Třídění a rozdělování fyzické pošty a balíků není dnes úkolem, který by AI převzala. Poštu je třeba zvednout, rozbalit, fyzicky přemístit a vložit do poštovní přihrádky nebo položit na stůl. Na to neexistuje algoritmus. Co ale skutečně může pomoci, je rozpoznávání obrazu, které přečte adresáta na obálce a navrhne, ke kterému oddělení patří. To je podpora při myšlenkové práci, ne při práci samotné.
Obraz zde určují tři osy: fyzičnost, strukturovanost a objem.
Fyzičnost skóruje s hodnotou 1 co nejníže možné. Úkol z většiny sestává z manuálních činností: přebírání balíků u dveří, otevírání krabic, přemísťování stohů papíru. Dokud nemá systém ruce, zůstává toto lidskou činností, ať je software na pozadí jakkoli chytrý.
Strukturovanost vychází na 3. Přečtení jména a oddělení na obálce je samo o sobě předvídatelný krok, srovnatelný s triáží obecné e-mailové schránky. Stává se nepředvídatelným, jakmile obálka neobsahuje jasného adresáta, jméno je chybně napsáno, nebo se někdo před dvěma lety přesunul do jiného oddělení, aniž by to poštovní místnost věděla. Pak je potřeba člověk, který znám kontext firmy.
Objem skóruje 4: v běžné kanceláři přichází denně rozpoznatelný, opakující se proud. Vysoký a opakující se objem je obvykle výhodný pro automatizaci, ale zde nad touto opakovatelností vítězí fyzická povaha práce.
Obálka dorazí bez jména, adresovaná pouze na „Finanční oddělení“. Lidský sortýr ví, že proud faktur od nedávna směřuje k novému zaměstnanci, a položí obálku na správný stůl. Systém, který čte pouze text, tuto nedávnou změnu nezná a nemá způsob, jak se na ni zeptat. Prostor pro úsudek je zde s hodnotou 2 nízký, ale právě tento malý kousek prostoru je místo, kde vzniká chyba, pokud na to nikdo nedohlíží.
Náklady na chybu skórují 4. Nesprávně doručený dopis s obsahem smlouvy, předvolání nebo lékařských informací není drobné zaváhání. Compliance skóruje 3: některé poštovní zásilky spadají pod povinnost uchovávání nebo důvěrnost, a nesprávná trasa může být okamžitě v rozporu s tím. To není důvod k tomu, aby se na základě tohoto skenu jinak zařazovali zaměstnanci; pro rozhodnutí, která se dotýkají práce zaměstnanců, platí vlastní zákonné požadavky, které tento sken nenaplňuje.
Kontakt s klienty skóruje 5, což je nápadně vysoké číslo pro administrativní úkol. Pošta pocházející od klientů, dodavatelů nebo úřadů je často prvním fyzickým článkem ve vztahu. Balík, který tři dny leží na nesprávném oddělení, představuje pro příjemce konkrétní, citelný problém, i když je chyba drobná.
Tyto skóre platí pro kancelářské prostředí s běžným papírovým poštovním tokem. U firmy, která pracuje téměř zcela digitálně a dostává jen hrstku dopisů týdně, je úkol tak malý, že se automatizace nevyplatí, bez ohledu na technické možnosti. U firmy s velkou, standardizovanou poštovní místností a skenovacím zařízením, které příchozí poštu okamžitě digitalizuje, se práce posouvá: fyzické třídění je pak nahrazeno digitálním směrováním, což je fakticky jiný úkol s jiným profilem, blíže digitalizaci a zpřístupnění papírového archivu. Fyzická manipulace při otevírání a skenování zůstává lidskou prací, ale rozdělování po ní může být z velké části automatické.
Otázka po AI v poštovní místnosti se zřídka týká pošty samotné, ale všeho, co je kolem ní. Standardní dopisy a formuláře, které se z pošty zpracovávají, se často snadněji automatizují, jak je vidět u zpracování standardních dopisů a formulářů. Rovněž úkoly, které jsou blízko office manažerovi, jako správa kalendářů kolegů nebo rezervace jednacích místností a zařízení, se posouvají rychleji než fyzická manipulace, protože tam nejsou potřeba ruce, jen rozhodnutí uvnitř systému.
Ten rozdíl je červenou nití: ne každý kousek administrativní práce se mění ve stejném tempu. Práce, která se odehrává zcela na obrazovce, se posouvá dříve než práce, která potřebuje tělo. Poštovní místnost je tak jasným příkladem toho, kde dnes leží tato hranice, nikoli proto, že technika chybí, ale proto, že úkol samotný má fyzickou povahu.
Abyste zjistili, jak je to ve vaší vlastní organizaci, nepomůže dívat se jen na tento jeden úkol, ale na celek úkolů, které patří k vaší office nebo administrativní funkci. Bezplatný rychlý sken od FTE TO AI se skládá ze dvanácti otázek, nevyžaduje účet a dává indikaci, jaká část hodin v daném profilu je dnes možné převést na AI. Kompletní pracovní sken, který rozkládá práci celé firmy na úkoly s výpočtem fte pro každý úkol, se stále připravuje a zde ještě není nabízen.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.