Füüsilise posti ja pakkide sorteerimine ja jaotamine ei ole täna ülesanne, mille AI üle võtab. Post tuleb tõsta, lahti pakkida, füüsiliselt liigutada ja postkasti või lauale panna. Selleks ei ole algoritmi. Mis siiski võib abiks olla, on pildituvastus, mis loeb ümbrikult saaja andmed ja pakub välja, millisesse osakonda need kuuluvad. See on abi mõttetöös, mitte töö enda tegemisel.
Siin määravad pildi kolm telge: füüsilisus, struktureeritus ja mahukus.
Füüsilisus saab hinde 1, nii madala kui võimalik. Ülesanne koosneb suuremas osas kätetööst: pakkide vastuvõtmine uksel, kastide avamine, paberivirnade liigutamine. Kuni süsteemil ei ole käsi, jääb see inimtegevuseks, ükskõik kui tark on tarkvara selle taga.
Struktureeritus tuleb välja hindega 3. Nime ja osakonna lugemine ümbrikult on iseenesest ettearvatav samm, sarnaselt üldise e-posti postkasti triaažiga. See muutub ettearvamatuks, kui ümbrikul ei ole selget saajat, nimi on valesti kirjutatud, või kui keegi vahetas osakonda kaks aastat tagasi, ilma et postiruum sellest teadlik oleks. Siis on vaja inimest, kes tunneb ettevõtte kontekstil.
Mahukus saab hinde 4: keskmises kontoris tuleb päevas sisse äratuntav, korduv voog. Suur ja korduv mahukus on tavaliselt automatiseerimisele soodne, kuid siin võidab töö füüsiline iseloom selle korduvuse üle.
Ümbrik saabub nimeta, adresseeritud vaid "Finantsosakonnale". Inimsorteerija teab, et arvete voog läheb viimasel ajal uuele töötajale, ja paneb ümbriku õigele lauale. Süsteem, mis loeb ainult teksti, ei tea sellest hiljutisest muudatusest ja tal ei ole võimalust selle kohta küsida. Otsustusruum on siin madal, hindega 2, kuid just see väike ruum on koht, kus tekib viga, kui keegi seda ei kontrolli.
Veamaksumus saab hinde 4. Valesti kohale toimetatud kiri, mis sisaldab lepingut, kohtukutset või meditsiinilist teavet, ei ole väike libastumine. Vastavus (compliance) saab hinde 3: mõned postisaadetised kuuluvad säilitamiskohustuse või konfidentsiaalsuse alla, ja vale marsruut võib sellega kohe vastuollu minna. See ei ole põhjus paigutada kedagi teist selle skaneeringu põhjal ümber; töötajate tööd mõjutavate otsuste jaoks kehtivad omad seadusest tulenevad nõuded, mida siin ei käsitleta.
Kliendisuhtlus saab hinde 5, mis on halduslikule ülesandele silmatorkavalt kõrge. Klientidelt, tarnijatelt või asutustelt saabuv post on tihti suhte esimene füüsiline lüli. Pakk, mis kolm päeva on valel osakonnal, on saaja jaoks konkreetne, tunnetatav probleem, isegi kui viga on väike.
Need hinded kehtivad kontorikeskkonnas, kus on tavapärane paberipõhine postivoog. Ettevõttes, mis töötab peaaegu täielikult digitaalselt ja saab vaid käputäis kirju nädalas, on ülesanne nii väike, et automatiseerimine ei tasu ära, sõltumata tehnilistest võimalustest. Ettevõttes, kus on suur, standardiseeritud postiruum ja skannimisseadmed, mis digitaliseerivad sissetuleva posti kohe, nihkub töö: füüsiline sorteerimine asendub digitaalse suunamisega, mis on tegelikult teistsugune ülesanne, teistsuguse profiiliga, lähemal paberarhiivi digitaliseerimisele ja avamisele. Avamise ja skannimise füüsiline käsitsemine jääb siis endiselt inimtööks, kuid jaotamine pärast seda võib toimuda suuresti automaatselt.
Küsimus AI kasutamisest postiruumis puudutab harva posti ennast, vaid kõike, mis sellega kaasneb. Standardkirjad ja vormid, mida postist töödeldakse, on tihti kergemini automatiseeritavad, nagu näha standardkirjade ja vormide koostamise puhul. Ka office-manageri lähedased ülesanded, nagu kolleegide kalendrite haldamine või koosolekuruumide ja vahendite broneerimine, nihkuvad kiiremini kui füüsiline käsitsemine, kuna selleks ei ole vaja käsi, vaid vaid otsuseid süsteemi sees.
See erinevus on punane niit: mitte kõik halduslikud töölõigud ei muutu samas tempos. Töö, mis toimub täielikult ekraanil, nihkub kiiremini kui töö, mis vajab keha. Postiruum on selge näide sellest, kus see piir täna kulgeb, mitte sest, et tehnoloogiat ei oleks, vaid sest, et ülesanne on oma olemuselt füüsiline.
Selleks, et näha, kuidas see teie organisatsiooni puhul on, ei ole abiks vaadata ainult sellele ühele ülesandele, vaid tervikule ülesannetest, mis kuuluvad teie office- või haldusfunktsiooni juurde. FTE TO AI tasuta kiirtest koosneb kaheteistkümnest küsimusest, ei vaja kontot ja annab hinnangu selle kohta, kui suur osa tundidest selles profiilis on täna AI-le üle antav. Täielik töötegevuse analüüs, mis lahtiseletab ettevõtte kogu töö ülesanneteks koos fte-arvutusega ülesande kohta, on veel valmimisel ja seda siin veel ei pakuta.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.