Sulla base delle liste dei materiali e delle quantità d'ordine si determina quali materiali e quantità sono necessari, e se è necessario un rifornimento. Questo è lavoro del pianificatore o dell'addetto agli acquisti, svolto nel sistema ERP o nel sistema di gestione delle scorte. È un lavoro di calcolo con una fonte fissa e una domanda fissa: lista dei materiali moltiplicata per la quantità d'ordine, confrontata con ciò che è disponibile.
Tre assi sono decisivi: strutturabilità, volume e costo degli errori.
La strutturabilità è alta. Una lista dei materiali è un elenco fisso di componenti e quantità per prodotto finito. Una quantità d'ordine è un numero. Il calcolo che segue — quantità necessaria moltiplicata per la quantità, meno ciò che è a scorta, è rifornimento — è una regola di calcolo senza margine di interpretazione. Non c'è alcun momento in cui qualcuno deve decidere cosa un cliente "in realtà" intende, come nell'interpretazione di una richiesta vaga di un cliente. Le regole sono fissate nella gestione delle liste dei materiali.
Il volume è alto. Per ogni ordine, ogni giorno, questo calcolo deve essere rifatto. Con centinaia di ordini a settimana, questo arriva rapidamente a costituire una parte sostanziale delle ore di un pianificatore o addetto agli acquisti. Un lavoro che si ripete spesso e varia poco è esattamente il tipo di lavoro in cui un agente AI guadagna tempo: non perché sia complesso, ma perché è tanto.
Il costo degli errori si colloca nella fascia media, e questo è il motivo del controllo. Un calcolo materiale errato non porta immediatamente a una situazione pericolosa o a un problema legale, ma può portare a un ordine che si blocca sulla linea di produzione perché manca materiale, o a scorte inutilmente elevate perché è stato ordinato troppo. Questo costa denaro e tempo per essere corretto, ma è generalmente reversibile. Per questo si adatta qui un agente AI che esegue il calcolo e propone un rifornimento, con una persona che approva il risultato prima che venga effettivamente effettuato un riordino o venga inoltrato un ordine di acquisto a un fornitore.
Gli altri assi mostrano perché questo non è un compito che viene affidato all'AI senza controllo.
Lo spazio di giudizio ottiene un punteggio di 3: ci sono situazioni in cui un pianificatore fa un'eccezione, ad esempio perché un fornitore consegna in modo poco affidabile o perché un cliente ha un ordine urgente che rompe l'ordine normale. La conformità ottiene un punteggio di 4, il che significa che a questo compito in sé sono legati pochi obblighi legali, ma che le conseguenze di un calcolo errato — troppo poco materiale per una consegna critica — possono comunque ripercuotersi sugli accordi con i clienti.
Contatto con i clienti, lavoro fisico e creatività non sono qui in gioco: si tratta di un calcolo interno, non di una conversazione né di un'azione fisica. Questo non frena l'automazione, semplicemente non è una soglia rilevante per questo compito.
Per questo compito è impiegabile un agente AI: un sistema che combina autonomamente la lista dei materiali con la quantità d'ordine, consulta il livello delle scorte e formula una proposta di rifornimento. La persona valuta questa proposta, approva o respinge, e interviene in caso di eccezioni.
Questo funziona solo a due condizioni. In primo luogo, le liste dei materiali devono essere aggiornate: se una lista dei materiali manca di un componente o indica una quantità errata, l'AI continua a calcolare in modo impeccabile su una base sbagliata. In secondo luogo, i livelli delle scorte devono essere affidabili: se il sistema di gestione delle scorte non corrisponde a ciò che si trova effettivamente sullo scaffale, anche il calcolo del rifornimento risulta errato. Le aziende in cui le merci in entrata vengono ricevute e registrate in modo strutturato hanno generalmente questa condizione a posto; le aziende in cui questo avviene ancora manualmente e in modo irregolare si scontrano con un muro di dati imprecisi prima ancora che il calcolo stesso diventi un problema.
In un'azienda con un numero limitato di prodotti fissi e liste dei materiali chiare, questo compito è quasi completamente automatizzabile, con un leggero controllo a posteriori. In un'azienda con molto lavoro su misura, fornitori variabili e liste dei materiali che differiscono leggermente per ogni ordine, resta più lavoro in cui un pianificatore deve valutare personalmente se il calcolo è corretto e se è necessaria un'eccezione. Anche la qualità dei sistemi sottostanti fa la differenza: un'azienda che mantiene costantemente aggiornati il proprio ERP e sistema di gestione delle scorte guadagna più ore liberate rispetto a un'azienda in cui questi dati sono in ritardo.
Questo cambiamento è anche collegato ad altre parti della gestione aziendale. Chi automatizza il calcolo dei materiali nota spesso che anche i passaggi successivi come l'ordinazione e la ricezione sono da rivedere, e questo vale più in generale per gli ambienti di produzione — si veda cosa può assumere l'AI nel settore degli impianti per capire come questo tipo di compiti sia collegato alla pianificazione e alla logistica dei materiali. Anche nell'amministrazione stessa il quadro si sta evolvendo: quale lavoro amministrativo l'AI sta già assumendo oggi mostra che regole di calcolo simili si presentano spesso anche lì.
Questo non è un consiglio sul personale né un motivo per trarre conclusioni sulle funzioni. Cosa fa un datore di lavoro con le ore liberate è una decisione del datore di lavoro stesso; per questo valgono requisiti legali propri su cui questa pagina non si esprime. Ciò che qui viene descritto è il compito in sé: quale parte è sufficientemente strutturata per un agente AI, e quale parte continua a richiedere controllo.
Se il calcolo dei materiali nella sua situazione sia in gran parte trasferibile dipende da quanto sono aggiornate le sue liste dei materiali e quanto è affidabile la sua registrazione delle scorte. La quickscan gratuita di dodici domande, senza account, fornisce una prima indicazione di quale parte delle ore in questo profilo sia oggi trasferibile all'AI. La werkscan completa, che analizza il lavoro della sua azienda compito per compito, è ancora in fase di costruzione.
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