Administrativni djelatnik ili management assistant koji svakodnevno popunjava izjave, ugovore i pisma na temelju fiksnog predloška, obavlja posao koji na prvi pogled izgleda vrlo prikladan za AI. Repetitivan je, prati fiksni obrazac, a unos obično već dolazi iz sustava. Ipak, odgovor nije jednostavno da. Odgovor je djelomično, a koji dio ovisi o tome kako su predložak i izvorni podaci uređeni u konkretnoj tvrtki.
Tri osi ovdje određuju ishod: strukturiranost, obujam i troškovi pogrešaka.
Strukturiranost je visoka. Predložak za radnu potvrdu ili standardni ugovor ima fiksna polja na fiksnim mjestima: ime, datum, iznos, funkcija. To je upravo vrsta tekstualnog posla koju AI danas dobro obavlja, jer je struktura dokumenta već utvrđena, a zadatak se svodi na ispravno popunjavanje polja na temelju dostupnih podataka.
Obujam je jednako povoljan. Tvrtke koje proizvode velik broj istih dokumenata, agencija za privremeno zapošljavanje koja svaki mjesec sastavlja stotine ugovora o radu, općina koja iznova izdaje istu izjavu, imaju više koristi od usmjeravanja ovog procesa nego tvrtka koja takav dokument sastavlja tek nekoliko puta godišnje. Kod niskog obujma vrijeme potrebno za uspostavu procesa često nije razmjerno vremenu koje se time u konačnici uštedi.
Troškovi pogrešaka nalaze se u sredini i upravo su razlog zašto ovo nije potpuno preuzimanje, već zadatak s ljudskim nadzorom. Pogrešno unesen iznos u ugovoru, zamijenjeno ime u izjavi, netočan datum, to nisu kozmetičke pogreške. Mogu dovesti do pravne nejasnoće ili dokumenta koji treba ponovno izraditi. Zato je i dalje potreban trenutak provjere: AI popunjava, djelatnik odobrava ili odbija, s razlogom.
Prostor za prosudbu je nizak, što zadatak upravo čini prikladnijim za automatizaciju: potrebno je malo tumačenja o tome što treba stajati u dokumentu, to je već utvrđeno u predlošku i izvornim podacima. Kreativnost je gotovo odsutna, i to također ide u prilog AI-ju: ništa se ne smišlja, samo se popunjava. Usklađenost (compliance) igra ulogu čim je riječ o ugovorima ili službenim izjavama, što znači da utvrđeni koraci odobravanja ostaju relevantni, neovisno o tome tko sastavlja dokument.
Management assistant mjesečno sastavlja deset do dvadeset standardnih pisama: potvrde, izjave, kratke izmjene ugovora. Podaci se već nalaze u sustavu za osoblje. Ovdje je korak od podataka do dokumenta dobro automatiziran: AI može sastaviti pismo na temelju predloška i izvornih podataka, nakon čega asistent čita, provjerava i šalje. Vrijeme koje preostaje ne odlazi na tipkanje teksta, nego na njegovu procjenu.
U drugoj tvrtki, gdje se svaki ugovor pojedinačno pregovara i svako pismo mora biti tonom i sadržajem malo drugačije, situacija je drukčija. Tamo je strukturiranost niža, prostor za prosudbu veći, i zadatak se pomiče prema ljudskom radu. Ista vrsta dokumenta, ugovor o radu, pismo, izjava, može tako u jednoj tvrtki biti u velikoj mjeri automatizirana, a u drugoj uglavnom ostati ručni posao. Razlika nije u vrsti dokumenta, već u tome koliko je predložak standardiziran i jesu li izvorni podaci već negdje u sustavu, ili ih tek treba potražiti ili zatražiti.
Ova promjena ne nastupa u nekom budućem trenutku kada će sve biti "gotovo". Ona se već sada nalazi u pitanju je li organizacija standardizirala svoje predloške i sredila svoje izvorne podatke. Tvrtka u kojoj svaki djelatnik vodi vlastitu verziju ugovora, s vlastitim oblikovanjem i vlastitim varijantama, ne može taj proces jednostavno prepustiti AI-ju, čak ni djelomično. Tvrtka s jednim utvrđenim predloškom po vrsti dokumenta i podacima koji se već strukturirano vode, u drugačijoj je poziciji.
Ovaj posao popunjavanja dokumenata često je povezan s drugim administrativnim zadacima koji se odvijaju u istom uredu. Tko pogleda kako se digitalizira i čini pretraživim ulazni papirnati arhiv, često vidi isto pitanje: jesu li podaci već strukturirani, ili ih tek treba izvući iz papira. I sortiranje i raspoređivanje ulazne pošte dotiče ovu temu, jer su mnoga standardna pisma odgovor na nešto što stiže. A način na koji se opći e-mail pretinac razvrstava često određuje koji dokumenti uopće trebaju biti sastavljeni, i na temelju kojih podataka.
O kadrovskim posljedicama ove promjene ne dajemo izjavu: ako oslobođeni sati budu povod za odluku o osoblju, za to vrijede vlastite zakonske obveze, neovisno o ovoj analizi.
Hoće li ovo za vašu organizaciju predstavljati mali ili znatan dio administrativnih sati, ovisi o tome koliko se vaših dokumenata već temelji na fiksnim predlošcima i koliko se izvornih podataka već nalazi u sustavu umjesto na papiru ili raspršeno po pojedinačnim datotekama. To se razlikuje od tvrtke do tvrtke, i upravo je zato generička izjava ovdje nedostatna.
Besplatni quickscan od dvanaest pitanja, bez potrebe za računom, daje naznaku koji dio sati u ovakvom dokumentacijskom poslu AI danas može preuzeti. Potpuni werkscan, koji rad cijele tvrtke rastavlja na zadatke i po zadatku preračunava u fte-kapacitet, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.