Popierinio archyvo skaitmenizavimas ir susisteminimas iš dalies yra DI užduotis. DI gerai atpažįsta tekstą nuskaitytame dokumente ir siūlo metaduomenis, tačiau fizinis darbas — bylų išėmimas iš spintos, rūšiavimas, segtukų nuėmimas ir dokumentų leidimas per skenerį — lieka žmonių rankose. Po to seka atpažinimo klaidų tikrinimas, ir tai kaip tik yra ta dalis, kur reikalinga žmogaus priežiūra: DI pateikia pasiūlymą, žmogus jį patvirtina arba atmeta, nurodydamas priežastį.
Fizinio darbo ašis čia įvertinta žemai (1 iš 5), ir tai yra pagrindinė priežastis, kodėl ši užduotis nepatenka į 1 kategoriją. Popierių pirmiausia reikia pernešti prie skenerio. Tai nėra protinis darbas, o rankinis: bylų kėlimas, rūšiavimas eilės tvarka, pažeistų puslapių atskyrimas, dvipusių dokumentų tikrinimas. Archyvo tvarkytojas, apdorojantis tūkstantį aplankų, didžiąją dalį laiko skiria būtent šiam fiziniam paruošiamajam etapui, o ne skaitmeninei daliai po to. Joks DI modelis, kad ir koks geras teksto atpažinime, negali pakelti segtuvo nuo lentynos.
Įmonėje, kur archyvas jau daugiausia gaunamas skaitmeniniu būdu — pavyzdžiui, sąskaitos jau gaunamos kaip PDF failai, o ne popieriuje — šis fizinis trukdis visiškai išnyksta. Tai susiję su panašiu klausimu kaip ar DI gali perimti skaitmeninių sąskaitų faktūrų mainus per e. sąskaitas, kur dokumentas jau prasideda skaitmenine forma, todėl automatizavimas gali nueiti kur kas toliau. Taigi fizinio popieriaus buvimas nėra pastovi „archyvo skaitmenizavimo“ savybė apskritai, o konkrečios situacijos, kurioje popierių dar reikia nuskenuoti, ypatybė.
Apimties ašis įvertinta aukštai (4 iš 5): archyve dažnai būna nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių dokumentų su panašia struktūra. Tai kaip tik toks pasikartojimo tipas, kuriame automatizavimas pasiteisina geriausiai. Kai dokumentas jau nuskenuotas, programinė įranga su optiniu simbolių atpažinimu (OCR) gali perskaityti turinį, atpažinti raktinius žodžius ir pateikti pirminį metaduomenų pasiūlymą, pavyzdžiui, datą, bylos numerį ar dokumento tipą. Kai apimtis maža — pavyzdžiui, vienkartinis dvidešimties asmens bylų perdavimas mažoje įstaigoje — ši nauda beveik nejaučiama, ir rankinis skenavimas bei rankinis įvedimas dažnai yra tokie pat greiti, kaip sistemos diegimas ir testavimas.
Struktūrizuotumo ašis įvertinta vidutiniškai (3 iš 5). Kai kurie archyvai yra gana nuspėjami: standartinės formos, sutartys su fiksuotu formatu, sąskaitos su nustatytais laukais. Kiti archyvai — rankraštinių užrašų, išbrauktų pataisymų, prastos kokybės kopijų ir skirtingomis kalbomis ar šriftais parašytų dokumentų mišinys. Kuo netvarkingesnis archyvas, tuo dažniau OCR atpažinimas suklysta ir tuo daugiau reikia žmogaus tikrinimo. Archyvo tvarkytojas, dirbantis daugiausia su standartizuotomis formomis, matys kitokius rezultatus nei tas, kuriam reikia susisteminti dešimtmečius senus, ranka rašytus laiškus.
Klaidos kainos ir atitikties ašys abi įvertintos vidutiniškai (3 iš 5). Neteisingai atpažintas žodis paieškos tekste dažniausiai nėra katastrofa — tiesiog paieškos funkcija iškart neranda dokumento. Tačiau archyvuose, kuriems taikoma įstatyminė saugojimo pareiga, medicininėse bylose ar teisiniuose dokumentuose klaida metaduomenyse (neteisinga data, neteisingas bylos numeris) gali lemti, kad byla nebus laiku surasta arba bus nepagrįstai sunaikinta. Jei archyvui taikoma saugojimo pareiga ar kitas teisinis režimas, jam galioja atskiri teisiniai reikalavimai; tai nėra klausimas, kurį išsprendžia automatizavimo pasirinkimas.
Šių ašių derinys reiškia, kad archyvo tvarkytojo ar biuro vadovo vaidmuo neišnyksta, tačiau pasikeičia. Fizinis skenavimo darbas ir galutinė kontrolė lieka; rankinis kiekvieno lauko perrašinėjimas daugiausia išnyksta. Minėtos sąlygos čia nėra neprivalomos: skenavimo įranga ir OCR atpažinimo kokybė turi būti tinkama, ir prieš pažymint dokumentus kaip galutinai paieškomus, būtina atlikti atrankinę atpažinimo klaidų patikrą. Be šios kontrolės mažos atpažinimo klaidos susikaupia ir archyvas tampa nepatikimas naudoti paieškai.
Šis modelis — fizinė arba stipriai kintanti užduotis, kurią galima iš dalies, bet ne visiškai perduoti — pastebimas ir visai kitose srityse, pavyzdžiui, ką DI gali perimti transporto sektoriuje, kur fiziniai veiksmai taip pat nulemia ribą, ko sistema gali imtis. Naudinga tai prisiminti kaip palyginimą, primenantį, kad fizinė ašis dažnai sveria daugiau nei atpažinimo programinės įrangos pažangumas.
Norite sužinoti, kaip tai atrodo jūsų pačių archyvo ar užduočių atveju? Nemokamą ftetoai greitąją apžvalgą sudaro dvylika klausimų, jai nereikia registruotis, ir ji pateikia orientacinį įvertinimą, kurią dalį jūsų profilio valandų šiandien galėtų perimti DI. Išsami darbo apžvalga su kiekvienos užduoties detalia analize dar kuriama; todėl jos čia dar nesiūlome, tačiau greitoji apžvalga jau dabar suteikia sąžiningą pirminį vaizdą.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.