Posėdžių salės rezervavimas atrodo kaip nedidelė užduotis, tačiau susideda iš eilės žingsnių, kurie ne visi patenka į tą pačią kategoriją. Dalis šio darbo šiuo metu jau visiškai atliekama programinės įrangos, be to, kad office manager'iui reikėtų į tai žiūrėti. Kita dalis vyksta per sistemą, kuri pateikia pasiūlymą, po kurio žmogus jį patvirtina arba atmeta. O nedidelė dalis lieka žmogaus darbu, net tose įmonėse, kurios visa kita yra automatizavusios. Šiame puslapyje paaiškinama, kuri dalis kur patenka ir kodėl.
Rezervacija seka fiksuotą modelį: ar patalpa laisva, ar tinka talpa, ar prieinama įranga, ar nėra dvigubos rezervacijos. Tai tiksliai tokia logika, kurią programinė įranga geba atlikti dešimtmečius, jei kalendoriai ir rezervavimo sistema yra sujungti. Įmonėje, kur visi rezervuoja per Outlook arba Google Calendar ir rezervavimo sistema prie to prijungta, konfliktas tarp dviejų rezervacijų yra patikrinimas, kurį mašina atlieka greičiau ir be klaidų, palyginti su žmogumi, spragsinčiu tarp dviejų ekranų. Jei tokio sujungimo nėra ir dalis įmonės vis dar naudoja baltą lentą arba atskirą Excel failą, automatizavimas sustoja prie durų: tuomet tiesiog nėra patikimo duomenų šaltinio, į kurį būtų galima reaguoti.
Įmonėje su keliomis posėdžių salėmis ir keliomis rezervacijomis per savaitę automatizavimas vos apsimoka: laikas, kurį office manager'is sugaišta jį prižiūrint, yra minimalus. Organizacijoje su keliomis vietomis, dešimtimis salių ir šimtais rezervacijų per savaitę situacija kitokia. Tuomet užduotis yra pakankamai pasikartojanti, kad būtų galima paleisti sistemą, kuri nuolat tikrina prieinamumą, signalizuoja apie konfliktus ir automatiškai pasiūlo alternatyvą. Tai taip pat priežastis, kodėl tokio tipo automatizavimas dažnai įgyvendinamas kartu su susijusiomis užduotimis, tokiomis kaip lankytojų priėmimas ir registravimas arba kolegų kalendorių valdymas: pagrindinės sistemos ir sujungimai iš dalies yra tie patys.
Dviguba posėdžių salės rezervacija dažniausiai yra nepatogumas, ne katastrofa: kažkas perkelia susitikimą arba susiranda kitą patalpą. Todėl paprasta rezervacija yra tinkama visiškam automatizavimui. Bet ne kiekviena situacija yra paprasta. Valdybos posėdis, kuris netyčia perkeliamas, klientas, priimtas neteisingoje vietoje, videokonferencijų sistema, kuri lemiamu momentu nebuvo rezervuota prie salės: tai klaidos, kurių padariniai viršija nepatogumą. Tokiais išimtiniais atvejais logiška struktūra yra priežiūra su žmogaus patvirtinimu: sistema signalizuoja apie konfliktą ar ypatingą situaciją, o sprendimą priima žmogus. Tai ta pati logika, kuri taikoma tikslų ir projektų eigos stebėsenoje: rutininiai signalai tvarkomi automatiškai, nukrypimai pateikiami žmogui.
Skirtingai nuo užduočių, kuriose klientas ar išorinė šalis tiesiogiai bendrauja su darbuotoju, patalpos rezervavimas dažniausiai yra vidinis procesas. Nėra jautrių klientų santykių, kurie reikalautų žmogaus balso, ir retai būna atitikties taisyklių, kurios diktuotų konkretų metodą. Tai viena iš priežasčių, kodėl šią užduotį lengviau automatizuoti nei, pavyzdžiui, gaunamo pašto rūšiavimą ir paskirstymą, kur nukrypstantys pašto vienetai ir konfidencialūs vokai vis tiek reikalauja įvertinimo momento — žr. kaip gaunamo pašto rūšiavimas ir paskirstymas susijęs su automatizavimu.
Nustatant, ar patalpa laisva, kūrybiškumo elemento nėra. Šis žemas kūrybiškumo ašies rodiklis nėra užduoties trūkumas, tai tiesiog priežastis, kodėl šią užduotį taip gerai galima automatizuoti: nereikia interpretacijos, tik patikrinimas pagal fiksuotas taisykles. Palyginkite tai su užduotimi, kaip kelionės ir apgyvendinimo sąskaitų sutikrinimas su rezervacijomis, kur nukrypstantys kvitai ir neaiškios taisyklės vis tiek reikalauja įvertinimo — žr. kaip kelionės ir apgyvendinimo sąskaitų sutikrinimas su rezervacijomis susijęs su automatizavimu. Kuo mažiau interpretacijos užduotis reikalauja, tuo greičiau tampa įmanomas visiškas perėmimas, o ne vien priežiūra.
Rezultatas nėra tas, kad vaidmuo išnyksta, bet tas, kad darbo pobūdis kinta. Kiekvienos atskiros rezervacijos stebėjimas ir paprastų dvigubų rezervacijų rankinis sprendimas yra dalis, kuri labiausiai tinkama perėmimui, jei rezervavimo sistema yra sujungta su kalendoriais. Išimtinių situacijų vertinimas, ypatingų prašymų tvarkymas ir bendro patalpų paskirstymo prižiūrėjimas, bent jau kol kas, lieka tai, į ką žiūri žmogus. Įmonėje, kurioje sistemos nesujungtos, mažai kas pasikeičia, kol tas sujungimas nebus įgyvendintas. Įmonėje, kurioje tas sujungimas yra, darbas keičiasi iš vykdymo į kontrolę.
Norint nustatyti, kaip tai atrodo jūsų organizacijoje, naudinga pirmiausia pažvelgti į tai, ką bandwidth (diapazonas) tokio tipo vertinimuose reiškia ir ko nereiškia — tai galite perskaityti puslapyje apie tai, ką diapazonas reiškia ir ko nereiškia. Jei norite pirminio įvertinimo savo įmonei, galite atlikti nemokamą quickscan: dvylika klausimų, be paskyros, su nuoroda, kurią dalį jūsų profilio valandų šiandien galima perduoti DI. Pilnas darbo skenavimas (werkscan), kuris išdėsto įmonės darbą užduotis po užduoties, dar kuriamas ir šiuo metu nėra prieinamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.