Предимно да. Свързването на банкови транзакции с открити позиции е точно типът работа, за която е пригодено автоматизираното съпоставяне: постоянна структура, високи обеми и грешка, която обикновено може бързо да се отстрани. Там, където банковата връзка е активна и правилата за съпоставяне са ясни, това вече е работа, която днес до голяма степен се извършва от софтуер, като служител обработва останалите изключения.
Банковото извлечение е структуриран файл: фиксирани полета за сума, дата, насрещна сметка и описание. Открита позиция в счетоводството има същия вид полета. Съпоставянето тогава е предимно въпрос на сравняване на сума и референция едно спрямо друго, а това е задача, която протича по правила, не задача, която изисква нова преценка за всеки отделен случай. Освен това обемът често е голям: компания със стотици или хиляди транзакции месечно има много да спечели от процес, който не спира да пие кафе.
Разходите от грешки са в средния диапазон. Погрешно съпоставяне не засяга директно клиент и рядко води до глоба, но може да накара счетоводството да изглежда точно на хартия, докато действителността е различна. Затова контролът остава необходим, не защото технологията не може да се справи, а защото едно единствено несъответствие се проявява едва по-късно, например при равнение в края на месеца.
Транзакция от 1 240 евро с описание „фактура 20345“ се съпоставя автоматично с откритата позиция с този номер на фактура и сума. Това протича безпогрешно, докато сумата и референцията съвпадат. Ако постъпи частично плащане, сума, която е закръглена, или описание без номер на фактура, автоматичното съпоставяне спира и служител трябва да прецени коя позиция отговаря. Точно това е разграничението между това, което системата обработва, и това, което остава за човек: не защото е трудно, а защото липсва данните, за да се приложи правилото.
Технологията, която се справя с тази работа сега, може да се характеризира като rpa: софтуер, който по фиксирани правила разпознава, сравнява и съпоставя транзакции. Това не е самообучаваща се система, която сама преценява какво вероятно принадлежи заедно; това е изпълнение на предварително установени договорености. Това означава също, че качеството на резултата зависи от качеството на тези договорености, не от интелигентността на софтуера.
Две гранични условия определят дали това работи при дадена компания. Първо, активна банкова връзка: без автоматизирано доставяне на извлечения в счетоводството няма какво да се съпоставя. Второ, ясни правила за съпоставяне: колкото по-еднозначна е договореността какво прави съпоставяне, толкова по-малко остава за служителя. Ако едно от двете липсва, работата автоматично се връща обратно към ръчна проверка, и това тогава не е недостатък на технологията, а на организацията пред нея.
При компания, която работи чрез множество доставчици на разплащания наред с банката, това стои малко по-различно: тогава влиза в игра и как е организирано съгласуването на транзакции от доставчици на разплащания, защото това не следва автоматично от банкова връзка. А при компания, при която се срещат много частични плащания или отклоняващи се референции, делът на ръчната работа остава по-голям, отколкото при компания с постоянни, разпознаваеми платежни потоци.
Тази задача илюстрира модел, който важи по-общо: работа, която протича по правила и се среща в голям обем, се измества по-скоро към софтуер, отколкото работа, която изисква преценка за всеки отделен случай. Същия модел виждаме при въвеждане на входящи фактури в счетоводната система и при следене на падежите на входящи фактури за навременно плащане, и двете задачи с постоянна структура и повторяемост. При компания, при която същите тези процеси са по-малко стандартизирани, това изместване протича по-бавно, не защото ИИ може по-малко там, а защото основата за него тепърва трябва да бъде положена.
Това, което остава, не е случайност: това е частта, при която е необходима преценка, която не се вписва в правило. Който иска да изясни това за собствената си администрация, добре би направил да разгледа и съставянето на списък на открити позиции за дебитори и кредитори, защото тези две задачи на практика често са свързани.
Това не е съвет за персонал и не е обосновка за решение относно длъжности или щатно разписание. Какво прави дадена организация с освободен капацитет, е въпрос на самата организация. Ако възниква въпрос относно съучастието на представителния орган на служителите при преструктурирането на подобни процеси, за това важат собствени законови изисквания; вижте кога представителният орган на служителите има думата.
Дали това изместване вече е стигнало толкова далеч при вашето собствено счетоводство, зависи от вашата банкова връзка и точността на вашите правила за съпоставяне. Това е различно за всяка компания, а твърдение без да са известни тези данни е не повече от предположение. Безплатният бърз тест на FTE TO AI дава първа индикация за това: дванадесет въпроса, без акаунт, с индикация каква част от часовете в този профил може днес да бъде поета от ИИ. Пълният работен анализ, който по този начин разгражда работата на цялата ви компания, все още е в разработка.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.