I pagamenti che arrivano tramite fornitori di pagamento online (si pensi a Mollie, Stripe, Adyen) devono essere riconciliati con le fatture di vendita e con i movimenti bancari su cui il denaro alla fine compare. Si tratta di un lavoro di corrispondenza: mettere a confronto importi, riferimenti e date per stabilire quale fattura corrisponde a quale pagamento e quale pagamento corrisponde a quale movimento bancario. Lavoro tipico di contabili e collaboratori amministrativi, con un collegamento al fornitore di pagamento e il sistema contabile come strumenti.
Tre assi sono qui decisivi: struttura, volume e costo degli errori.
Il compito è piuttosto strutturato (4 su 5). Un pagamento ha un importo, una data, un riferimento o un ID di transazione. Una fattura presenta lo stesso tipo di caratteristiche. Il confronto è essenzialmente un'operazione aritmetica e logica, non un compito che richiede l'interpretazione di una situazione. Il volume è elevato (5 su 5): in un negozio online o presso un fornitore di servizi con molte transazioni di piccolo importo, questo arriva rapidamente a centinaia o migliaia di righe al mese, ed è esattamente il tipo di ripetizione in cui il confronto automatizzato mostra il suo valore.
Il costo degli errori è tuttavia piuttosto basso (2 su 5): una corrispondenza errata significa una fattura che viene erroneamente registrata come pagata, oppure un movimento bancario attribuito al cliente sbagliato. Questo tipo di errori emerge, ma spesso solo alla chiusura successiva o in seguito al reclamo di un cliente che riceve un sollecito per una fattura già pagata. Per questo motivo, un'automazione completa senza controllo non è una buona idea, anche se il compito stesso si presta bene a essere strutturato.
Lo spazio di giudizio (2) è limitato ma non nullo: la stragrande maggioranza delle corrispondenze è univoca, una piccola parte richiede una decisione (pagamento parziale, differenza di valuta, transazione doppia). La conformità (3) entra in gioco perché la riconciliazione fa parte di un'amministrazione finanziaria affidabile, con requisiti di verificabilità che non derivano dal collegamento stesso ma dal modo in cui un'azienda deve poter rendere conto della propria contabilità. Il contatto con i clienti (5), il lavoro fisico (5) e la creatività (5) non sono qui in questione; questo compito si svolge interamente all'interno di sistemi, non a un banco o in una conversazione.
Un esempio: un negozio online riceve tramite un fornitore di pagamento centinaia di pagamenti alla settimana, ciascuno con un riferimento di transazione rintracciabile nel sistema contabile. Con un collegamento attivo e regole di corrispondenza chiare (importo più riferimento, oppure importo più data più nome del cliente se il riferimento manca), un processo RPA può concludere autonomamente la maggior parte di queste corrispondenze. Ciò che resta è un elenco di eccezioni: importi discordanti, riferimenti mancanti, registrazioni doppie. Quell'elenco viene affiancato dal collaboratore ai documenti originali, che valuta con un'approvazione o un rifiuto, motivato. È questa la forma che qui si adatta: l'IA esegue il confronto, una persona supervisiona ciò che non risulta automaticamente corretto.
In un'altra azienda la situazione è diversa. Senza un collegamento attivo con il fornitore di pagamento, o con pagamenti che arrivano tramite fogli di calcolo separati, manca la struttura su cui si basa il confronto e il lavoro torna a essere una ricerca manuale. In un'azienda con molti pagamenti parziali, sconti e note di credito, lo spazio di giudizio aumenta e diminuisce la quota che può avvenire senza supervisione. Le condizioni di base non sono quindi decorative: senza collegamento e senza regole di corrispondenza chiare, questo resta un compito prevalentemente svolto da persone, con o senza l'ambizione di automatizzarlo.
La riconciliazione non è un caso isolato. Chi ha già in gran parte automatizzato la creazione e l'invio delle fatture di vendita spesso constata che il confronto dall'altro lato diventa automaticamente più semplice, perché i riferimenti sono più coerenti. Lo stesso vale sul lato degli acquisti: la registrazione delle fatture di acquisto nel sistema contabile e il monitoraggio delle scadenze delle fatture di acquisto per un pagamento puntuale sono compiti di corrispondenza simili con assi pro e contro simili. Le aziende che esaminano questi compiti fianco a fianco vedono spesso un quadro coerente: il lavoro strutturato e ad alto volume si sposta verso sistemi con supervisione sulle eccezioni, mentre il lavoro con molto spazio di giudizio o contatto con i clienti, come si vede in cosa può assumere l'IA nella ristorazione o nella risposta e smistamento delle telefonate, si adatta più lentamente. Anche la creazione di un elenco delle partite aperte per debitori e creditori si basa sulla stessa logica di corrispondenza e sulla stessa dipendenza da collegamenti puliti.
Questo non è una consulenza in materia di personale né un motivo per rivedere le funzioni. Se e come un'organizzazione ridistribuisce le ore liberate è una scelta del datore di lavoro stesso; per le decisioni che riguardano il personale valgono requisiti legali propri, indipendenti da quanto qui viene stabilito riguardo al compito. Quanto riportato qui è una valutazione del lavoro, non delle persone che oggi lo svolgono.
Se la riconciliazione nella sua azienda possa avvenire in gran parte o solo in piccola parte in automatico dipende dal collegamento che ha con il suo fornitore di pagamento e da quanto univoche sono le sue regole di corrispondenza. La quickscan gratuita, dodici domande, senza account, fornisce un'indicazione di quale parte delle ore in questo profilo può essere oggi assunta dall'IA. La scansione completa del lavoro, che analizza il lavoro della sua azienda fino al livello dei singoli compiti, è ancora in fase di sviluppo.
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