Lo smistamento e la distribuzione di posta fisica e pacchi non è oggi un compito che l'AI porta via. La posta deve essere presa in mano, aperta, spostata fisicamente e messa in una casella postale o su una scrivania. Per questo non esiste un algoritmo. Ciò che può effettivamente aiutare è il riconoscimento delle immagini che legge un destinatario su una busta e suggerisce a quale reparto appartiene. Questo è un supporto al lavoro di pensiero, non al lavoro stesso.
Tre assi determinano qui il quadro: fisicità, grado di strutturazione e volume.
La fisicità ottiene il punteggio più basso possibile, un 1. Il compito consiste per la maggior parte in azioni manuali: ricevere pacchi alla porta, aprire scatole, spostare pile di carta. Finché un sistema non ha braccia, questa resta un'azione umana, per quanto intelligente diventi il software che c'è dietro.
Il grado di strutturazione arriva a un 3. Leggere un nome e un reparto su una busta è di per sé un passaggio prevedibile, paragonabile al triage di una casella e-mail generica. Diventa imprevedibile non appena la busta non ha un destinatario chiaro, il nome è scritto male, oppure qualcuno è cambiato di reparto due anni fa senza che la posta interna lo sappia. In quel caso è necessario qualcuno che conosca il contesto dell'azienda.
Il volume ottiene un 4: in un ufficio medio arriva ogni giorno un flusso riconoscibile e ricorrente. Un volume elevato e ripetitivo è normalmente favorevole all'automazione, ma qui la natura fisica del lavoro prevale su questa ripetitività.
Arriva una busta senza nome, indirizzata solo al "Reparto finanziario". Un addetto allo smistamento umano sa che il flusso delle fatture è passato di recente a un nuovo collaboratore, e posa la busta sulla scrivania giusta. Un sistema che legge solo il testo non conosce questa modifica recente e non ha modo di chiederlo. Il margine di giudizio qui è basso, con un 2, ma è proprio in quel piccolo spazio che nasce l'errore se nessuno controlla.
Il costo dell'errore ottiene un 4. Una lettera consegnata al destinatario sbagliato contenente un contratto, una citazione o informazioni medico-sanitarie non è una piccola svista. La conformità normativa ottiene un 3: alcuni documenti postali sono soggetti a obblighi di conservazione o riservatezza, e un percorso errato può già di per sé violarli. Questo non è un motivo per assegnare qualcuno diversamente sulla base di questa analisi; per le decisioni che riguardano il lavoro dei collaboratori valgono requisiti legali propri che qui non vengono trattati.
Il contatto con i clienti ottiene un 5, un punteggio sorprendentemente alto per un compito amministrativo. La posta proveniente da clienti, fornitori o enti è spesso il primo anello fisico di una relazione. Un pacco che rimane per tre giorni nel reparto sbagliato è per il destinatario un problema concreto e tangibile, anche se l'errore è piccolo.
Questi punteggi valgono per un ambiente d'ufficio con un flusso di posta cartacea regolare. In un'azienda che lavora quasi completamente in digitale e riceve solo poche lettere alla settimana, il compito è talmente piccolo che l'automazione non conviene, indipendentemente dalle possibilità tecniche. In un'azienda con un ufficio postale grande e standardizzato e apparecchiature di scansione che digitalizzano immediatamente la posta in entrata, il lavoro si sposta: la selezione fisica viene sostituita dal instradamento digitale, il che è di fatto un compito diverso con un profilo diverso, più vicino alla digitalizzazione e messa a disposizione di un archivio cartaceo. La gestione fisica dell'apertura e della scansione resta comunque lavoro umano, ma la distribuzione successiva può essere per lo più automatica.
La domanda sull'AI nell'ufficio postale raramente riguarda la posta in sé, ma tutto ciò che le sta intorno. Le lettere e i moduli standard elaborati a partire dalla posta sono spesso più facili da automatizzare, come si vede nella redazione di lettere e moduli standard. Anche i compiti vicini alla figura dell'office manager, come la gestione delle agende dei colleghi o la prenotazione di sale riunioni e strutture, si spostano più rapidamente della gestione fisica, perché lì non servono mani, solo decisioni all'interno di un sistema.
Questa differenza è il filo conduttore: non ogni pezzo di lavoro amministrativo cambia allo stesso ritmo. Il lavoro che si svolge interamente su uno schermo si sposta prima del lavoro che richiede un corpo. L'ufficio postale è quindi un esempio chiaro di dove si trova oggi questo confine, non perché la tecnologia manchi, ma perché il compito stesso è di natura fisica.
Per vedere come si presenta questo per la propria organizzazione, non è utile guardare solo a questo singolo compito, ma all'insieme dei compiti che appartengono alla propria funzione di office o amministrazione. La quickscan gratuita di FTE TO AI è composta da dodici domande, non richiede un account e fornisce un'indicazione di quale parte delle ore in quel profilo può essere oggi rilevata dall'AI. La werkscan completa, che scompone il lavoro di un'intera azienda in compiti con un calcolo degli fte per ciascuno, è ancora in fase di sviluppo e non è ancora offerta qui.
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