Ve velké míře ano. Propojování bankovních transakcí s otevřenými položkami je přesně ten typ práce, na který je automatizované párování šité na míru: pevná struktura, vysoké objemy a chyba, kterou lze zpravidla rychle napravit. Tam, kde je aktivní bankovní propojení a jasně nastavená pravidla párování, jde dnes už z velké části o práci, kterou vykonává software, přičemž zaměstnanec řeší pouze zbývající výjimky.
Bankovní výpis je strukturovaný soubor: pevná pole pro částku, datum, protiúčet a popis. Otevřená položka v účetnictví má stejný druh polí. Párování je pak z velké části otázkou porovnání částky a reference, a to je úkol, který probíhá podle pravidel, nikoli úkol, který u každého jednotlivého případu vyžaduje nové zvažování. K tomu se přidává skutečnost, že objem je často velký: firma se stovkami nebo tisíci transakcí měsíčně na tom hodně získá díky procesu, který se nezastavuje na kávu.
Náklady spojené s chybou leží někde uprostřed. Nesprávné spárování se nedotkne přímo zákazníka a málokdy vede k pokutě, ale může způsobit, že účetnictví na papíře sedí, zatímco skutečnost je jiná. Proto zůstává kontrola nutná, ne proto, že by to technika nezvládla, ale proto, že se jedno nesprávné spárování projeví až později, například při odsouhlasení na konci měsíce.
Transakce ve výši 1 240 eur s popisem „faktura 20345“ se automaticky spáruje s otevřenou položkou s tímto číslem faktury a částkou. To proběhne bezchybně, pokud se částka a reference shodují. Pokud přijde částečná platba, zaokrouhlená částka nebo popis bez čísla faktury, automatické párování se zastaví a zaměstnanec musí posoudit, ke které položce transakce patří. To je přesně ten rozdíl mezi tím, co zvládne systém, a tím, co zůstane na člověku: ne proto, že by to bylo obtížné, ale proto, že chybí údaj potřebný k použití pravidla.
Technika, která tuto práci dnes zvládá, se dá charakterizovat jako rpa: software, který podle pevných pravidel rozpoznává, porovnává a páruje transakce. Nejde o samoučící se systém, který si sám odhaduje, co k sobě pravděpodobně patří; jde o provádění dohod, které byly stanoveny předem. To také znamená, že kvalita výsledku závisí na kvalitě těchto dohod, nikoli na chytrosti softwaru.
Zda to ve firmě funguje, určují dvě okrajové podmínky. Zaprvé aktivní bankovní propojení: bez automatizovaného dodávání výpisů do účetnictví není co párovat. Zadruhé jasná pravidla párování: čím jednoznačnější je dohoda o tom, co znamená shodu, tím méně zůstává na zaměstnanci. Pokud jedna z těchto podmínek chybí, práce se automaticky vrací zpět k ruční kontrole, a to pak není nedostatek techniky, ale nedostatek jejího nastavení.
U firmy, která kromě banky pracuje s více platebními poskytovateli, je situace poněkud jiná: tam hraje roli i to, jak je nastaveno odsouhlasování transakcí od platebních poskytovatelů, protože to automaticky nevyplývá z bankovního propojení. A u firmy, kde se často vyskytují částečné platby nebo odlišné reference, zůstává podíl ruční práce větší než u firmy s pevnými, snadno rozpoznatelnými platebními toky.
Tento úkol ilustruje širší platný vzorec: práce, která probíhá podle pravidel a vyskytuje se ve vysokém objemu, se přesouvá k softwaru dříve než práce, která vyžaduje posouzení u každého jednotlivého případu. Stejný vzorec vidíme u zaúčtování přijatých faktur do účetního systému a u hlídání splatnosti přijatých faktur kvůli včasné úhradě, obou úkolů s pevnou strukturou a opakováním. U firmy, kde jsou tytéž procesy méně standardizované, probíhá tento posun pomaleji, ne proto, že by tam AI zvládla méně, ale proto, že základ pro to je ještě třeba položit.
Co zůstává, není náhoda: je to část, kde je zapotřebí úsudek, který nezapadá do pravidla. Kdo si to chce pro vlastní administrativu ujasnit, udělá dobře, když se podívá i na sestavení seznamu otevřených položek pohledávek a závazků, protože tyto dva úkoly spolu v praxi často souvisí.
Toto není personální doporučení ani podklad pro rozhodnutí o funkcích či personálním obsazení. Co organizace udělá s uvolněnou kapacitou, je na organizaci samotné. Pokud jde o otázku spoluúčasti zaměstnanců při přeuspořádání tohoto druhu procesů, platí pro to vlastní zákonné požadavky; viz kdy o tom rozhoduje podniková rada.
Zda je tento posun u vašeho vlastního účetnictví již tak daleko, závisí na vašem bankovním propojení a přesnosti vašich pravidel párování. To se liší firmu od firmy, a výrok bez znalosti těchto údajů je jen odhad. Bezplatný quickscan od FTE TO AI k tomu poskytuje první orientaci: dvanáct otázek, bez nutnosti účtu, s indikací, jakou část hodin v tomto profilu je dnes možné převést na AI. Kompletní pracovní scan, který tímto způsobem rozebere práci celé vaší firmy, se ještě připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.