Chi gestisce un portafoglio contratti conosce il rischio: un termine di preavviso viene mancato, un contratto si rinnova automaticamente a condizioni sfavorevoli, e nessuno se ne accorge. Il compito in sé non è complicato. Si tratta di tenere traccia di dati: data di inizio, durata, termine di preavviso, regola di rinnovo. Quando questi dati sono registrati in modo strutturato da qualche parte, segnalare quando è necessaria un'azione è esattamente il tipo di lavoro in cui l'IA è brava. La domanda non è se un sistema possa riconoscere una data, ma se le informazioni sottostanti siano registrate in modo affidabile e univoco.
Il compito ottiene un punteggio alto in termini di struttura: un contratto ha una data di fine, un termine di preavviso e una regola di rinnovo, e nella maggior parte dei casi questi sono registrati esplicitamente. È necessaria poca azione fisica, e non serve creatività per stabilire che una scadenza si sta avvicinando. Un agente può scorrere quotidianamente un sistema di gestione contratti o un'agenda, applicare le regole di rinnovo e dare tempestivamente un segnale alla persona responsabile. Questo è esattamente ciò che accade già oggi nelle aziende che hanno i propri dati contrattuali in ordine: il sistema segnala, il contract manager valuta e decide.
La ragione per cui questo non è una trasferibilità completa risiede in tre assi che qui sono decisivi. I costi di errore sono elevati: un termine di preavviso mancato può prolungare involontariamente un contratto per anni, con conseguenze finanziarie che superano di gran lunga i costi del monitoraggio stesso. Una scadenza mancata non si può semplicemente recuperare, il che rende rischiosa la segnalazione automatica senza controllo. Inoltre, nonostante la struttura, resta comunque necessario un margine di giudizio: questo rinnovo è desiderato, occorre negoziare, c'è una ragione strategica per non disdire proprio ora? Questo tipo di valutazioni va oltre ciò a cui un compito può rispondere basandosi puramente su date.
Un contract manager gestisce centinaia di contratti con fornitori. Nella maggior parte dei casi la domanda è semplice: il contratto prosegue automaticamente, o deve succedere qualcosa? Un agente segnala sessanta giorni prima del termine di preavviso che un contratto con un fornitore si rinnova automaticamente alle condizioni attuali. Per un contratto di routine con un piccolo fornitore, questo è sufficiente: il contract manager confirma, e il rinnovo prosegue oppure viene disdetto. Per un grande fornitore strategico la situazione è diversa. Lì il rinnovo potrebbe essere proprio il momento per negoziare su prezzo o condizioni, e questo richiede una valutazione che il sistema non può fare. Il segnale è lo stesso in entrambi i casi; il seguito no.
Questa valutazione cambia in base alla qualità dei dati sottostanti. Se i dati contrattuali sono sparsi in e-mail, PDF e file Excel separati senza una registrazione centrale, la struttura nella pratica è molto più bassa di quanto sembri sulla carta, e prima occorre creare ordine prima che un agente possa assumersi qualcosa qui. Se invece il portafoglio contratti è registrato in modo strutturato, con regole di rinnovo chiare e un percorso di escalation fisso verso la persona responsabile, la parte trasferibile è più ampia e affidabile. Anche la natura dei contratti ha un ruolo: un'organizzazione con soprattutto contratti standard con fornitori ha un profilo di rischio diverso da un'organizzazione con accordi complessi e negoziati, dove un rinnovo richiede sempre una valutazione di contenuto.
Per far funzionare questo in modo affidabile, le date di fine e le regole di rinnovo per contratto devono essere registrate in modo univoco, e deve esistere un percorso di escalation verso chi alla fine decide. Senza queste due condizioni, la segnalazione è inaffidabile oppure manca il seguito nel momento in cui conta. Questo si collega anche a obblighi più ampi: chi monitora i contratti spesso deve tenere conto anche dei termini di conservazione e del momento in cui i documenti possono essere distrutti, di un calendario di compliance in cui le scadenze vengono tenute centralmente, e talvolta della redazione dei contratti successivi stessi, un compito che comporta considerazioni diverse dal monitoraggio dei contratti esistenti. Chi basa decisioni relative al personale sulla capacità liberata in questo ruolo, deve peraltro rendersi conto che per questo valgono requisiti legali propri; non è una conclusione che deriva da un calcolo delle ore.
Il nucleo di questo compito non è che l'IA decide, ma che l'IA segnala e una persona valuta. Questa distinzione è esattamente il punto centrale della supervisione umana sull'IA nella pratica: non ogni segnale è una decisione, e non ogni approvazione è lo stesso lavoro della valutazione stessa. Nel monitoraggio dei contratti questo significa un sistema che segnala, e un responsabile che approva con motivazione o interviene.
Se questo significhi per la sua organizzazione che gran parte del monitoraggio dei contratti è automatizzabile, dipende da come si presentano attualmente i suoi dati contrattuali. La quickscan gratuita fornisce una prima indicazione a riguardo: dodici domande, senza account, con una stima di quale parte delle ore in questo tipo di lavoro è oggi trasferibile all'IA. La scansione di lavoro completa, che calcola questo per ciascun compito nella sua organizzazione, è ancora in fase di sviluppo.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.