Sortiranje i razdjeljivanje fizičke pošte i paketa danas nije zadatak koji preuzima AI. Poštu treba podignuti, otpakirati, fizički premjestiti i staviti u pretinac ili na stol. Za to ne postoji algoritam. Što doista može pomoći jest prepoznavanje slike koje pročita adresata na omotnici i predloži kojem odjelu ta pošta pripada. To je podrška u razmišljanju, ne u samom radu.
Tri osi ovdje određuju slika: fizičnost, strukturiranost i obujam.
Fizičnost postiže rezultat 1, najniže moguće. Zadatak se najvećim dijelom sastoji od radnji rukama: preuzimanje paketa na vratima, otvaranje kutija, premještanje hrpa papira. Sve dok sustav nema ruke, ovo ostaje ljudska radnja, koliko god pametan softver iza toga postao.
Strukturiranost iznosi 3. Čitanje imena i odjela na omotnici je same po sebi predvidljiv korak, usporediv s triažiranjem općeg e-mail pretinca. Postaje nepredvidljivo čim omotnica nema jasnog adresata, ime je pogrešno napisano, ili je netko prije dvije godine promijenio odjel bez da to poštanski ured znade. Tada je potreban netko koji poznaje kontekst poduzeća.
Obujam postiže rezultat 4: u prosječnom uredu dnevno stiže prepoznatljiv, ponavljajući protok. Visok i ponavljajući obujam obično je povoljan za automatizaciju, ali ovdje fizička priroda posla nadjačava tu ponovljivost.
Omotnica stiže bez imena, adresirana samo na "Financijski odjel". Ljudski sortirač zna da je protok računa odnedavno preusmjeren na novog djelatnika, i stavlja omotnicu na pravi stol. Sustav koji samo čita tekst ne poznaje tu recentnu promjenu i nema način da to pita. Prostor za prosudbu je ovdje nizak, s rezultatom 2, ali baš taj mali prostor je mjesto gdje nastaje pogreška ako nitko ne pazi.
Trošak pogreške postiže rezultat 4. Pogrešno dostavljeno pismo s ugovorom, tužbom ili medicinskim podacima nije mala greška. Usklađenost (compliance) postiže rezultat 3: neke pošiljke podliježu obvezi čuvanja ili povjerljivosti, a pogrešna ruta može to odmah prekršiti. To nije razlog da se nekoga drugog raspoređuje na temelju ove analize; za odluke koje utječu na rad djelatnika vrijede posebni zakonski zahtjevi koji ovdje nisu obuhvaćeni.
Kontakt s klijentima postiže rezultat 5, što je iznenađujuće visoko za administrativni zadatak. Pošta koja stiže od klijenata, dobavljača ili institucija često je prva fizička poveznica u odnosu. Paket koji tri dana leži na pogrešnom odjelu za primatelja je konkretan, opipljiv problem, i to čak i ako je pogreška mala.
Ovi rezultati vrijede za uredsko okruženje s redovitim protokom papirnate pošte. U poduzeću koje radi skoro potpuno digitalno i tjedno prima samo nekoliko pisama, zadatak je tako mali da se automatizacija ne isplati, bez obzira na tehničke mogućnosti. U poduzeću s velikim, standardiziranim poštanskim uredom i skenerskom opremom koja odmah digitalizira dolaznu poštu, posao se pomiče: fizičko sortiranje se tada zamjenjuje digitalnim usmjeravanjem, što je zapravo drugi zadatak s drugim profilom, bliži digitalizaciji i pristupačnosti papirnog arhiva. Fizičko rukovanje otvaranjem i skeniranjem tada i dalje ostaje ljudski posao, ali razdjeljivanje nakon toga može biti u velikoj mjeri automatizirano.
Pitanje o AI u poštanskom uredu rijetko se tiče same pošte, već svega što se oko toga zbiva. Standardna pisma i obrasci koji se obrađuju iz pošte često se lakše automatiziraju, kao što se vidi kod izrade standardnih pisama i obrazaca. Također se zadaci koji su bliski uredskom menadžeru, kao upravljanje kalendarima kolega ili rezervacija sala za sastanke i objekata, pomiču brže od fizičkog rukovanja, jer za to nisu potrebne ruke, već samo odluke unutar sustava.
Ta razlika je crvena nit: ne svaki komad administrativnog posla mijenja se istim tempom. Posao koji se u potpunosti odvija na zaslonu pomiče se brže od posla koji zahtijeva tijelo. Poštanski ured je tako jasan primjer gdje se danas nalazi ta granica, ne zato što tehnologija ne postoji, nego zato što je sam zadatak fizičke naravi.
Da biste vidjeli kako se ovo odnosi na vašu vlastitu organizaciju, ne pomaže gledati samo ovaj jedan zadatak, nego cjelinu zadataka koji spadaju u vašu uredsku ili administrativnu funkciju. Besplatni brzi test tvrtke FTE TO AI sastoji se od dvanaest pitanja, ne traži nalog i daje indikaciju kojeg dijela sati u tom profilu danas može preuzeti AI. Potpuna analiza posla, koja rad cijelog poduzeća razlaže na zadatke s izračunom FTE-a po zadatku, još je u izradi i ovdje se još ne nudi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.