Sortowanie i rozdzielanie fizycznej poczty i pakietów nie jest dziś zadaniem, które przejmuje AI. Pocztę trzeba podnieść, rozpakować, fizycznie przenieść i umieścić w przegródce lub na biurku. Nie ma na to algorytmu. Co może pomóc, to rozpoznawanie obrazu, które odczytuje adresata na kopercie i sugeruje, do którego działu należy. To wsparcie w pracy myślowej, nie w samej pracy.
Trzy osie determinują tutaj obraz: fizyczność, ustrukturyzowanie i wolumen.
Fizyczność ma najniższy możliwy wynik: 1. Zadanie w największej części składa się z czynności wykonywanych rękami: przyjmowanie pakietów przy drzwiach, otwieranie pudeł, przenoszenie stosów papieru. Dopóki system nie ma ramion, pozostaje to czynnością ludzką, niezależnie od tego, jak sprytne staje się oprogramowanie za nim.
Ustrukturyzowanie wychodzi na 3. Odczytanie imienia i działu na kopercie jest samo w sobie przewidywalnym krokiem, porównywalnym do triażu ogólnej skrzynki e-mail. Staje się nieprzewidywalne, gdy koperta nie ma wyraźnego adresata, imię jest błędnie napisane, lub ktoś dwa lata temu zmienił dział bez wiedzy pokoju pocztowego. Wtedy potrzebna jest osoba, która znajduje się w kontekście firmy.
Wolumen ma wynik 4: w przeciętnym biurze codziennie napływa rozpoznawalny, powtarzający się strumień. Wysoki i powtarzający się wolumen jest zwykle korzystny dla automatyzacji, ale tutaj fizyczny charakter pracy przeważa nad tą powtarzalnością.
Koperta przychodzi bez imienia, zaadresowana tylko do "Działu finansowego". Ludzki sortujący wie, że strumień faktur od niedawna idzie do nowego pracownika, i kładzie kopertę na właściwym biurku. System, który odczytuje tylko tekst, nie znajduje się w tej niedawnej zmianie i nie ma sposobu, żeby o to zapytać. Przestrzeń oceny jest tu niska, z wynikiem 2, ale właśnie ta odrobina przestrzeni jest miejscem, gdzie powstaje błąd, jeśli nikt nie czuwa.
Koszty błędów mają wynik 4. Niewłaściwie doręczony list z umową, wezwaniem sądowym lub informacją medyczną to nie jest drobna wpadka. Zgodność z przepisami ma wynik 3: niektóre przesyłki pocztowe podlegają obowiązkowi przechowywania lub poufności, a niewłaściwa trasa może już od razu być z tym w konflikcie. To nie jest powód, aby na podstawie tego skanu przydzielać kogoś innego; dla decyzji, które dotyczą pracy pracowników, obowiązują własne wymogi prawne, których ten skan nie wypełnia.
Kontakt z klientem ma wynik 5, co jest zauważalnie wysokie dla zadania administracyjnego. Poczta pochodząca od klientów, dostawców lub instytucji jest często pierwszym fizycznym ogniwem relacji. Pakiet, który leży trzy dni na niewłaściwym dziale, jest dla odbiorcy konkretnym, wyczuwalnym problemem, nawet jeśli błąd jest mały.
Te wyniki dotyczą środowiska biurowego z regularnym papierowym strumieniem poczty. W firmie, która działa niemal w pełni cyfrowo i otrzymuje jeszcze tylko kilka listów w tygodniu, zadanie jest tak małe, że automatyzacja się nie opłaca, niezależnie od możliwości technicznych. W firmie z dużym, standaryzowanym pokojem pocztowym i sprzętem do skanowania, który cyfryzuje przychodzącą pocztę natychmiast, praca się przesuwa: fizyczne sortowanie zostaje zastąpione cyfrowym routingiem, co w rzeczywistości jest innym zadaniem z innym profilem, bliższym do digitalizacji i udostępniania archiwum papierowego. Fizyczna obsługa otwierania i skanowania wciąż pozostaje pracą ludzką, ale rozdzielanie po tym może być w dużej mierze automatyczne.
Pytanie o AI w pokoju pocztowym rzadko dotyczy samej poczty, a raczej wszystkiego, co jest wokół niej. Standardowe listy i formularze, które są przetwarzane na podstawie poczty, są często łatwiejsze do zautomatyzowania, jak widać przy redagowaniu standardowych listów i formularzy. Również zadania bliskie roli office managera, takie jak zarządzanie kalendarzami współpracowników lub rezerwowanie sal spotkań i udogodnień, przesuwają się szybciej niż fizyczna obsługa, ponieważ nie są potrzebne tam ręce, tylko decyzje w ramach systemu.
Ta różnica jest tutaj wątkiem głównym: nie każdy fragment pracy administracyjnej zmienia się w tym samym tempie. Praca, która odbywa się w całości na ekranie, przesuwa się szybciej niż praca, która wymaga ciała. Pokój pocztowy jest więc wyraźnym przykładem tego, gdzie dziś leży ta granica, nie dlatego, że technika jej nie ma, ale ponieważ samo zadanie ma charakter fizyczny.
Aby zobaczyć, jak to wypada dla własnej organizacji, nie pomaga patrzenie na to jedno zadanie, lecz na całość zadań należących do funkcji biurowej lub administracyjnej. Bezpłatny quickscan FTE TO AI składa się z dwunastu pytań, nie wymaga konta i daje wskazanie, jaka część godzin w tym profilu może dziś zostać przejęta przez AI. Pełny werkscan, który rozkłada pracę całej firmy na zadania z obliczeniem fte na zadanie, jest jeszcze w budowie i nie jest tutaj jeszcze oferowany.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.