Veći dio pripremnog rada oko periodičnog sastanka uprave moguće je podržati AI-jem, ali ne bez ljudskog nadzora. Sastavljanje dnevnog reda, prikupljanje dokumenata i obavještavanje sudionika tri su podzadatka različitog karaktera, i te razlike zajedno određuju odgovor. To nije zadatak koji AI tiho preuzima, ali ni zadatak koji potpuno izmiče AI-ju: to je zadatak u kojem agent obavlja posao, a čovjek pregledava rezultat prije nego što izađe iz kuće.
Strukturiranost (3): periodični sastanak obično ima fiksnu strukturu — prethodne akcijske točke, stalne stavke dnevnog reda, prostor za ad hoc teme. Ta prepoznatljiva struktura djelomično omogućuje automatizaciju procesa. No sadržaj se svaki put razlikuje: koji su dokumenti relevantni, koja tema dobiva prednost, ne može se uhvatiti u predložak. Otuda srednja ocjena, a ne visoka.
Prostor za prosudbu (3): netko mora procijeniti je li dokument za raspravu zreo za stavljanje na dnevni red, treba li se tema odgoditi ili koji sudionik treba koje informacije. AI-sustav može pripremiti tu procjenu — nacrt dnevnog reda, izbor dokumenata — ali konačnu odluku i dalje donosi čovjek. To je upravo obrazac nadzora s obrazloženjem odobrenja ili odbijanja, a ne potpunog preuzimanja.
Opseg (4): ovo je posao koji se ponavlja svaki tjedan ili mjesec, uglavnom istim koracima: pretraživanje mapa, provjera popisa sudionika, slanje podsjetnika. Velik opseg, ponavljajući obrazac — to je upravo situacija u kojoj AI-agent oslobađa vrijeme, jer se troškovi izgradnje takve podrške isplate kroz mnoga ponavljanja.
Preostale osi potvrđuju sliku bez da je mijenjaju. Kontakt s klijentima (5) i fizička prisutnost (5) gotovo da ne igraju ulogu — riječ je o internom, digitalnom poslu, što olakšava automatizaciju. Kreativnost (2) je slabo potrebna: riječ je o uređivanju, a ne o osmišljavanju novih ideja. Troškovi pogreške (4) i usklađenost s propisima (4) relativno su povoljni: pogrešno postavljena stavka dnevnog reda neugodna je, ali rijetko šteti, a ne postoje strogi zakonski zahtjevi za izradu dnevnog reda. Zbog toga je rizik od pogreške ograničen, što ostavlja prostor za automatiziran pripremni proces uz naknadnu ljudsku kontrolu.
Agent s pristupom sustavu za upravljanje dokumentima i alatu za dnevni red izrađuje nacrt dnevnog reda na temelju akcijskih točaka s prethodnog sastanka, prikuplja pripadajuće dokumente iz strukture mapa i šalje pozivnicu s prilozima sudionicima. Direktor ili voditelj ureda pregledava nacrt dnevnog reda, odgađa jednu temu, dodaje dokument koji agent nije mogao pronaći i odobrava pozivnicu prije nego što se pošalje. Agent obavlja istraživački posao; čovjek donosi prosudbu.
U poduzeću bez fiksne strukture dnevnog reda — gdje se svaki sastanak iznova osmišljava — strukturiranost opada, a time i prikladnost za automatizaciju. U poduzeću gdje se sastanci uprave uglavnom bave strateškim promjenama smjera, prostor za prosudbu veći je, pa priprema uglavnom ostaje ljudski posao, iako agent i dalje može prikupljati dokumente. A bez pristupa središnjem sustavu za upravljanje dokumentima — ako su dokumenti razasuti po poštanskim sandučićima i osobnim mapama — nedostaje preduvjet koji ovaj zadatak čini prikladnim za agenta.
Ovaj zadatak nije odvojen od ostatka posla uprave. Ono što se raspravlja na sastanku negdje se mora zabilježiti, a je li AI u stanju bilježiti i priopćavati donesene odluke posebno je pitanje sa svojim vlastitim odgovorom. Dio dnevnog reda često se odnosi na status tekućih projekata, a tu se ova tema dodiruje s pitanjem kako AI može nadzirati napredak projekta u odnosu na plan. A tko jednom uvidi da se dnevni redovi i dokumenti mogu djelomično automatizirano podržati, često naiđe na pitanje može li se podržati i delegiranje zadataka i odgovornosti timu — zadatak drugačijeg profila, jer je tamo prostor za prosudbu obično veći.
U poduzećima s fiksnom strukturom sastanaka i dobro popunjenim sustavom za upravljanje dokumentima, ovaj pripremni posao već je danas velikim dijelom moguće podržati agentom, uz čovjeka koji daje posljednji pogled. U poduzećima bez te strukture, ili s vrlo promjenjivim sastancima, malo je toga za automatizirati dok ti preduvjeti nedostaju. Razlika nije u ambiciji poduzeća, nego u tome koliko je proces već predvidiv prije nego što se u njega uvede AI-sustav.
Pitanje vrijedi li ovo konkretno za vaš sastanak ovisi o strukturi vašeg dnevnog reda, upravljanju dokumentima i o tome koliko je predvidiv vaš ciklus sastanaka. Prvu naznaku toga daje besplatni brzi test: dvanaest pitanja, bez potrebe za računom, s procjenom kojeg dijela sati u ovom profilu danas može preuzeti AI. Cjeloviti radni test, koji ovakve zadatke kartira za cijelu vašu organizaciju, još je u izradi. Želite li znati što takva promjena konkretno donosi nakon nekog vremena, pročitajte što pokazuje ponovno mjerenje o mjerenju tog učinka.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.