Fyysisen postin ja pakettien lajittelu ja jakaminen ei ole tänään tehtävä, jonka AI ottaa haltuunsa. Posti täytyy nostaa, avata, siirtää fyysisesti ja laittaa postilokeroon tai pöydälle. Siihen ei ole algoritmia. Mikä sen sijaan voi auttaa, on kuvantunnistus, joka lukee vastaanottajan nimen kirjekuoresta ja ehdottaa, mihin osastoon se kuuluu. Se on tukea ajattelutyössä, ei itse työssä.
Kolme akselia määrittää tässä kuvan: fyysisyys, jäsentyneisyys ja volyymi.
Fyysisyys saa mahdollisimman alhaisen arvon, 1. Tehtävä koostuu suurimmaksi osaksi käsillä tehtävistä toimista: pakettien vastaanottamisesta ovella, laatikoiden avaamisesta, paperipinojen siirtämisestä. Niin kauan kuin järjestelmällä ei ole käsiä, tämä pysyy inhimillisenä toimintona, oli sen takana oleva ohjelmisto kuinka älykäs tahansa.
Jäsentyneisyys saa arvon 3. Nimen ja osaston lukeminen kirjekuoresta on itsessään ennustettava vaihe, verrattavissa yleisen sähköpostilaatikon triageen. Se muuttuu ennustamattomaksi, kun kirjekuoressa ei ole selkeää vastaanottajaa, nimi on kirjoitettu väärin tai joku on vaihtanut osastoa kaksi vuotta sitten ilman, että postihuone tietää siitä. Silloin tarvitaan joku, joka tuntee yrityksen kontekstin.
Volyymi saa arvon 4: keskimääräisessä toimistossa saapuu päivittäin tunnistettava, toistuva virta. Suuri ja toistuva volyymi on tavallisesti eduksi automaatiolle, mutta tässä työn fyysinen luonne voittaa toistuvuuden.
Kirjekuori saapuu ilman nimeä, osoitettuna vain "Talousosastolle". Inhimillinen lajittelija tietää, että laskuvirta on viime aikoina siirtynyt uudelle työntekijälle, ja laittaa kirjekuoren oikealle pöydälle. Järjestelmä, joka lukee vain tekstiä, ei tiedä tästä tuoreesta muutoksesta eikä sillä ole tapaa kysyä asiasta. Harkintavara on tässä alhainen, 2, mutta juuri se pieni tila on paikka, jossa virhe syntyy, jos kukaan ei valvo.
Virhekustannukset saavat arvon 4. Väärin toimitettu kirje, jossa on sopimus, haaste tai lääketietoja, ei ole pieni moka. Compliance saa arvon 3: osa postituksista kuuluu säilytysvelvollisuuden tai luottamuksellisuuden alaan, ja väärä reitti voi olla ristiriidassa niiden kanssa välittömästi. Tämä ei ole syy sijoittaa jotakuta muuta tämän skannauksen perusteella; päätöksiin, jotka koskettavat työntekijöiden työtä, sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia, joita tässä ei täytetä.
Asiakaskontakti saa arvon 5, mikä on huomionarvoisen korkea hallinnolliselle tehtävälle. Asiakkailta, toimittajilta tai viranomaisilta tuleva posti on usein ensimmäinen fyysinen lenkki suhteessa. Paketti, joka on kolme päivää väärällä osastolla, on vastaanottajalle konkreettinen, tuntuva ongelma, vaikka virhe olisi pieni.
Nämä pisteet koskevat toimistoympäristöä, jossa on säännöllinen paperinen postivirta. Yrityksessä, joka toimii käytännössä täysin digitaalisesti ja vastaanottaa vain kourallisen kirjeitä viikossa, tehtävä on niin pieni, että automaatio ei kannata, tekniikan mahdollisuuksista riippumatta. Yrityksessä, jossa on suuri, standardoitu postihuone ja skannauslaitteisto, joka digitalisoi saapuvan postin välittömästi, työ siirtyy: fyysinen lajittelu korvautuu digitaalisella reitityksellä, mikä on käytännössä eri tehtävä, jolla on erilainen profiili, lähempänä paperiarkiston digitalisointia ja saattamista käytettäväksi. Avaamisen ja skannauksen fyysinen käsittely jää tällöin yhä ihmistyöksi, mutta jakaminen sen jälkeen voi olla suurelta osin automaattista.
Kysymys AI:sta postihuoneessa koskee harvoin postia itseään, vaan kaikkea sen ympärillä olevaa. Postin kautta käsiteltävät vakiokirjeet ja lomakkeet ovat usein helpommin automatisoitavissa, kuten näkyy vakiokirjeiden ja lomakkeiden laatimisesta. Myös tehtävät, jotka ovat lähellä office managerin roolia, kuten kollegoiden kalenterien hallinta tai kokoustilojen ja tilojen varaaminen, muuttuvat nopeammin kuin fyysinen käsittely, koska siihen ei tarvita käsiä, vain päätöksiä järjestelmän sisällä.
Tämä ero on punainen lanka: kaikki hallinnollinen työ ei muutu samaa tahtia. Työ, joka tapahtuu kokonaan näytöllä, siirtyy aikaisemmin kuin työ, joka tarvitsee kehon. Postihuone on siten selkeä esimerkki siitä, missä tämä raja tänään kulkee, ei siksi, ettei tekniikkaa olisi olemassa, vaan koska tehtävä itsessään on luonteeltaan fyysinen.
Nähdäksesi, miltä tämä näyttää omassa organisaatiossasi, ei kannata katsoa tätä yksittäistä tehtävää, vaan koko sitä tehtäväkokonaisuutta, joka kuuluu office- tai hallintotehtäväänne. FTE TO AI:n ilmainen pikatesti koostuu kahdestatoista kysymyksestä, ei vaadi tiliä ja antaa viitteen siitä, kuinka suuri osa kyseisen profiilin tunneista on tänään AI:n otettavissa haltuun. Täydellinen työanalyysi, joka purkaa koko yrityksen työn tehtäviksi henkilötyövuosilaskennalla per tehtävä, on vielä rakenteilla, eikä sitä tarjota tässä vielä.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.