Djelomično. Knjiženje i uparivanje ulaznog računa s narudžbom i primkom moguće je u velikoj mjeri automatizirati, ali ne potpuno i ne bez ljudskog nadzora. Zadatak se sastoji od prepoznatljivog, ponovljivog dijela koji AI danas već svladava, i manjeg dijela koji zahtijeva provjeru od strane čovjeka. Taj posljednji dio nije nebitan: riječ je o novcu koji izlazi iz poduzeća i o pravilima kojima knjigovodstvo mora udovoljavati.
Ulazni račun je u većini poduzeća strukturiran dokument: fiksan obrazac dobavljača, broja računa, iznosa, PDV-a i stavki koje se podudaraju s narudžbom. Ta strukturiranost, u kombinaciji s velikim obujmom, čini ovo upravo onom vrstom zadatka za koju se AI dokazao. Kod stotina ili tisuća računa mjesečno, dobit po računu je mala, ali zbroj u oslobođenim satima znatan. Nije potreban ni kontakt s klijentom niti fizička radnja: riječ je o obradi teksta u erp okruženju ili sustavu za skeniranje računa, a to je upravo vrsta posla u kojoj je AI danas dobar.
Primjer: račun stalnog dobavljača za sto komada artikla X, s iznosom koji se podudara s narudžbom i primkom koja potvrđuje isporuku. Sustav prepoznaje dobavljača i kodove artikala, uparuje tri dokumenta i priprema račun za plaćanje. Nijedan čovjek nije morao pogledati ovo sve dok se plaćanje ne predloži na odobrenje.
Tri osi to zadržavaju na razini "djelomično": usklađenost s propisima, troškovi pogreške i prostor za procjenu. Račun koji se ne poklapa — odstupajući iznos, nedostajuća primka, novi dobavljač bez utvrđenih dogovora — traži procjenu koja ide dalje od prepoznavanja obrazaca. Zašto je iznos drukčiji? Je li to pogreška, promjena cijene koja nije provedena, ili opravdana dodatna naknada? To je pitanje s razlogom u pozadini, a taj razlog mora netko moći odobriti ili odbiti.
Tome se pridružuje aspekt usklađenosti s propisima: knjigovodstvo mora biti točno, mora ostati provjerljivo i unatrag, a pogreška u administraciji dobavljača košta više od vremena potrebnog da se ispravi. Kod odstupanja, os troškova pogreške dakle nije dovoljno niska da bi se rizik prepustio isključivo sustavu. To je razlog i zašto je ovo drukčije nego, primjerice, registriranje primke u sustavu, kod čega manje financijskih posljedica izravno proizlazi iz same radnje.
Tehnologija koja to omogućuje je prepoznavanje teksta: OCR koji učitava račun i izvlači podatke, povezan sa sustavom uparivanja koji uspoređuje narudžbu, primku i račun. Kvaliteta tog prepoznavanja određuje koliko toga automatski prolazi. Kod čistog skupa podataka — stalni dobavljači, digitalni računi, dosljedni brojevi narudžbi — udio automatski obrađenog dijela je visok. Kod mnogo pojedinačnih dobavljača, papirnih računa ili odstupajućih formata taj udio je znatno niži, i posao se pomiče od "AI to radi" prema "AI radi pripremu, čovjek procjenjuje iznimku".
Ishod jako ovisi o tome koliko je nabava standardizirana. Poduzeće s malim brojem stalnih dobavljača i strogom PO-disciplinom — svaka narudžba unaprijed zabilježena — može automatski uparivati veliki dio računa. Poduzeće s mnogo jednokratnih nabava, usmenim dogovorima ili dobavljačima koji dostavljaju račune na različite načine, ostaje s mnogo više iznimki koje čovjek mora pregledati. Uređenost susjednih procesa također igra ulogu: ako su narudžbe kod dobavljača već strukturirano unesene u sustav, uparivanje pri primitku računa jednostavnije je nego kad ta informacija nedostaje ili je nepotpuna.
Ovo nije savjet o kadrovima niti podloga za odluku o radnom mjestu ili zaposleniku. Pitanje ovdje je koji dio posla, po sadržaju zadatka, dolazi u obzir za automatizaciju, a ne što organizacija s tim ishodom radi u kadrovskoj politici. Za odluke koje utječu na radni odnos vrijede posebni zakonski zahtjevi; više o tome kako se korištenje AI-a i zaštita zaposlenika povezuju stoji na stranici o AI uredbi i vašim zaposlenicima. Tko želi širu slika o tome kako se ta promjena odvija u uredskom radu, to pronalazi u pregledu što AI može preuzeti u poslovnim uslugama.
Da biste vidjeli kako se to odražava na vaš vlastiti proces obveza prema dobavljačima, potrebno je pogledati udio standardiziranih računa, kvalitetu povezanosti s narudžbama i obradu pogrešaka koja već danas postoji. Besplatni brzi test tvrtke FTE TO AI daje prvu smjernicu u tome: dvanaest pitanja, bez registracije, s indikacijom kojeg dijela sati u profilu poput ovog danas AI može preuzeti. Potpuna radna analiza, koja to izračunava na razini zadatka za cijelo poduzeće, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.