W przeważającej mierze tak. Łączenie transakcji bankowych z otwartymi pozycjami jest właśnie tym typem pracy, na który zautomatyzowane dopasowywanie jest ukierunkowane: stała struktura, wysokie wolumeny i błąd, który zwykle można szybko naprawić. Tam, gdzie połączenie bankowe jest aktywne a reguły dopasowywania jasne, jest to już dziś praca, która w przeważającej mierze wykonywana jest przez oprogramowanie, przy czym pracownik zajmuje się pozostałymi wyjątkami.
Wyciąg bankowy jest plikiem strukturalnym: stałe pola dla kwoty, daty, rachunku kontrahenta i opisu. Otwarta pozycja w księgowości ma podobne pola. Dopasowywanie jest więc w przeważającej mierze kwestią porównania kwoty i referencji, a to jest zadanie, które przebiega według reguł, nie zadanie, które wymaga w każdym przypadku nowej oceny. Do tego dochodzi, że wolumen jest często duży: firma z setkami lub tysiącami transakcji na miesiąc ma wiele do zyskania na procesie, który nie zatrzymuje się na przerwę na kawę.
Koszty błędów są umiarkowane. Błędne dopasowanie nie dotyka bezpośrednio klienta i rzadko prowadzi do kary, ale może sprawić, że księgowość zgadza się na papierze, gdy rzeczywistość jest inna. Dlatego kontrola pozostaje potrzebna, nie dlatego że technika tego nie potrafi, ale dlatego że pojedyncza niezgodność ujawnia się dopiero później, na przykład przy uzgadnianiu na koniec miesiąca.
Transakcja na 1240 euro z opisem "faktura 20345" zostaje automatycznie połączona z otwartą pozycją o tym numerze faktury i kwocie. To przebiega bezbłędnie, o ile kwota i referencja się zgadzają. Jeśli wpłynie płatność częściowa, kwota zaokrąglona, lub opis bez numeru faktury, automatyczne dopasowanie zatrzymuje się i pracownik musi ocenić, do której pozycji to należy. To jest właśnie rozgraniczenie między tym, co obsługuje system, a tym, co zostaje dla człowieka: nie dlatego że jest to trudne, ale dlatego że brakuje danych, aby zastosować regułę.
Technikę, która obecnie obsługuje tę pracę, można określić jako rpa: oprogramowanie, które według stałych reguł rozpoznaje, porównuje i łączy transakcje. To nie jest system samouczący się, który samodzielnie ocenia, co prawdopodobnie do siebie pasuje; to wykonanie ustaleń, które zostały wcześniej zapisane. Oznacza to również, że jakość wyniku zależy od jakości tych ustaleń, nie od sprytu oprogramowania.
Dwa warunki wstępne determinują, czy to zadziała w danej firmie. Po pierwsze, aktywne połączenie bankowe: bez zautomatyzowanego dostarczania wyciągów do księgowości nie ma nic do dopasowania. Po drugie, jasne reguły dopasowywania: im jednoznaczniejsze ustalenie co stanowi dopasowanie, tym mniej zostaje dla pracownika. Jeśli jeden z tych elementów brakuje, praca automatycznie wraca do ręcznej kontroli, a to nie jest wtedy wada techniki, lecz organizacji, która ją poprzedza.
W firmie, która pracuje z wieloma dostawcami płatności obok banku, sytuacja jest inna: wtedy odgrywa też rolę to, jak zorganizowane jest uzgadnianie transakcji od dostawców płatności, ponieważ to nie wynika automatycznie z połączenia bankowego. A w firmie, gdzie często występują częściowe płatności lub odbiegające referencje, udział pracy ręcznej pozostaje większy niż w firmie o stałych, rozpoznawalnych strumieniach płatności.
To zadanie ilustruje wzorzec, który obowiązuje szerzej: praca, która przebiega według reguł i występuje w wysokim wolumenie, przesuwa się w stronę oprogramowania wcześniej niż praca, która wymaga oceny w każdym przypadku. Ten sam wzorzec widzimy przy księgowaniu faktur zakupowych w systemie księgowym oraz przy monitorowaniu terminów płatności faktur zakupowych dla terminowej płatności, oba są zadaniami o stałej strukturze i powtarzalności. W firmie, gdzie te same procesy są mniej ustandaryzowane, to przesunięcie przebiega wolniej, nie dlatego że AI może tam mniej, ale dlatego że podstawę dla tego trzeba jeszcze stworzyć.
To, co pozostaje, nie jest przypadkiem: to część, w której potrzebna jest ocena, która nie mieści się w regule. Kto chce to sprecyzować dla własnej administracji, dobrze zrobi, sprawdzając też tworzenie listy otwartych pozycji dla dłużników i wierzycieli, ponieważ te dwa zadania w praktyce często są ze sobą powiązane.
To nie jest porada personalna i nie jest uzasadnieniem dla decyzji o funkcjach czy obsadzie. To, co organizacja robi z uwolnioną zdolnością operacyjną, zależy od samej organizacji. Jeśli pojawia się pytanie dotyczące współdecydowania przy zmianie organizacji tego rodzaju procesów, obowiązują dla tego własne wymogi prawne; zob. kiedy to leży w gestii rady zakładowej.
Czy to przesunięcie w Państwa własnej księgowości jest już tak daleko, zależy od Państwa połączenia bankowego i precyzji Państwa reguł dopasowywania. To różni się w zależności od firmy, a stwierdzenie bez znajomości tych danych jest niczym więcej niż zgadywaniem. Bezpłatny quickscan FTE TO AI daje pierwszą wskazówkę w tym zakresie: dwanaście pytań, bez konta, ze wskazaniem, jaka część godzin w tym profilu może dziś zostać przejęta przez AI. Pełny werkscan, który w ten sposób rozkłada pracę całej Państwa firmy, jest jeszcze w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.