In parte. Segnalare che un termine di conservazione è scaduto e preparare i documenti per la distruzione o l'anonimizzazione è ben automatizzabile. La decisione definitiva di procedere effettivamente alla distruzione resta in capo a una persona, con una motivazione del perché ciò sia giusto così.
Tre assi determinano il quadro: compliance, strutturabilità e volume.
La strutturabilità è alta. Un termine di conservazione è una regola: il documento di tipo X viene conservato per Y anni, dopodiché segue la distruzione o l'anonimizzazione. È esattamente il tipo di logica che un sistema può applicare senza bisogno di interpretazione. Il volume è medio: non ogni azienda ha migliaia di documenti al giorno che raggiungono la scadenza, ma non è nemmeno un compito occasionale. C'è un flusso continuo di fascicoli che superano il termine.
L'asse della compliance è quello che fa pendere la bilancia. Questo si posiziona a 1, il più sfavorevole degli otto assi, e non è un caso. La distruzione del documento sbagliato, troppo presto o troppo tardi, non è recuperabile. Un fascicolo cliente che scompare troppo presto mentre è ancora in corso una controversia legale è un problema che non si può risolvere con una correzione. Un fascicolo che scompare troppo tardi può costituire una violazione del GDPR. Anche i costi dell'errore ottengono un punteggio basso: il danno di un errore non è marginale, è potenzialmente irreversibile.
Di contro, strutturabilità, contatto con il cliente, aspetto fisico e creatività ottengono tutti un punteggio favorevole all'automazione. Non è necessaria alcuna azione fisica, salvo per gli archivi cartacei, non c'è alcun colloquio con il cliente e non è richiesta alcuna valutazione creativa per fascicolo. In sostanza si tratta di applicare una regola a una grande quantità di dati. È esattamente ciò in cui il software è bravo, purché la regola stessa sia corretta e ci sia una persona che verifica l'ultimo passaggio.
Un responsabile archivio di un'organizzazione di medie dimensioni gestisce un sistema di gestione documentale in cui confluiscono fascicoli del personale, fatture e contratti clienti. Per le fatture vige un termine di conservazione legale di sette anni, per i fascicoli di candidatura dei candidati rifiutati di quattro settimane, per i contratti spesso la durata più un certo numero di anni. Un sistema con regole per tipo di documento può segnalare automaticamente quali documenti raggiungono il termine e contrassegnarli per l'azione. Questo evita al responsabile archivio la ricerca manuale nelle cartelle in base alla data di scadenza, un compito che, con un archivio in crescita, richiederebbe altrimenti sempre più tempo.
Ciò che il sistema non fa in autonomia è premere il pulsante. Per la distruzione definitiva è necessario un controllo a quattro occhi: qualcuno che conferma che il documento contrassegnato può effettivamente essere eliminato, e qualcun altro che lo verifica. Questo passaggio non esiste per diffidare della tecnologia, ma perché un fascicolo distrutto non è recuperabile se la politica dei termini di conservazione avrebbe dovuto prevedere un'eccezione, ad esempio per una causa legale in corso o una richiesta di informazioni.
La tecnologia adatta in questo caso è l'rpa: software che, secondo regole fisse, identifica, contrassegna e prepara i documenti. Funziona a condizione che esista una politica fissa dei termini di conservazione per tipo di documento. Senza tale politica nessun sistema ha un punto di riferimento, e allora la valutazione per fascicolo resta lavoro umano. Le organizzazioni che hanno già automatizzato questo aspetto hanno generalmente prima definito in modo coerente i propri termini di conservazione per categoria di documento, spesso in relazione a come archiviano anche i contratti e li rendono reperibili tramite un sistema che archivia i contratti e li mantiene ricercabili. Chi non ha ancora messo in ordine questo aspetto dovrà prima compiere quel passo prima che l'automazione della distruzione diventi realistica.
In un'azienda con un archivio piccolo e gestibile e poche tipologie di documenti, la differenza tra automatico e manuale è limitata: un responsabile archivio riusciva comunque a tenerne il controllo. In un'organizzazione con migliaia di fascicoli, tipologie di documenti diverse e termini variabili, il controllo manuale si arena sul volume, e la segnalazione automatica diventa più utile. Anche il settore gioca un ruolo: nella sanità e nel settore finanziario vigono termini più rigorosi e talvolta diversi rispetto ad altri settori, il che richiede una gestione delle regole più precisa. Questo si collega a come un calendario di compliance con scadenze può essere gestito automaticamente, dove vale la stessa logica di regole fisse e approvazione umana.
Il confine non sta nella segnalazione, ma nella decisione. Non appena un documento riguarda un'eccezione, una controversia in corso, uno status legale particolare, è necessaria una valutazione che un sistema di regole non possiede. È lo stesso confine che si vede nel monitoraggio dei rinnovi contrattuali e dei termini di disdetta, dove il sistema segnala ma una persona valuta. Chi discute questo tema all'interno della propria organizzazione farebbe bene a considerare anche come si inserisce la partecipazione dei lavoratori, ad esempio attraverso il percorso per informare il consiglio dei lavoratori sull'impiego dell'IA. Se l'introduzione di tali sistemi incide su funzioni o compiti dei dipendenti, si applicano requisiti legali specifici in materia di partecipazione dei lavoratori e politica del personale, a prescindere dalla questione tecnica di ciò che un sistema può fare.
La domanda se questo riguardi la sua organizzazione dipende da quante tipologie di documenti gestisce, quanto è già stata definita in modo coerente la sua politica dei termini di conservazione e quanti fascicoli all'anno raggiungono il termine. Questo varia molto per settore; chi vuole sapere come questo tipo di automazione si rapporti ad altri compiti operativi trova un quadro più ampio nella panoramica di cosa può assumere l'IA nel settore dei trasporti, come esempio di come gli stessi assi si manifestino in un altro contesto.
La quickscan gratuita di FTE TO AI è composta da dodici domande, senza necessità di un account, e fornisce un'indicazione di quale parte delle ore nel suo profilo può essere oggi assunta dall'IA. La scansione completa del lavoro, che analizza il lavoro di un'azienda compito per compito, è ancora in fase di sviluppo.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.