Nagyrészt igen. A banki tranzakciók nyitott tételekhez való hozzárendelése pontosan az a típusú munka, amelyre az automatizált egyeztetés van szabva: rögzített szerkezet, magas volumen, és egy hiba, amely legtöbbször gyorsan javítható. Ahol a bankkapcsolat aktív és az egyeztetési szabályok egyértelműek, ez ma már olyan emberi munka, amelyet nagyrészt szoftver végez, egy munkatárssal, aki a megmaradt kivételeket kezeli.
Egy bankkivonat strukturált fájl: rögzített mezők az összeg, dátum, ellenszámla és leírás számára. Egy nyitott tétel a könyvelésben ugyanilyen jellegű mezőkkel rendelkezik. Az egyeztetés így nagyrészt az összeg és a hivatkozás összevetésének kérdése, és ez egy szabályok szerint futó feladat, nem egy olyan feladat, amely esetenként új mérlegelést kíván. Ehhez jön, hogy a volumen gyakran nagy: egy vállalat, amely havonta több száz vagy több ezer tranzakciót kezel, sokat nyerhet egy olyan folyamattal, amely nem áll meg kávézni.
A hibaköltségek középtájt helyezkednek el. Egy hibás egyeztetés nem érinti közvetlenül az ügyfelet, és ritkán vezet bírsághoz, de eredményezhet olyan könyvelést, amely papíron egyezik, míg a valóság más. Ezért marad szükség az ellenőrzésre, nem azért, mert a technika nem bírja, hanem mert egy egyszeri eltérés csak később mutatkozik meg, például egy hónap végi egyeztetésnél.
Egy 1240 eurós tranzakció, amelynek leírása "20345 számla", automatikusan hozzárendelődik az ehhez a számlaszámhoz és összeghez tartozó nyitott tételhez. Ez hibátlanul megy, amíg az összeg és a hivatkozás megegyezik. Ha érkezik egy részkifizetés, egy kerekített összeg, vagy egy leírás számlaszám nélkül, akkor az automatikus egyeztetés megakad, és egy munkatársnak kell megítélnie, melyik tételhez tartozik. Ez pontosan az a különbség aközött, amit egy rendszer elintéz, és amit egy embernek kell elvégeznie: nem azért, mert nehéz, hanem mert hiányzik az adat a szabály alkalmazásához.
A technika, amely ma ezt a munkát elvégzi, rpa-ként jellemezhető: szoftver, amely rögzített szabályok szerint felismeri, összehasonlítja és összekapcsolja a tranzakciókat. Ez nem egy önmagát tanító rendszer, amely maga ítéli meg, mi tartozik valószínűleg egymáshoz; ez az előre rögzített megállapodások végrehajtása. Ez azt is jelenti, hogy az eredmény minősége azon megállapodások minőségétől függ, nem a szoftver okosságától.
Két feltétel határozza meg, hogy ez működik-e egy vállalatnál. Először egy aktív bankkapcsolat: a kivonatok automatizált beérkezése nélkül a könyvelésben nincs mit egyeztetni. Másodszor egyértelmű egyeztetési szabályok: minél egyértelműbb a megállapodás arról, mi számít egyezésnek, annál kevesebb marad egy munkatárs számára. Ha az egyik hiányzik, a munka automatikusan visszakerül a kézi ellenőrzéshez, és ez akkor nem a technika hibája, hanem a mögötte álló felépítésé.
Egy olyan vállalatnál, amely a bank mellett több fizetési szolgáltatón keresztül dolgozik, ez némileg másképp áll: ott az is szerepet játszik, hogyan van kialakítva a fizetési szolgáltatók tranzakcióinak egyeztetése, mert ez nem következik automatikusan egy bankkapcsolatból. És egy olyan vállalatnál, ahol sok részkifizetés vagy eltérő hivatkozás fordul elő, a kézi munka aránya nagyobb marad, mint egy vállalatnál, ahol állandó, felismerhető fizetési folyamatok vannak.
Ez a feladat egy szélesebb körben érvényes mintát szemléltet: az a munka, amely szabályok szerint zajlik és nagy volumenben fordul elő, hamarabb kerül át szoftverhez, mint az a munka, amely esetenkénti megítélést igényel. Ugyanezt a mintát látjuk a beszerzési számlák könyvelési rendszerbe rögzítésénél és a beszerzési számlák lejárati határidejének figyelésénél a határidőben történő kifizetés érdekében, mindkettő rögzített szerkezetű és ismétlődő feladat. Egy vállalatnál, ahol ugyanezek a folyamatok kevésbé szabványosítottak, ez az elmozdulás lassabban zajlik, nem azért, mert az AI ott kevesebbre képes, hanem mert az alapokat még meg kell teremteni.
Ami megmarad, nem véletlen: az a rész, amelyhez olyan ítélet szükséges, amely nem fér bele egy szabályba. Aki ezt pontosan szeretné feltérképezni a saját könyvelése számára, jól teszi, ha megnézi a nyitott tételek listájának összeállítása adósok és hitelezők számára témát is, mert ezek a két feladat a gyakorlatban gyakran összefüggnek.
Ez nem személyzeti tanács és nem alapozza meg egy funkciókkal vagy létszámmal kapcsolatos döntést. Amit egy szervezet a felszabaduló kapacitással tesz, az a szervezet saját döntése. Ha felmerül egy kérdés a munkavállalói részvétellel kapcsolatban az ilyen jellegű folyamatok átalakításánál, akkor arra saját törvényi előírások vonatkoznak; lásd mikor illetékes ebben az üzemi tanács.
Hogy ez az elmozdulás az Önök saját könyvelésénél már ennyire előrehaladott-e, az a bankkapcsolatuktól és az egyeztetési szabályaik pontosságától függ. Ez vállalatonként eltérő, és egy kijelentés e adatok ismerete nélkül nem több mint tippelés. Az FTE TO AI ingyenes gyorsfelmérése ehhez ad egy első jelzést: tizenkét kérdés, fiók nélkül, jelzéssel arról, hogy ebben a profilban az órák mekkora hányadát lehet ma az AI-val átvenni. A teljes munkafelmérés, amely az Önök teljes vállalatának munkáját ilyen módon bontja ki, még fejlesztés alatt áll.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.