Em grande medida, sim. Ligar transações bancárias a itens em aberto é exatamente o tipo de trabalho para o qual a conciliação automatizada foi concebida: uma estrutura fixa, volumes elevados e um erro que geralmente se corrige com rapidez. Onde a integração bancária está ativa e as regras de conciliação são claras, este já é hoje trabalho que era feito por pessoas mas que passou a ser feito em grande parte por software, com um colaborador a tratar as exceções remanescentes.
Um extrato bancário é um ficheiro estruturado: campos fixos para valor, data, conta de contrapartida e descrição. Um item em aberto na contabilidade tem o mesmo tipo de campos. A conciliação é então, em grande parte, uma questão de comparar valor e referência, e essa é uma tarefa que decorre segundo regras, não uma tarefa que exige uma nova ponderação em cada caso. A isto acresce que o volume costuma ser grande: uma empresa com centenas ou milhares de transações por mês tem muito a ganhar com um processo que não para para tomar café.
Os custos do erro situam-se num nível intermédio. Uma conciliação incorreta não afeta diretamente um cliente e raramente resulta numa multa, mas pode fazer com que uma contabilidade pareça correta no papel enquanto a realidade é outra. Por isso, continua a ser necessário controlo, não porque a tecnologia não consiga lidar com isso, mas porque uma única discrepância só se manifesta mais tarde, por exemplo numa reconciliação no final do mês.
Uma transação de 1.240 euros com a descrição "fatura 20345" é automaticamente associada ao item em aberto com esse número de fatura e valor. Isso corre sem erros desde que o valor e a referência coincidam. Se chegar um pagamento parcial, um valor arredondado, ou uma descrição sem número de fatura, a conciliação automática bloqueia e um colaborador tem de avaliar a que item corresponde. Essa é precisamente a distinção entre o que um sistema resolve e o que fica por resolver para uma pessoa: não porque seja difícil, mas porque falta o dado para aplicar a regra.
A tecnologia que hoje consegue tratar deste trabalho pode ser caracterizada como rpa: software que reconhece, compara e concilia transações segundo regras fixas. Não se trata de um sistema autoaprendente que avalia por si próprio o que provavelmente corresponde entre si; é a execução de acordos previamente estabelecidos. Isso significa também que a qualidade do resultado depende da qualidade desses acordos, não da inteligência do software.
Duas condições determinam se isto funciona numa empresa. Primeiro, uma integração bancária ativa: sem o fornecimento automatizado de extratos à contabilidade, não há nada para conciliar. Segundo, regras de conciliação claras: quanto mais inequívoco for o acordo sobre o que constitui uma correspondência, menos fica para um colaborador. Se faltar uma das duas, o trabalho desloca-se automaticamente de volta para o controlo manual, e isso não é então uma falha da tecnologia, mas da forma como foi organizada antecipadamente.
Numa empresa que trabalha com vários prestadores de pagamentos além do banco, isto é um pouco diferente: aí também importa a forma como a reconciliação de transações de prestadores de pagamentos está organizada, pois isso não decorre automaticamente de uma integração bancária. E numa empresa onde ocorrem muitos pagamentos parciais ou referências divergentes, a parcela de trabalho manual mantém-se maior do que numa empresa com fluxos de pagamento fixos e reconhecíveis.
Esta tarefa ilustra um padrão que se aplica de forma mais ampla: trabalho que decorre segundo regras e ocorre em grande volume desloca-se mais facilmente para o software do que trabalho que exige avaliação caso a caso. Vemos o mesmo padrão em registar faturas de compra no sistema contabilístico e em monitorizar prazos de vencimento de faturas de compra para pagamento atempado, ambas tarefas com estrutura fixa e repetição. Numa empresa onde esses mesmos processos são menos padronizados, essa mudança decorre mais lentamente, não porque a IA consiga menos nessa área, mas porque a base para tal ainda tem de ser criada.
O que sobra não é acaso: é a parte onde é necessário um julgamento que não se enquadra numa regra. Quem quiser ter isso claro para a sua própria administração, faz bem em também consultar a elaboração da lista de itens em aberto de devedores e credores, pois essas duas tarefas estão, na prática, frequentemente relacionadas.
Isto não é aconselhamento de pessoal nem fundamentação para uma decisão sobre funções ou quadro de pessoal. O que uma organização faz com a capacidade libertada é da própria organização. Se surgir uma questão relacionada com a participação dos trabalhadores na reorganização deste tipo de processos, aplicam-se então requisitos legais próprios; veja quando o conselho de empresa tem competência sobre isso.
Saber se esta mudança já vai tão longe na sua própria contabilidade depende da sua integração bancária e do rigor das suas regras de conciliação. Isso varia de empresa para empresa, e uma afirmação sem conhecer esses dados não passa de um palpite. O quickscan gratuito da FTE TO AI dá uma primeira indicação a este respeito: doze perguntas, sem necessidade de conta, com uma indicação da parte das horas deste perfil que pode hoje ser assumida pela IA. O scan de trabalho completo, que decompõe desta forma o trabalho de toda a sua empresa, ainda está em construção.
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