Overvejende ja. At koble banktransaktioner til åbne posteringer er præcis den type arbejde, som automatiseret matching er skræddersyet til: en fast struktur, høje volumener og en fejl, der som regel hurtigt kan rettes. Hvor bankforbindelsen er aktiv og matchreglerne er klare, er dette allerede i dag menneskearbejde, der i vid udstrækning udføres af software, hvor en medarbejder håndterer de resterende undtagelser.
Et bankudtog er en struktureret fil: fastdefinerede felter for beløb, dato, modkonto og beskrivelse. En åben postering i bogføringen har samme slags felter. Matching er derfor i vid udstrækning et spørgsmål om at stille beløb og reference op mod hinanden, og det er en opgave, der forløber efter regler, ikke en opgave, der kræver en ny vurdering fra sag til sag. Hertil kommer, at volumen ofte er stort: en virksomhed med hundreder eller tusinder af transaktioner om måneden har meget at vinde ved en proces, der ikke stopper for en kaffepause.
Fejlomkostningerne ligger i midten. En forkert kobling påvirker ikke direkte en kunde og fører sjældent til en bøde, men kan godt gøre, at bogføringen ser rigtig ud på papiret, mens virkeligheden er en anden. Derfor er kontrol stadig nødvendig, ikke fordi teknikken ikke kan klare det, men fordi et enkelt fejlmatch først viser sig senere, for eksempel ved en afstemning ved månedens udgang.
En transaktion på 1.240 euro med beskrivelsen "faktura 20345" kobles automatisk til den åbne postering med det fakturanummer og beløb. Det går fejlfrit, så længe beløb og reference stemmer overens. Kommer der en delbetaling ind, et beløb der er rundet af, eller en beskrivelse uden fakturanummer, går den automatiske matching i stå, og en medarbejder må vurdere, hvilken postering der hører til. Det er præcis skillelinjen mellem, hvad et system håndterer, og hvad der bliver liggende til et menneske: ikke fordi det er svært, men fordi oplysningen mangler til at anvende reglen.
Den teknik, der i dag kan klare dette arbejde, kan karakteriseres som rpa: software, der efter fastlagte regler genkender, sammenligner og kobler transaktioner. Det er ikke et selvlærende system, der selv vurderer, hvad der sandsynligvis hører sammen; det er en udførelse af aftaler, der er fastlagt på forhånd. Det betyder også, at kvaliteten af resultatet afhænger af kvaliteten af disse aftaler, ikke af softwarens intelligens.
To forudsætninger afgør, om dette fungerer i en given virksomhed. For det første en aktiv bankforbindelse: uden automatiseret levering af udtog til bogføringen er der intet at matche. For det andet klare matchregler: jo mere entydig aftalen om, hvad der udgør et match, desto mindre bliver der tilbage for en medarbejder. Mangler en af de to, flytter arbejdet automatisk tilbage til manuel kontrol, og det er da ikke en mangel ved teknikken, men ved opsætningen omkring den.
I en virksomhed, der arbejder med flere betalingsudbydere ud over banken, ser det lidt anderledes ud: her spiller det også ind, hvordan afstemning af transaktioner fra betalingsudbydere er indrettet, for det følger ikke automatisk af en bankforbindelse. Og i en virksomhed, hvor der forekommer mange delbetalinger eller afvigende referencer, er andelen af manuelt arbejde større end i en virksomhed med faste, genkendelige betalingsstrømme.
Denne opgave illustrerer et mønster, der gælder mere generelt: arbejde, der forløber efter regler og forekommer i højt volumen, flytter hurtigere til software end arbejde, der kræver vurdering fra sag til sag. Samme mønster ses ved bogføring af indkøbsfakturaer i regnskabssystemet og ved overvågning af forfaldsdatoer på indkøbsfakturaer for rettidig betaling, som begge er opgaver med en fast struktur og gentagelse. I en virksomhed, hvor disse samme processer er mindre standardiserede, forløber denne forskydning langsommere, ikke fordi AI kan mindre der, men fordi grundlaget for det stadig skal lægges.
Hvad der bliver tilbage, er ikke tilfældigt: det er den del, hvor der kræves en vurdering, som ikke passer ind i en regel. Den, der ønsker at få dette skarpt for sin egen bogføring, gør ret i også at se på udarbejdelse af listen over åbne poster for debitorer og kreditorer, for disse to opgaver hænger i praksis ofte sammen.
Dette er ikke personalerådgivning og ikke et grundlag for en beslutning om stillinger eller bemanding. Hvad en organisation gør med frigjort kapacitet, er op til organisationen selv. Er der et spørgsmål om medbestemmelse i forbindelse med omlægning af den slags processer, gælder der egne lovkrav herfor; se hvornår samarbejdsudvalget skal involveres.
Om denne forskydning allerede er nået så langt i Deres egen bogføring, afhænger af Deres bankforbindelse og skarpheden af Deres matchregler. Det er forskelligt fra virksomhed til virksomhed, og et udsagn uden at kende disse forhold er ikke mere end et gæt. Den gratis quickscan fra FTE TO AI giver en første indikation af dette: tolv spørgsmål, uden konto, med en indikation af, hvor stor en del af timerne i denne profil der i dag kan overtages af AI. Den fulde arbejdsscan, der lægger hele Deres virksomheds arbejde ud på denne måde, er stadig under udvikling.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.