Vo veľkej miere áno. Prepojenie bankových transakcií s otvorenými položkami je presne ten typ práce, na ktorý je automatizované spárovanie prispôsobené: pevná štruktúra, vysoké objemy a chyba, ktorá sa väčšinou dá rýchlo napraviť. Tam, kde je aktívne bankové prepojenie a pravidlá spárovania sú jasné, je toto už dnes práca, ktorú vo veľkej miere vykonáva softvér, pričom zamestnanec rieši zostávajúce výnimky.
Bankový výpis je štruktúrovaný súbor: pevné polia pre sumu, dátum, protiúčet a popis. Otvorená položka v účtovníctve má rovnaký typ polí. Spárovanie je potom vo veľkej miere otázkou porovnania sumy a referencie, a to je úloha, ktorá prebieha podľa pravidiel, nie úloha, ktorá si v každom prípade vyžaduje nové posúdenie. K tomu treba pripočítať, že objem je často veľký: spoločnosť so stovkami alebo tisíckami transakcií mesačne má veľa čo získať z procesu, ktorý sa nezastaví na kávu.
Náklady na chybu sú stredné. Nesprávne spárovanie priamo nezasiahne zákazníka a len zriedka vedie k pokute, ale môže spôsobiť, že účtovníctvo bude na papieri súhlasiť, zatiaľ čo skutočnosť je iná. Preto je kontrola naďalej potrebná, nie preto, že by to technika nezvládla, ale preto, že jednotlivá nezhoda sa prejaví až neskôr, napríklad pri odsúhlasovaní na konci mesiaca.
Transakcia vo výške 1 240 eur s popisom „faktúra 20345“ sa automaticky spáruje s otvorenou položkou s daným číslom faktúry a sumou. To prebehne bezchybne, pokiaľ sa suma a referencia zhodujú. Ak príde čiastočná platba, zaokrúhlená suma, alebo popis bez čísla faktúry, automatické spárovanie sa zastaví a zamestnanec musí posúdiť, ku ktorej položke patrí. Presne to je rozdiel medzi tým, čo zvládne systém, a tým, čo zostáva na človeka: nie preto, že je to náročné, ale preto, že chýba údaj potrebný na uplatnenie pravidla.
Techniku, ktorá túto prácu dnes zvláda, možno charakterizovať ako rpa: softvér, ktorý podľa pevných pravidiel rozpoznáva, porovnáva a spája transakcie. Nejde o samoučiaci sa systém, ktorý sám odhaduje, čo pravdepodobne patrí k sebe; ide o vykonávanie dohôd, ktoré boli vopred stanovené. To tiež znamená, že kvalita výsledku závisí od kvality týchto dohôd, nie od inteligencie softvéru.
Od dvoch podmienok závisí, či to v danej spoločnosti funguje. Po prvé, aktívne bankové prepojenie: bez automatizovaného dodávania výpisov do účtovníctva nie je čo spárovať. Po druhé, jasné pravidlá spárovania: čím jednoznačnejšia je dohoda o tom, čo tvorí zhodu, tým menej zostáva na zamestnanca. Ak jedna z týchto podmienok chýba, práca sa automaticky vracia k manuálnej kontrole, a to potom nie je nedostatok techniky, ale nastavenia pred ňou.
V spoločnosti, ktorá popri banke pracuje s viacerými platobnými poskytovateľmi, je situácia mierne odlišná: vtedy zohráva úlohu aj to, ako je nastavené zosúlaďovanie transakcií od platobných poskytovateľov, pretože to automaticky nevyplýva z bankového prepojenia. A v spoločnosti, kde sa vyskytuje veľa čiastočných platieb alebo odlišných referencií, zostáva podiel manuálnej práce väčší než v spoločnosti s pevnými, rozpoznateľnými platobnými tokmi.
Táto úloha ilustruje širšie platný vzorec: práca, ktorá prebieha podľa pravidiel a vyskytuje sa vo vysokom objeme, sa presúva k softvéru skôr než práca, ktorá si v každom prípade vyžaduje posúdenie. Rovnaký vzorec vidíme pri zaúčtovaní prijatých faktúr do účtovného systému a pri sledovaní splatnosti prijatých faktúr kvôli včasnej úhrade, oboje úlohy s pevnou štruktúrou a opakovaním. V spoločnosti, kde sú tie isté procesy menej štandardizované, prebieha tento posun pomalšie, nie preto, že by AI tam dokázala menej, ale preto, že základ preň sa ešte len musí vytvoriť.
To, čo zostáva, nie je náhoda: je to časť, kde je potrebný úsudok, ktorý sa nedá vtesnať do pravidla. Kto si to chce ujasniť pre vlastnú administratívu, urobí dobre, ak sa pozrie aj na zostavenie zoznamu otvorených položiek pohľadávok a záväzkov, pretože tieto dve úlohy v praxi často súvisia.
Toto nie je personálne odporúčanie ani podklad pre rozhodnutie o funkciách alebo obsadení pracovných miest. Čo organizácia urobí s uvoľnenou kapacitou, je vecou samotnej organizácie. Ak sa pri reorganizácii tohto typu procesov objaví otázka spolurozhodovania, platia preň vlastné zákonné požiadavky; pozri kedy je na to príslušná zamestnanecká rada.
Či je tento posun vo vašom vlastnom účtovníctve už tak ďaleko, závisí od vášho bankového prepojenia a presnosti vašich pravidiel spárovania. To je pri každej spoločnosti iné a tvrdenie bez znalosti týchto údajov by bolo len hádaním. Bezplatný quickscan od FTE TO AI poskytuje prvú orientáciu: dvanásť otázok, bez potreby účtu, s indikáciou toho, akú časť hodín v tomto profile možno dnes prevziať pomocou AI. Kompletný pracovný scan, ktorý týmto spôsobom rozoberie prácu celej vašej spoločnosti, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.