Till stor del ja. Att koppla banktransaktioner till öppna poster är precis den typ av arbete som automatiserad matchning är gjord för: en fast struktur, höga volymer och ett fel som oftast snabbt går att åtgärda. Där bankkopplingen är aktiv och matchningsreglerna är tydliga är detta redan idag ett arbete som till stor del utförs av mjukvara, med en medarbetare som hanterar de kvarvarande undantagen.
Ett kontoutdrag är en strukturerad fil: fasta fält för belopp, datum, motkonto och beskrivning. En öppen post i bokföringen har samma typ av fält. Matchning är då till stor del en fråga om att ställa belopp och referens mot varandra, och det är en uppgift som följer regler, inte en uppgift som kräver en ny bedömning från fall till fall. Dessutom är volymen ofta stor: ett företag med hundratals eller tusentals transaktioner per månad har mycket att vinna på en process som inte stannar för att dricka kaffe.
Felkostnaderna ligger i mitten. En felaktig koppling drabbar inte direkt en kund och leder sällan till böter, men kan göra att en bokföring ser korrekt ut på papper medan verkligheten är en annan. Därför behövs fortfarande kontroll, inte för att tekniken inte klarar det, utan för att en enstaka felmatchning ofta visar sig först senare, till exempel vid en avstämning i slutet av månaden.
En transaktion på 1 240 euro med beskrivningen "faktura 20345" kopplas automatiskt till den öppna post som har det fakturanumret och beloppet. Det går felfritt så länge belopp och referens stämmer överens. Kommer det en delbetalning, ett belopp som är avrundat, eller en beskrivning utan fakturanummer, stannar den automatiska matchningen och en medarbetare måste bedöma vilken post det gäller. Det är precis den skillnad som avgör vad ett system hanterar och vad som blir kvar för en människa: inte för att det är svårt, utan för att uppgiften saknas för att tillämpa regeln.
Tekniken som klarar detta arbete idag kan beskrivas som rpa: mjukvara som enligt fasta regler känner igen, jämför och kopplar transaktioner. Det är inget självlärande system som själv bedömer vad som troligen hör ihop; det är ett genomförande av avtal som fastställts i förväg. Det betyder också att kvaliteten på resultatet beror på kvaliteten på dessa avtal, inte på mjukvarans intelligens.
Två randvillkor avgör om detta fungerar för ett företag. För det första en aktiv bankkoppling: utan automatiserad leverans av kontoutdrag till bokföringen finns inget att matcha. För det andra tydliga matchningsregler: ju entydigare avtalet om vad som utgör en matchning, desto mindre blir kvar för en medarbetare. Saknas en av dessa två, flyttas arbetet automatiskt tillbaka till manuell kontroll, och det är då inte en brist i tekniken utan i förutsättningarna kring den.
För ett företag som arbetar via flera betalleverantörer utöver banken ser detta lite annorlunda ut: då spelar det också in hur avstämning av transaktioner från betalleverantörer är utformad, för det följer inte automatiskt av en bankkoppling. Och för ett företag där många delbetalningar eller avvikande referenser förekommer, förblir andelen manuellt arbete större än för ett företag med fasta, igenkännbara betalningsflöden.
Denna uppgift illustrerar ett mönster som gäller mer generellt: arbete som följer regler och förekommer i höga volymer flyttas snabbare till mjukvara än arbete som kräver bedömning från fall till fall. Samma mönster ser vi vid registrering av leverantörsfakturor i bokföringssystemet och vid bevakning av förfallodatum för leverantörsfakturor för att säkerställa betalning i tid, båda uppgifter med en fast struktur och upprepning. För ett företag där dessa processer är mindre standardiserade går den förskjutningen långsammare, inte för att AI kan mindre där, utan för att grunden för det ännu måste läggas.
Det som blir kvar är inte en slump: det är den del där ett omdöme behövs som inte passar in i en regel. Den som vill få klarhet i detta för den egna bokföringen gör klokt i att också titta på upprättande av lista över öppna poster för kundfordringar och leverantörsskulder, för dessa två uppgifter hänger ofta ihop i praktiken.
Detta är inget personalråd och ingen grund för ett beslut om tjänster eller bemanning. Vad en organisation gör med frigjord kapacitet är upp till organisationen själv. Om det finns en fråga kring medbestämmande vid omstrukturering av denna typ av processer gäller egna lagstadgade krav för det; se när detta ligger inom företagsnämndens ansvar.
Om denna förskjutning redan har kommit så långt i er egen bokföring beror på er bankkoppling och skärpan i era matchningsregler. Det skiljer sig från företag till företag, och ett uttalande utan att känna till dessa uppgifter är inte mer än en gissning. Den kostnadsfria snabbanalysen från FTE TO AI ger en första indikation på detta: tolv frågor, utan konto, med en indikation på hur stor andel av timmarna i denna profil som idag kan övertas av AI. Den fullständiga arbetsanalysen, som bryter ner arbetet i hela ert företag på detta sätt, är fortfarande under uppbyggnad.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.