La redazione di documenti di trasporto consiste nella creazione di CMR, bolle di consegna e altri documenti di spedizione necessari per mettere in trasporto una spedizione. Presso un addetto logistico o uno spedizioniere, ciò avviene solitamente in un sistema TMS o ERP, sulla base di dati d'ordine già registrati. La domanda non è se questo possa mai essere automatizzato, ma cosa sia già possibile oggi.
Tre assi determinano qui il quadro: la strutturazione, il volume e la compliance.
La strutturazione ottiene un punteggio alto. Un CMR segue un formato fisso, una bolla di consegna segue un formato fisso, e i dati che devono comparirvi -- mittente, destinatario, numero di colli, peso, numero di riferimento -- sono già presenti nel sistema d'ordine. Non è necessario alcun testo, solo il recupero e l'inserimento di dati. È esattamente il lavoro per cui è stata creata l'automazione basata su regole (RPA): prelevare dati dal sistema A e inserirli nei campi corretti del sistema B o di un modello di documento.
Il volume rafforza questo aspetto. Per ogni spedizione ciò deve avvenire di nuovo, il che significa che un piccolo vantaggio di tempo per documento si moltiplica su centinaia o migliaia di spedizioni al mese. Dove il volume è elevato e il lavoro si ripete, la probabilità che l'automazione si ripaghi è massima.
La compliance ottiene un punteggio più basso, 2, e ciò gioca qui a favore: un CMR è un documento legale con campi obbligatori fissi. C'è poco margine di interpretazione su ciò che deve contenere, il che rende più facile controllare la correttezza dell'output rispetto a documenti in cui bisogna valutare autonomamente cosa sia conforme.
Il margine di giudizio si attesta a 4, e ciò rende immediatamente il quadro più sfumato. Non ogni spedizione è standard. Una sostanza pericolosa, una destinazione doganale eccezionale, un cliente con una condizione di consegna particolare: tutto ciò richiede un controllo che va oltre il semplice recupero dei dati. Chi organizza qui l'automazione senza riconoscere queste eccezioni corre il rischio che documenti errati escano dalla porta con la stessa rapidità di quelli corretti.
A ciò si aggiunge il costo dell'errore, pari a 3. Un CMR errato può portare a una spedizione respinta, una bolla di consegna errata a una consegna sbagliata presso il cliente. Non è catastrofico, ma nemmeno trascurabile. Ecco perché l'assetto più praticabile oggi non è la sostituzione completa, ma la generazione automatica con uno sguardo umano sulle anomalie: il sistema compone il documento, un collaboratore approva o respinge ciò che si discosta dal modello standard.
La creatività ottiene un punteggio di 1, il che è logico: non c'è nulla da formulare o da inventare, solo da strutturare. Ciò rende il compito adatto all'automazione, ma significa anche che c'è poco margine per lavorare in modo più intelligente tramite modelli linguistici AI. Questo è lavoro di regole, non lavoro di scrittura.
La tecnologia adatta qui è l'RPA: software che recupera dati e compone documenti secondo regole fisse. Non un'AI generativa che produce testo libero, ma uno script che preleva i dati d'ordine dal TMS o dall'ERP e li inserisce nel formato di documento corretto. Ciò funziona finché sono soddisfatte due condizioni: i formati dei documenti sono standardizzati, ed esiste un collegamento con i dati d'ordine. Senza tale collegamento, qualcuno continuerà a digitare manualmente, e senza un formato standard occorre riflettere di nuovo sull'impostazione per ogni eccezione.
Presso un'azienda che invia soprattutto spedizioni standard all'interno dell'UE, con un numero limitato di clienti e condizioni di consegna fisse, la sostituzione è ampia: quasi tutti i documenti seguono lo stesso schema. Presso uno spedizioniere che opera a livello internazionale con requisiti doganali variabili, sostanze pericolose e accordi specifici per cliente, la quota di lavoro automatizzabile è inferiore, e una parte maggiore rimane in carico al collaboratore che riconosce le eccezioni.
Questa dipendenza dalla standardizzazione segue la stessa logica valida per l'elaborazione delle fatture di acquisto e per la registrazione di una bolla di ricezione nel sistema: quanto più strutturata è la fonte, tanto maggiore è la parte che può avvenire senza intervento umano. Più avanti nel processo logistico la situazione è di nuovo diversa, come nel caso dell'assegnazione delle ubicazioni di magazzino o del prelievo e imballaggio delle merci, dove le operazioni fisiche pongono un limite diverso.
Questa non è una dichiarazione su chi svolga oggi questo compito o su chi dovrebbe continuare a svolgerlo. Ciò che un'organizzazione fa con le ore liberate non rientra in questa analisi; le decisioni che riguardano il personale hanno i propri requisiti legali e non spetta a questa sede valutarle.
Gli otto assi utilizzati qui -- dalla strutturazione alla compliance -- costituiscono la base fissa di ogni valutazione dei compiti. Come funziona esattamente questa valutazione è illustrato in una pagina dedicata, per chi desidera vedere da dove provengono i punteggi. Per chi vuole guardare oltre questo singolo compito: quale lavoro nella logistica può essere svolto dall'AI ne offre una panoramica.
Per i documenti di trasporto vale quanto segue: la parte strutturata e ad alto volume si presta alla composizione automatica, le eccezioni richiedono ancora uno sguardo di controllo. Quanto della sua produzione documentale rientri nella prima parte e quanto nella seconda varia da azienda a azienda e dipende da quanto uniformi siano le sue spedizioni.
La quickscan gratuita fornisce una prima indicazione in merito: dodici domande, senza account, con una stima della quota di ore nel suo profilo che oggi può essere svolta dall'AI. La scansione completa del lavoro, che scompone il lavoro di un'intera azienda in compiti e lo traduce in capacità in termini di fte, è ancora in fase di sviluppo.
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