Didžia dalimi taip, bet ne be išankstinių susitarimų. Vieno ar kelių asmenų kalendoriaus planavimas, perkėlimas ir konfliktų sprendimas yra užduotis, kuri gerai tinka DI agentui, dirbančiam savarankiškai pagal jūsų nustatytas taisykles, su žmogaus kontrole tais momentais, kai to reikia. Tai kitoks atsakymas nei "taip, visiškai automatiškai", ir taip pat kitoks nei "ne, tai žmogaus darbas". Tiesa yra kažkur per vidurį, o kur būtent, priklauso nuo to, kaip jūsų organizacija tvarko susitikimus ir prioritetus.
Rezultatą čia lemia trys ašys: sprendimų laisvė, apimtis ir struktūruotumas.
Apimtis yra didelė. Administracijos vadovas, valdantis kelių vadovų kalendorius, per vidutinę dieną apdoroja dešimtis prašymų: naujus susitikimus, perkėlimus, dvigubus rezervavimus, kuriuos reikia išspręsti. Tai lygiai toks pasikartojantis darbas, kuriame DI agentas atlaisvina laiko, nes taisykles, kuriomis grindžiamas geras planavimas, galima didžia dalimi užfiksuoti: kam teikiama pirmenybė, kurie laiko tarpsniai yra neliečiami, kiek trunka kelionės laikas tarp vietų.
Struktūruotumas vertinamas vidutiniškai, 3 balais. Kalendorius yra struktūruota sistema su laikais, dalyviais ir vietomis, tačiau su tuo susijusi informacija, pavyzdžiui, laiškas "gal galima ir ketvirtadienį, bet ne anksčiau vienuoliktos", yra nestruktūruotas tekstas, kurį pirmiausia reikia paversti konkrečiu pasiūlymu. Šiuolaikiniai kalbos modeliai tai geba padaryti, ir tuo ši situacija skiriasi nuo tos, kokia buvo prieš dešimt metų.
Sprendimų laisvė yra lūžio taškas, taip pat 3 balai. Kai susitikimas paprastas tarp dviejų laisvų žmonių, spręsti beveik nėra ko. Kai kyla konfliktas tarp pasikartojančio komandos susitikimo ir kliento prašymo, situacija kitokia: kas turėtų nusileisti, kuris susitikimas organizacijai svarbesnis, ar yra politinis atspalvis dėl to, kas perkeliamas. Tokį sprendimą galima automatizuoti, jei prioritetų taisyklės aiškiai užfiksuotos. Be tokių taisyklių sprendimas grįžta žmogui.
Fizinis darbas čia jokio vaidmens nevaidina, tai visiškai darbas prie ekrano, kas paaiškina 5 balų įvertinimą. Atitiktis reikalavimams taip pat vertinama 5 balais: retai kada su susitikimo planavimu siejasi teisiniai reikalavimai, tad šios kliūties nėra.
Kūrybiškumas vertinamas žemai, 2 balais, ir būtent todėl ši užduotis gerai tinka automatizuoti: naujos idėjos nereikia, reikia tik teisingai taikyti taisykles. Klaidų kaina vertinama 3 balais: neteisingai suplanuotą vidinį susitikimą galima ištaisyti skambučiu, tačiau klaida susitikime su svarbiu klientu ar valdybos posėdyje kainuoja daugiau. Kliento kontaktas taip pat vertinamas 3 balais, o tai reiškia, kad dalis susitikimų yra grynai vidiniai, o dalis išoriniai, su kitokiu tonu ir kitokiu jautrumu.
Įsivaizduokite: direktorius kiekvieną antradienio rytą turi pastovų susitikimą, o klientas prašo pokalbio, kuris tinka tik tą patį rytą. DI agentas su aiškiomis taisyklėmis ("šio segmento pokalbiai su klientais turi pirmenybę prieš vidinius susitikimus, išskyrus mėnesinį vadovybės posėdį") tai gali išspręsti savarankiškai: perkelti susitikimą, informuoti susijusius asmenis, pasiūlyti naują laiką. Be tokios taisyklės agentas užstringa ties pasirinkimu, kuris iš esmės yra politinis, ir tada reikalingas žmogus, kad priimtų sprendimą.
Kitoje įmonėje, kur direktorius pats kiekvienu atveju nori spręsti, kam teikti pirmenybę, pusiausvyra kitokia. Tuomet DI agentas tampa pasiūlymų generatoriumi, pateikiančiu variantus, o ne agentu, savarankiškai perkeliančiu susitikimus. Tas pats galioja ir VIP susitikimams: pokalbis su stambiu akcininku ar aukščiausio lygio vadovybės darbo pokalbis dažniau reikalauja žmogaus žvilgsnio prieš kažką galutinai užfiksuojant ar perkeliant.
Įmonėse, turinčiose griežtai užfiksuotą prioritetų logiką ir skaitmeninių kalendorių kultūrą, kalendorių valdymas šiandien jau didžia dalimi vyksta per agentą, o žmogus įsikiša tik išimtiniais atvejais. Įmonėse, kuriose susitikimai derinami per atskiras programėles ir žodinius pažadus, tai dar toli, ne todėl, kad technologija to negali, o todėl, kad įvestis pernelyg netvarkinga, jog būtų galima automatizuoti.
Beje, ši užduotis nėra atsieta nuo likusio sekretoriato darbo. Kas nagrinėja kalendorių valdymą, dažnai susiduria su gretimomis užduotimis: susitikimų patalpų ir priemonių rezervavimu, svečių priėmimu ir registravimu bei standartinių laiškų ir formų rengimu. Tai atskiros užduotys su savais įvertinimais, tačiau jos dažnai naudoja tas pačias sistemas ir tenka tam pačiam vaidmeniui, o tai reiškia, kad poslinkis vienoje dažnai atneša poslinkį ir kitoje. Kas nori pažvelgti plačiau nei vien tik kalendorius, gali taip pat pasidomėti, kaip stebima tikslų ir projektų pažanga, nes kalendoriaus valdymas su tuo dažnai susijęs.
Tai nėra patarimas personalo klausimais ir nėra argumentas dėl sprendimo, susijusio su kieno nors pareigomis. Ką organizacija daro su atlaisvintomis valandomis, sprendžia pati organizacija; tam taikomi savi teisiniai reikalavimai. Čia pateikta yra užduoties, o ne ją šiuo metu atliekančio asmens, vertinimas.
Aukščiau pateikti įvertinimai taip pat nėra tikslūs procentai, o kryptis; kaip skaityti tokią nuorodą kaip "didžia dalimi" ir ką bandwidth (intervalas) reiškia, o ko ne, paaiškinta šiame paaiškinime apie bandwidth.
Norint pamatyti, kaip tai atrodo jūsų pačių situacijoje, su jūsų vidinių ir išorinių susitikimų deriniu, jūsų prioritetų taisyklėmis ir jūsų sistemomis, trumpas testas vertingesnis nei bendras įvertinimas. Nemokamą FTE TO AI greitąją apžvalgą sudaro dvylika klausimų, be paskyros, ir ji parodo, kokią valandų dalį šiame profilyje šiandien galima perduoti DI. Visa darbo apžvalga, kuri visos įmonės darbą užduotis po užduoties perskaičiuoja į etato ekvivalento pajėgumą, dar kuriama.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.