Suurelta osin kyllä. Pankkitapahtumien yhdistäminen avoimiin eriin on juuri sitä työtä, jota automaattinen täsmäytys tekee parhaiten: kiinteä rakenne, suuret volyymit ja virhe, joka on tavallisesti nopeasti korjattavissa. Kun pankkiyhteys on aktiivinen ja täsmäytyssäännöt selkeät, tämä on jo tänään ihmistyötä, jonka ohjelmisto tekee suurelta osin, ja työntekijä käsittelee jäljelle jäävät poikkeukset.
Tiliote on jäsennelty tiedosto: kiinteät kentät summalle, päivämäärälle, vastatilille ja selitteelle. Kirjanpidon avoimella erällä on samantyyppiset kentät. Täsmäytys on siis pitkälti summan ja viitteen vertailua toisiinsa, ja se on tehtävä, joka etenee sääntöjen mukaan, ei tehtävä, joka vaatii tapauskohtaisesti uutta harkintaa. Lisäksi volyymi on usein suuri: yrityksellä, jolla on satoja tai tuhansia tapahtumia kuukaudessa, on paljon voitettavaa prosessista, joka ei pysähdy kahvitauolle.
Virhekustannukset ovat keskitasoa. Väärä täsmäytys ei vaikuta suoraan asiakkaaseen ja johtaa harvoin sanktioon, mutta se voi saada kirjanpidon täsmäämään paperilla, vaikka todellisuus on toinen. Siksi valvonta pysyy tarpeellisena, ei siksi, että tekniikka ei siitä selviäisi, vaan siksi, että yksittäinen virhetäsmäytys tulee esiin vasta myöhemmin, esimerkiksi kuukauden lopun täsmäytyksessä.
1 240 euron tapahtuma, jonka selite on "lasku 20345", täsmäytetään automaattisesti avoimeen erään, jolla on sama laskunumero ja summa. Se toimii virheettömästi, kunhan summa ja viite täsmäävät. Jos saapuu osasuoritus, pyöristetty summa tai selite ilman laskunumeroa, automaattinen täsmäytys pysähtyy ja työntekijän on arvioitava, mikä erä kuuluu yhteen. Se on juuri se ero sen välillä, mitä järjestelmä hoitaa ja mikä jää ihmisen tehtäväksi: ei siksi, että se olisi vaikeaa, vaan siksi, että puuttuu tieto, jolla sääntöä voisi soveltaa.
Tekniikkaa, joka tästä työstä nyt selviää, voidaan luonnehtia rpa:ksi: ohjelmistoksi, joka tunnistaa, vertailee ja yhdistää tapahtumia kiinteiden sääntöjen mukaan. Se ei ole itseoppiva järjestelmä, joka itse arvioi, mikä todennäköisesti kuuluu yhteen; se on ennalta sovittujen sääntöjen toteutusta. Se tarkoittaa myös, että tuloksen laatu riippuu näiden sopimusten laadusta, ei ohjelmiston älykkyydestä.
Kaksi reunaehtoa määrittää, toimiiko tämä yrityksessä. Ensinnäkin aktiivinen pankkiyhteys: jos tiliotteet eivät siirry kirjanpitoon automaattisesti, ei ole mitään täsmäytettävää. Toiseksi selkeät täsmäytyssäännöt: mitä yksiselitteisempi sopimus siitä, mikä muodostaa täsmäytyksen, sitä vähemmän jää työntekijän tehtäväksi. Jos toinen näistä puuttuu, työ siirtyy automaattisesti takaisin manuaaliseen tarkistukseen, eikä se ole tällöin tekniikan puute vaan sen taustalla olevan järjestelyn puute.
Yrityksessä, joka toimii pankin lisäksi useiden maksupalveluntarjoajien kautta, tilanne on hieman toinen: siihen vaikuttaa myös, miten maksupalveluntarjoajien tapahtumien täsmäytys on järjestetty, sillä se ei seuraa automaattisesti pankkiyhteydestä. Ja yrityksessä, jossa esiintyy paljon osasuorituksia tai poikkeavia viitteitä, käsityön osuus pysyy suurempana kuin yrityksessä, jolla on vakiintuneet, tunnistettavat maksuvirrat.
Tämä tehtävä havainnollistaa laajemmin pätevää kaavaa: työ, joka etenee sääntöjen mukaan ja esiintyy suurina volyymeina, siirtyy ohjelmistolle herkemmin kuin työ, joka vaatii tapauskohtaista harkintaa. Samaa kaavaa näemme kohdissa ostolaskujen kirjaaminen kirjanpitojärjestelmään ja ostolaskujen eräpäivien valvonta ajallaan maksamiseksi, molemmat tehtäviä, joilla on kiinteä rakenne ja toistuvuus. Yrityksessä, jossa samat prosessit ovat vähemmän standardoituja, tämä muutos etenee hitaammin, ei siksi, että AI pystyisi siellä vähempään, vaan siksi, että perusta sille pitää vielä luoda.
Se, mikä jää jäljelle, ei ole sattumaa: se on osa, joka vaatii harkintaa, joka ei mahdu sääntöön. Joka haluaa saada tämän tarkennettua omaan kirjanpitoonsa, kannattaa tarkastella myös debiitorien ja kreditorien avoimien erien luettelon laatiminen, sillä nämä kaksi tehtävää liittyvät käytännössä usein toisiinsa.
Tämä ei ole henkilöstöneuvo eikä perusta päätökselle toimenkuvista tai henkilöstömäärästä. Se, mitä organisaatio tekee vapautuneella kapasiteetilla, on organisaation itsensä päätettävissä. Jos kyseeseen tulee yhteistoimintakysymys tällaisten prosessien uudelleenjärjestelyssä, sovelletaan siihen omia lakisääteisiä vaatimuksia; ks. milloin yritysneuvosto on asiassa toimivaltainen.
Se, onko tämä muutos omassa kirjanpidossanne jo näin pitkällä, riippuu pankkiyhteydestänne ja täsmäytyssääntöjenne tarkkuudesta. Se vaihtelee yrityksittäin, ja lausunto näitä tietoja tuntematta ei ole enempää kuin arvaus. FTE TO AI:n maksuton pikatesti antaa siihen ensimmäisen suuntaviivan: kaksitoista kysymystä, ei tiliä, ja arvio siitä, kuinka suuri osa tämän profiilin tunneista on tänään AI:n hoidettavissa. Koko yrityksenne työn tällä tavoin läpivalottava täysi työskannaus on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.