In gran parte sì. Il collegamento delle transazioni bancarie alle partite aperte è esattamente il tipo di lavoro per cui l'abbinamento automatizzato è concepito: una struttura fissa, volumi elevati e un errore che di solito si lascia correggere in fretta. Laddove il collegamento bancario è attivo e le regole di abbinamento sono chiare, oggi questo è già lavoro umano svolto in gran parte dal software, con un collaboratore che gestisce le eccezioni residue.
Un estratto conto bancario è un file strutturato: campi fissi per importo, data, controparte e descrizione. Una partita aperta in contabilità presenta lo stesso tipo di campi. L'abbinamento è quindi in gran parte una questione di confrontare importo e riferimento, e questo è un compito che procede secondo regole, non un compito che richiede una nuova valutazione caso per caso. A ciò si aggiunge che il volume è spesso elevato: un'azienda con centinaia o migliaia di transazioni al mese ha molto da guadagnare da un processo che non si ferma per una pausa caffè.
I costi dell'errore si collocano nel mezzo. Un abbinamento errato non tocca direttamente un cliente e raramente porta a una sanzione, ma può far quadrare una contabilità sulla carta mentre la realtà è diversa. Per questo il controllo resta necessario, non perché la tecnica non ce la faccia, ma perché un singolo abbinamento errato si manifesta solo più tardi, ad esempio in una riconciliazione a fine mese.
Una transazione di 1.240 euro con descrizione "fattura 20345" viene abbinata automaticamente alla partita aperta con quel numero di fattura e quell'importo. Ciò avviene senza errori finché importo e riferimento coincidono. Se arriva un pagamento parziale, un importo arrotondato o una descrizione senza numero di fattura, l'abbinamento automatico si blocca e un collaboratore deve valutare a quale partita corrisponde. Questa è esattamente la distinzione tra ciò che un sistema gestisce e ciò che resta da fare per una persona: non perché sia difficile, ma perché manca il dato per applicare la regola.
La tecnica che oggi gestisce questo lavoro è definibile come rpa: software che, secondo regole fisse, riconosce, confronta e abbina le transazioni. Non è un sistema che apprende da sé e stima autonomamente cosa probabilmente corrisponde a cosa; è l'esecuzione di accordi stabiliti in anticipo. Ciò significa anche che la qualità del risultato dipende dalla qualità di tali accordi, non dall'intelligenza del software.
Due condizioni determinano se questo funziona in un'azienda. In primo luogo un collegamento bancario attivo: senza la trasmissione automatizzata degli estratti conto in contabilità non c'è nulla da abbinare. In secondo luogo regole di abbinamento chiare: quanto più univoco è l'accordo su cosa costituisce un abbinamento, tanto meno resta da fare per un collaboratore. Se manca una delle due, il lavoro torna automaticamente al controllo manuale, e ciò non è una carenza della tecnica ma dell'organizzazione a monte.
In un'azienda che lavora tramite più fornitori di servizi di pagamento oltre alla banca, la situazione è leggermente diversa: entra in gioco anche il modo in cui è organizzata la riconciliazione delle transazioni dei fornitori di servizi di pagamento, poiché ciò non deriva automaticamente da un collegamento bancario. E in un'azienda dove si presentano molti pagamenti parziali o riferimenti anomali, la quota di lavoro manuale resta maggiore rispetto a un'azienda con flussi di pagamento fissi e riconoscibili.
Questo compito illustra uno schema più ampio: il lavoro che procede secondo regole e si presenta in volumi elevati si sposta più facilmente verso il software rispetto al lavoro che richiede una valutazione caso per caso. Lo stesso schema lo vediamo con la registrazione delle fatture di acquisto nel sistema contabile e con il monitoraggio delle scadenze delle fatture di acquisto per un pagamento puntuale, entrambi compiti con una struttura fissa e ripetitiva. In un'azienda dove quegli stessi processi sono meno standardizzati, quello spostamento procede più lentamente, non perché l'IA lì possa fare meno, ma perché la base per essa deve ancora essere posta.
Ciò che resta non è casuale: è la parte in cui serve un giudizio che non rientra in una regola. Chi vuole avere un quadro chiaro di questo per la propria amministrazione, farebbe bene a considerare anche la predisposizione dell'elenco delle partite aperte per debitori e creditori, poiché questi due compiti nella pratica sono spesso collegati.
Questo non è un consiglio sul personale né una motivazione per una decisione su funzioni o organico. Ciò che un'organizzazione fa con la capacità liberata spetta all'organizzazione stessa. Se sorge una questione relativa alla partecipazione dei lavoratori nella riorganizzazione di questo tipo di processi, valgono i propri requisiti di legge; si veda quando ne è competente il consiglio aziendale.
Se questo spostamento è già così avanzato nella sua contabilità dipende dal suo collegamento bancario e dalla precisione delle sue regole di abbinamento. Ciò varia da azienda ad azienda, e un'affermazione senza conoscere questi dati non è altro che una supposizione. La quickscan gratuita di FTE TO AI offre una prima indicazione in merito: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore in questo profilo può oggi essere assunta dall'IA. La werkscan completa, che analizza in questo modo il lavoro dell'intera azienda, è ancora in fase di sviluppo.
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