Administracijos darbuotojas arba vadovo padėjėjas, kuris kasdien užpildo pažymėjimus, sutartis ir laiškus pagal nustatytą šabloną, atlieka darbą, kuris iš pirmo žvilgsnio atrodo labai tinkamas DI. Jis pasikartojantis, vyksta pagal fiksuotą schemą, o įvesties duomenys dažniausiai jau gaunami iš sistemos. Vis dėlto atsakymas nėra tiesiog taip. Jis iš dalies, ir kuri dalis, priklauso nuo to, kaip konkrečioje įmonėje sutvarkytas šablonas ir pirminiai duomenys.
Rezultatą lemia trys ašys: struktūrizuotumas, apimtis ir klaidų kaina.
Struktūrizuotumas yra aukštas. Darbo pažymėjimo ar standartinės sutarties šablonas turi fiksuotus laukus fiksuotose vietose: vardas, data, suma, pareigos. Tai tiksliai tokio pobūdžio tekstinis darbas, su kuriuo DI šiandien gerai susitvarko, nes dokumento struktūra jau nustatyta, o užduotis susiveda į teisingą laukų užpildymą pagal turimus duomenis.
Apimtis taip pat yra palanki. Įmonėms, kurios gamina daug tų pačių dokumentų, įdarbinimo agentūrai, kuri per mėnesį sudaro šimtus darbo sutarčių, savivaldybei, kuri vis iš naujo išduoda tą pačią pažymą, naudingiau šį procesą racionalizuoti, nei įmonei, kuri per metus sudaro vos kelis tokius dokumentus. Esant mažai apimčiai, laikas, sugaištas procesą sutvarkant, dažnai neproporcingas laikui, kurį galiausiai sutaupoma.
Klaidų kaina yra vidutinė ir tai tiksliai priežastis, kodėl tai nėra visiškas perėmimas, o užduotis su žmogiškuoju priežiūra. Neteisingai įrašyta suma sutartyje, sukeisti vardai pažymoje, neteisinga data, tai nėra kosmetinės klaidos. Jos gali sukelti teisinį neaiškumą arba lemti, kad dokumentą reikės sudaryti iš naujo. Todėl vis tiek būtinas patikros momentas: DI užpildo, darbuotojas patvirtina arba atmeta, nurodydamas priežastį.
Vertinimo laisvė yra maža, ir tai tik didina užduoties tinkamumą automatizavimui: reikia mažai interpretacijos dėl to, kas turi būti dokumente, tai jau nustatyta šablone ir pirminiuose duomenyse. Kūrybiškumo praktiškai nėra, ir tai taip pat veikia DI naudai: nieko nesugalvojama, tik užpildoma. Atitiktis (compliance) svarbi tada, kai kalbama apie sutartis ar oficialius pažymėjimus, o tai reiškia, kad nustatyti patvirtinimo žingsniai išlieka svarbūs, nepriklausomai nuo to, kas dokumentą sudaro.
Vadovo padėjėjas kas mėnesį sudaro dešimt–dvidešimt standartinių laiškų: patvirtinimus, pažymas, trumpus sutarčių pakeitimus. Duomenys jau yra personalo sistemoje. Čia žingsnį nuo duomenų prie dokumento galima gerai automatizuoti: DI gali sudaryti laišką pagal šabloną ir pirminius duomenis, po to padėjėjas perskaito, patikrina ir išsiunčia. Likęs laikas skiriamas ne teksto rašymui, o jo vertinimui.
Kitoje įmonėje, kur kiekviena sutartis derinama individualiai ir kiekvienas laiškas turi būti kiek kitokio tono ir turinio, situacija kitokia. Ten struktūrizuotumas mažesnis, vertinimo laisvė didesnė, ir užduotis pasislenka arčiau žmogiškojo darbo. Tas pats dokumento tipas, darbo sutartis, laiškas, pažyma, gali vienoje įmonėje būti didžia dalimi automatizuojamas, o kitoje išlikti daugiausia rankiniu darbu. Skirtumas ne dokumento tipe, o tame, kiek standartizuotas šablonas ir ar pirminiai duomenys jau kažkur yra sistemoje, ar dar reikia jų paieškoti ar pasiteirauti.
Pokytis nėra susietas su kokiu nors ateities momentu, kai tai bus „paruošta“. Jis jau dabar slypi klausime, ar organizacija standartizavo savo šablonus ir susitvarkė pirminius duomenis. Įmonė, kurioje kiekvienas darbuotojas turi savo sutarties versiją, su savo formatavimu ir savais variantais, negali šio proceso tiesiog perduoti DI, net ir iš dalies. Įmonė su vienu nustatytu šablonu kiekvienam dokumento tipui ir struktūrizuotai tvarkomais duomenimis yra kitokioje situacijoje.
Šis dokumentų užpildymo darbas dažnai yra susijęs su kitomis administracinėmis užduotimis, vykstančiomis tame pačiame biure. Kas žiūri, kaip gaunamas popierinis archyvas skaitmenizuojamas ir padaromas paieškomu, dažnai pastebi tą pačią klausimą: ar duomenys jau struktūrizuoti, ar juos pirma reikia išgauti iš popieriaus. Taip pat gaunamo pašto rūšiavimas ir paskirstymas susijęs su šia tema, nes daugelis standartinių laiškų yra atsakas į kažką gaunamą. Ir būdas, kaip bendra el. pašto dėžutė yra filtruojama, dažnai nustato, kokie dokumentai iš viso turi būti sudaryti ir pagal kokius duomenis.
Apie šio pokyčio personalo padarinius mes nepasisakome: jei atlaisvintos valandos tampa pagrindu sprendimui dėl personalo, jam taikomi savi teisiniai reikalavimai, nepriklausomai nuo šios analizės.
Ar tai jūsų organizacijoje palies mažą, ar reikšmingą dalį administracinių valandų, priklauso nuo to, kiek jūsų dokumentų jau veikia pagal fiksuotus šablonus ir kiek pirminių duomenų jau yra sistemoje, o ne popieriuje ar išskirstyti po atskirus failus. Tai skiriasi nuo įmonės iki įmonės, ir tai tiksliai priežastis, kodėl bendras teiginys čia nepakankamas.
Nemokamas dvylikos klausimų greitasis testas, be paskyros, parodo, kokia dalis šio dokumentų darbo valandų šiandien galėtų būti perduota DI. Pilnas darbo skenavimas, kuris išskaido visos įmonės darbą į užduotis ir kiekvienai užduočiai apskaičiuoja etatų (FTE) apimtį, dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.