un saņem tikai nedaudzas vēstules nedēļā, uzdevums ir tik mazs, ka automatizācija nav atmaksāšanās vērta, neatkarīgi no tehniskajām iespējām. Uzņēmumā ar lielu, standartizētu pasta nodaļu un skenēšanas iekārtām, kas nekavējoties digitalizē ienākošo pastu, darbs pārveidojas: fiziskā kārtošana tiek aizstāta ar digitālu maršrutēšanu, kas faktiski ir citādāks uzdevums ar citu profilu, tuvāk papīra arhīva digitalizēšanai un pieejamības nodrošināšanai. Fiziskā atvēršanas un skenēšanas darbība tad joprojām ir cilvēku darbs, bet turpmākā sadalīšana var būt lielā mērā automātiska.
Jautājums par AI pasta nodaļā reti attiecas uz pašu pastu, bet gan uz visu, kas ir tam apkārt. Standarta vēstules un formas, kas tiek apstrādātas no pasta plūsmas, bieži ir vieglāk automatizējamas, kā redzams pie standarta vēstuļu un formu sagatavošanas. Arī uzdevumi, kas ir tuvu biroja vadītāja darbam, piemēram, kolēģu kalendāru pārvaldīšana vai sanāksmju telpu un iekārtu rezervēšana, pārvietojas ātrāk nekā fiziskā darbība, jo tur nav nepieciešamas rokas, tikai lēmumi sistēmas ietvaros.
Šī atšķirība ir sarkanais pavediens: ne katra administratīvā darba daļa mainās vienā tempā. Darbs, kas pilnībā notiek ekrāna ietvaros, pārvietojas ātrāk nekā darbs, kam nepieciešams ķermenis. Pasta nodaļa tādējādi ir skaidrs piemērs tam, kur šī robeža šodien atrodas, ne tāpēc, ka tehnoloģijas nebūtu pieejamas, bet tāpēc, ka pats uzdevums pēc būtības ir fizisks.
Lai redzētu, kā tas attiecas uz jūsu pašu organizāciju, nepalīdz aplūkot tikai šo vienu uzdevumu, bet gan visu uzdevumu kopumu, kas piederas jūsu biroja vai administratīvajai funkcijai. FTE TO AI bezmaksas ātrā pārbaude sastāv no divpadsmit jautājumiem, neprasa kontu un dod norādi par to, cik lielu daļu no šī profila stundām AI šodien var pārņemt. Pilnīgā darba analīze, kas visa uzņēmuma darbu sadala uzdevumos ar fte aprēķinu katram uzdevumam, joprojām ir izstrādes procesā un šeit vēl netiek piedāvāta.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.