Suures osas jah. Pangatehingute sidumine avatud kirjetega on täpselt selline töö, milleks automatiseeritud sobitamine on kohandatud: kindel struktuur, suured mahud ja viga, mida enamasti saab kiiresti parandada. Kui pangaühendus on aktiivne ja sobitamisreeglid on selged, on see juba täna töö, mida suures osas teeb tarkvara, kusjuures töötaja käsitleb ülejäänud erandjuhtumeid.
Pangaväljavõte on struktureeritud fail: kindlad väljad summa, kuupäeva, vastaskonto ja kirjelduse jaoks. Raamatupidamise avatud kirjel on samasugused väljad. Sobitamine on siis suures osas summa ja viite kõrvutamise küsimus, ja see on ülesanne, mis kulgeb reeglite järgi, mitte ülesanne, mis vajab iga juhtumi puhul uut kaalutlust. Lisaks on mahud sageli suured: ettevõttel, kellel on sadu või tuhandeid tehinguid kuus, on palju võita protsessist, mis ei peatu kohvi joomiseks.
Vea kulu jääb keskele. Vale sobitus ei mõjuta otseselt klienti ja viib harva trahvini, kuid võib jätta raamatupidamise paberil korras näivaks, samal ajal kui tegelikkus on teine. Seetõttu on kontroll ikka vajalik, mitte kuna tehnika ei saa sellega hakkama, vaid kuna üksik ebasobivus tuleb ilmsiks alles hiljem, näiteks kuu lõpu vastavuskontrolli käigus.
Tehing summas 1240 eurot kirjeldusega "arve 20345" sobitatakse automaatselt avatud kirjega, millel on see arvenumber ja summa. See toimib eksimatult seni, kuni summa ja viide kattuvad. Kui saabub osamakse, ümardatud summa või kirjeldus ilma arvenumbrita, jääb automaatne sobitus soikuma ja töötaja peab hindama, milline kirje sobib. See on täpselt vahe selle vahel, mida süsteem käsitleb ja mis jääb inimese jaoks üle: mitte kuna see on keeruline, vaid kuna puudub andmed, mille alusel reeglit rakendada.
Tehnikat, mis selle töö praegu enda kanda võtab, võib iseloomustada kui rpa-t: tarkvara, mis kindlate reeglite järgi tuvastab, võrdleb ja sobitab tehinguid. See ei ole isevahetuv süsteem, mis ise hindab, mis tõenäoliselt kokku käib; see on eelnevalt kokku lepitud kokkulepete täideviimine. See tähendab ka, et tulemuse kvaliteet sõltub nende kokkulepete kvaliteedist, mitte tarkvara nutikusest.
Kaks eeltingimust määravad, kas see ettevõttes toimib. Esiteks aktiivne pangaühendus: ilma väljavõtete automatiseeritud edastamiseta raamatupidamisse ei ole midagi sobitada. Teiseks selged sobitamisreeglid: mida ühesemad on kokkulepped selle kohta, mis moodustab sobituse, seda vähem jääb töötajale üle. Kui üks neist puudub, nihkub töö automaatselt tagasi käsitsi kontrolli juurde, ja see ei ole siis tehnika puudus, vaid selle eelnevast korraldusest tulenev puudus.
Ettevõttel, kes töötab panga kõrval mitme makseteenuse pakkujaga, on see olukord veidi teistsugune: siis mängib rolli ka see, kuidas on korraldatud makseteenuse pakkujate tehingute usaldusväärsuse tagamine, sest see ei tulene automaatselt pangaühendusest. Ja ettevõttel, kus esineb palju osamakseid või erinevaid viiteid, jääb käsitsitöö osakaal suuremaks kui ettevõttel, kus on kindlad, äratuntavad maksevoogud.
See ülesanne illustreerib mustrit, mis kehtib laiemalt: töö, mis kulgeb reeglite järgi ja esineb suures mahus, nihkub tarkvara poole kiiremini kui töö, mis vajab hindamist iga juhtumi puhul. Sama mustrit näeme ostuarvete sisestamisel raamatupidamissüsteemi ja ostuarvete tähtaegade jälgimisel õigeaegse tasumise eesmärgil, mõlemad kindla struktuuri ja kordumisega ülesanded. Ettevõttes, kus need protsessid on vähem standardiseeritud, kulgeb see nihe aeglasemalt, mitte kuna AI seal vähem suudab, vaid kuna selle aluspõhi on veel rajamata.
Jäänuk ei ole juhuslik: see on osa, kus vajatakse otsust, mis reeglisse ei mahu. Kes soovib selle oma raamatupidamises selgeks saada, tasub vaadata ka debitoorse ja kreditoorse võlgnevuse avatud kirjete nimekirja koostamist, sest need kaks ülesannet käivad praktikas sageli koos.
See ei ole personalialane nõuanne ega põhjendus ametikohti või koosseisu puudutava otsuse jaoks. Mida organisatsioon vabanenud kapatsiteediga teeb, on organisatsiooni enda otsustada. Kui selliste protsesside ümberkorraldamisel kerkib küsimus kaasotsustamisõiguse kohta, kehtivad selle jaoks omad seadusest tulenevad nõuded; vaata millal on see töönõukogu pädevuses.
Kas see nihe on teie ettevõtte raamatupidamises juba nii kaugele jõudnud, sõltub teie pangaühendusest ja sobitamisreeglite selgusest. See on ettevõtte kaupa erinev, ja väide seda teadmata on vaid oletus. FTE TO AI tasuta kiirtest annab selleks esimese suunise: kaksteist küsimust, kontot loomata, koos näitajaga, kui suure osa selle profiili tundidest saab AI täna üle võtta. Täielik töökaardistus, mis analüüsib samal viisil kogu ettevõtte tööd, on veel valmimisel.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.