Uglavnom da. Povezivanje bankovnih transakcija s otvorenim stavkama upravo je vrsta posla za koju je automatizirano usklađivanje krojeno: fiksna struktura, visoki obujam i pogreška koja se obično lako i brzo ispravlja. Gdje je bankovna veza aktivna i pravila usklađivanja jasna, ovo je danas već posao koji u velikoj mjeri obavlja softver, uz djelatnika koji obrađuje preostale iznimke.
Bankovni izvadak je strukturirana datoteka: fiksna polja za iznos, datum, protuknjigu i opis. Otvorena stavka u knjigovodstvu ima istu vrstu polja. Usklađivanje je tada uglavnom stvar uspoređivanja iznosa i referencije, a to je zadatak koji se odvija prema pravilima, ne zadatak koji za svaki slučaj traži novu procjenu. Uz to, obujam je često velik: tvrtka sa stotinama ili tisućama transakcija po mjesecu ima mnogo koristi od procesa koji ne staje na kavu.
Troškovi pogreške smješteni su u sredini. Pogrešno povezivanje ne pogađa izravno klijenta i rijetko dovodi do kazne, ali može učiniti da knjigovodstvo na papiru odgovara, dok stvarnost izgleda drugačije. Zato je nadzor i dalje potreban, ne zato što tehnika to ne može podnijeti, nego zato što se pojedinačna nepodudarnost pokaže tek kasnije, na primjer prilikom usklađivanja na kraju mjeseca.
Transakcija od 1.240 eura s opisom "faktura 20345" automatski se povezuje s otvorenom stavkom s tim brojem fakture i iznosom. To ide besprijekorno sve dok se iznos i referencija podudaraju. Ako stigne djelomično plaćanje, iznos koji je zaokružen, ili opis bez broja fakture, automatsko usklađivanje se zaustavlja i djelatnik mora procijeniti kojoj stavci to pripada. To je upravo razlika između onoga što sustav obrađuje i onoga što ostaje za čovjeka: ne zato što je teško, nego zato što nedostaje podatak potreban za primjenu pravila.
Tehniku koja danas može obaviti ovaj posao možemo opisati kao rpa: softver koji prema fiksnim pravilima prepoznaje, uspoređuje i povezuje transakcije. To nije sustav koji sam uči i sam procjenjuje što vjerojatno pripada zajedno; to je izvršenje dogovora koji su unaprijed utvrđeni. To znači i da kvaliteta rezultata ovisi o kvaliteti tih dogovora, a ne o pameti softvera.
Dva preduvjeta određuju hoće li ovo funkcionirati u vašoj tvrtki. Prvo, aktivna bankovna veza: bez automatizirane dostave izvadaka u knjigovodstvo nema ničega za usklađivanje. Drugo, jasna pravila usklađivanja: što je jednoznačniji dogovor o tome što čini podudaranje, to manje ostaje za djelatnika. Ako jedan od ta dva uvjeta nedostaje, posao se automatski vraća na ručnu provjeru, i to tada nije nedostatak tehnike, nego nedostatak postavljanja prije nje.
U tvrtki koja radi preko više platnih posrednika uz banku, situacija je malo drugačija: tada je važno i kako je uređeno usklađivanje transakcija platnih posrednika, jer to ne slijedi automatski iz bankovne veze. A u tvrtki gdje se često javljaju djelomična plaćanja ili odstupajuće referencije, udio ručnog rada ostaje veći nego u tvrtki s fiksnim, prepoznatljivim platnim tokovima.
Ovaj zadatak oslikava obrazac koji vrijedi šire: posao koji se odvija prema pravilima i javlja se u velikom obujmu prije se seli u softver od posla koji za svaki slučaj traži procjenu. Isti obrazac vidimo kod knjiženja ulaznih faktura u knjigovodstveni sustav i kod praćenja datuma dospijeća ulaznih faktura radi pravovremenog plaćanja, oba zadatka s fiksnom strukturom i ponavljanjem. U tvrtki gdje su ti isti procesi manje standardizirani, taj pomak ide sporije, ne zato što AI tamo može manje, nego zato što temelj za to još treba postaviti.
Ono što preostaje nije slučajno: to je dio za koji je potrebna procjena koja ne staje u pravilo. Tko to želi razjasniti za vlastito knjigovodstvo, dobro čini i da pogleda izradu popisa otvorenih stavki potraživanja i obveza, jer ta dva zadatka u praksi često idu zajedno.
Ovo nije savjet o kadrovima i nije obrazloženje za odluku o radnim mjestima ili formaciji. Što organizacija radi s oslobođenim kapacitetom, stvar je same organizacije. Ako se pri preustroju ovakvih procesa javi pitanje suodlučivanja zaposlenika, za to vrijede vlastiti zakonski zahtjevi; pogledajte kada o tome odlučuje radničko vijeće.
Je li ovaj pomak već stigao do vašeg vlastitog knjigovodstva, ovisi o vašoj bankovnoj vezi i o preciznosti vaših pravila usklađivanja. To je različito od tvrtke do tvrtke, i izjava bez poznavanja tih podataka nije ništa više od nagađanja. Besplatni brzi test tvrtke FTE TO AI daje za to prvu naznaku: dvanaest pitanja, bez registracije računa, s naznakom kojeg dijela sati u ovom profilu je danas moguće prepustiti AI-u. Potpuni radni test, koji na ovaj način rasklapa posao vaše cijele tvrtke, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.