Prilikom isporuke ili povrata potrebno je izraditi naljepnice, otpremnice i ponekad carinske dokumente. To se odvija na temelju podataka koji već negdje postoje u sustavu: adresa, težina, sadržaj, odredište. Pitanje je može li AI preuzeti taj proces i koji dio sati djelatnika obrade narudžbi ili logističkog djelatnika time postaje slobodan.
Odgovor je da, uz napomenu. Ovo je jedan od zadataka za koji nisu potrebni ni najnoviji AI modeli: robotic process automation (RPA) je dovoljan, i mnoge tvrtke to već ovako rade.
Tri osi presudne su: strukturiranost, obujam i prostor za prosudbu.
Strukturiranost dobiva ocjenu 5. Naljepnica za dostavu prati fiksni format, otpremnica prati fiksni format, carinski dokument prati fiksni format koji je propisala sama carina. Nije potrebno nikakvo tumačenje o tome što treba stajati na dokumentu — to je fiksirano u predlošku i ulaznim podacima.
Obujam također dobiva ocjenu 5. Ovo nije zadatak koji se pojavljuje nekoliko puta tjedno; kod tvrtke određene veličine radi se o desecima do tisućama pošiljki dnevno. Što je obujam veći, to je ušteda vremena po automatiziranom koraku veća, i to se ulaganje u integracije brže isplaćuje.
Prostor za prosudbu dobiva ocjenu 5, što je ovdje povoljno: nema puno toga za odvagnuti. Sustav zna težinu, odredište i vrstu pošiljke, i iz toga mehanički slijedi koji dokument s kojim sadržajem se generira. Ne postoji situacija u kojoj djelatnik mora procijeniti koji je dokument najbolji — to pitanje jednostavno ne postoji.
Kreativnost dobiva ocjenu 5, što u ovom slučaju znači da kreativnost nije potrebna — to je ovdje prednost, ne nedostatak. Kontakt s klijentom dobiva ocjenu 4: obično nema izravnog kontakta prilikom izrade tih dokumenata, iako promjena adrese može stići putem upita klijenta, čime se ovaj zadatak dodiruje s onim što se događa i kod provjere i komunikacije statusa narudžbe.
Fizička komponenta dobiva ocjenu 3, i to je razlog zašto ovo nije potpuno uredski zadatak: naljepnica na kraju mora biti zalijepljena na kutiju, a to ostaje ljudski posao, ili posao za neku drugu vrstu automatizacije, a ne AI. Sama izrada dokumenta je digitalna; lijepljenje nije.
Troškovi grešaka i usklađenost obje dobivaju ocjenu 3, i to zaslužuje pažnju. Pogrešna adresa na otpremnici uzrokuje povrat pošiljke. Netočan carinski dokument može zaustaviti pošiljku na granici, s posljedicama u vidu kazni ili kašnjenja. To nije katastrofalan rizik kao kod financijskog izvještavanja — otuda srednja ocjena — no nije ni beznačajno. Zato preduvjet kod ovog zadatka nije neobvezan: generiranje dokumenata je dobro onoliko koliko su dobri podaci na kojima se temelji.
Webshop koji dostavlja isključivo unutar zemlje s jednom fiksnom integracijom s dostavnim partnerom, može danas ovo praktički potpuno prepustiti automatskom generiranju: adresa iz sustava narudžbi, težina iz WMS-a, naljepnica se automatski izrađuje čim je narudžba upakirana. Djelatnik provjerava nasumičnim uzorkom, ne redak po redak.
Tvrtka koja dostavlja međunarodno, s promjenjivim carinskim pravilima po zemljama i proizvodima koji spadaju pod različite HS-oznake, ima složeniji scenarij. Osnovni dokumenti se još uvijek mogu generirati automatski, no klasifikacija proizvoda za carinske svrhe ponekad zahtijeva kontrolni korak koji se ne može jednostavno prepustiti skripti. Tu se zadatak pomiče od "AI to može preuzeti" prema "djelomično, uz ljudski nadzor koji odobrava ili odbija uz obrazloženje" — upravo ta srednja kategorija koja se kod složenijih tokova dostave pojavljuje češće nego kod jednostavnih.
Dva preduvjeta nisu opcionalna. Prvi je integracija s dostavnim partnerom: bez API veze između vlastitog sustava i sustava prijevoznika netko će morati ručno prepisivati podatke, i tada je malo toga dobiveno. Drugi su ispravni podaci o adresi na ulazu. Ako narudžba već uđe u sustav s pogrešnom adresom — što je povezano s tim kako je ta narudžba unesena, kao što je vidljivo kod unosa narudžbi u sustav — tada generiranje dokumenata besprijekorno proizvodi pogrešan dokument. Kvaliteta ovog koraka stoga dijelom ovisi o koracima koji mu prethode, baš kao što kvaliteta komunikacije s klijentima ovisi o tome koliko su ažurni podaci o klijentima u CRM-u.
Za djelatnika obrade narudžbi ili logističkog djelatnika kod kojeg generiranje dokumenata čini značajan dio radnih zadataka, ovo je jedan od zadataka kod kojih se već danas može osloboditi velik dio sati — ne u istoj mjeri kod svake tvrtke, i ne bez uređenih spomenutih integracija. Kod tvrtki s međunarodnim pošiljkama taj je udio manji, jer kontrola usklađenosti dokumenata ostaje ljudski posao.
Što to znači za radno mjesto ili formaciju, nije pitanje na koje ova stranica daje odgovor: koji zakonski zahtjevi vrijede kod odluka o osoblju, poslodavac mora sam provjeriti.
Da biste vidjeli kako se ovo odražava na vaš vlastiti proces narudžbi, dostupan je besplatni brzi test: dvanaest pitanja, bez potrebe za računom, s naznakom kojeg dijela sati u ovom profilu danas može preuzeti AI. Potpuna radna analiza, koja posao cijele tvrtke raščlanjuje zadatak po zadatak, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.