Kdor upravlja portfelj pogodb, pozna to tveganje: odpovedni rok je zamujen, pogodba se samodejno podaljša pod neugodnimi pogoji, in nihče tega ni opazil. Sama naloga ni zapletena. Gre za spremljanje podatkov: datum začetka, trajanje, odpovedni rok, pravilo podaljšanja. Ko so ti podatki nekje strukturirano zabeleženi, je zaznavanje, kdaj je potrebno ukrepanje, natanko tista vrsta dela, v kateri je UI dober. Vprašanje ni, ali sistem lahko prepozna datum, temveč ali so osnovni podatki zanesljivo in nedvoumno zabeleženi.
Naloga je visoko strukturirana: pogodba ima datum zaključka, odpovedni rok in pravilo podaljšanja, ki so v večini primerov izrecno zabeleženi. Potrebno je malo fizičnega dejanja in ni potrebna kreativnost, da se ugotovi, da se rok bliža. Agent lahko dnevno pregleda sistem za upravljanje pogodb ali koledar, uporabi pravila podaljšanja in pravočasno pošlje sporočilo odgovorni osebi. To je natanko to, kar se danes že dogaja pri podjetjih, ki imajo svoje podatke o pogodbah urejene: sistem opozori, upravljavec pogodb oceni in odloči.
Razlog, da to ni popolna prevzemitev, se skriva v treh oseh, ki tu odločajo. Stroški napake so visoki: zamujen odpovedni rok lahko pogodbo nehote podaljša za leta, s finančnimi posledicami, ki daleč presegajo stroške samega spremljanja. Zamujen rok ni preprosto popravljiv, zato je samodejno obveščanje brez nadzora tvegano. Poleg tega je kljub strukturi vseeno potrebna presoja: ali je to podaljšanje zaželeno, ali je treba pogajati, ali obstaja strateški razlog, da se prav zdaj ne odpove? Take presoje presegajo tisto, kar naloga zgolj na podlagi datumov lahko odgovori.
Upravljavec pogodb upravlja stotine pogodb z dobavitelji. Pri večini je vprašanje preprosto: ali pogodba samodejno teče naprej, ali je treba nekaj ukreniti? Agent šestdeset dni pred odpovednim rokom zazna, da se pogodba z dobaviteljem samodejno podaljša pod trenutnimi pogoji. Pri rutinski pogodbi z manjšim dobaviteljem je to dovolj: upravljavec pogodb potrdi, in podaljšanje steče naprej ali se prekliče. Pri velikem strateškem dobavitelju je stvar drugačna. Tam je podaljšanje morda ravno pravi trenutek za pogajanja o ceni ali pogojih, kar zahteva presojo, ki je sistem ne more opraviti. Signal je v obeh primerih enak; nadaljnje ukrepanje ni.
Ta ocena se spreminja glede na kakovost osnovnih podatkov. Če so podatki o pogodbah razpršeni po e-poštnih sporočilih, PDF-jih in ločenih Excelovih datotekah brez osrednje evidence, je strukturiranost v praksi veliko nižja kot na papirju, in najprej je treba vzpostaviti red, preden lahko agent tu kaj prevzame. Če je portfelj pogodb res strukturirano zabeležen, z jasnimi pravili podaljšanja in fiksno potjo eskalacije do odgovorne osebe, je prevzemljivi del večji in zanesljivejši. Vlogo igra tudi narava pogodb: organizacija s pretežno standardnimi pogodbami z dobavitelji ima drugačen profil tveganja kot organizacija s kompleksnimi, dogovorjenimi pogodbami, pri katerih podaljšanje vedno zahteva vsebinsko oceno.
Da bi to zanesljivo delovalo, morajo biti datumi zaključka in pravila podaljšanja za vsako pogodbo nedvoumno zabeleženi, obstajati pa mora tudi pot eskalacije do tistega, ki na koncu odloča. Brez teh dveh pogojev je obveščanje nezanesljivo ali pa manjka nadaljnje ukrepanje ravno takrat, ko je to pomembno. To se dotika tudi širših obveznosti: kdor spremlja pogodbe, pogosto upošteva tudi roke hrambe in trenutek, ko je dokumente dovoljeno uničiti, koledar skladnosti, v katerem se centralno spremljajo roki, včasih pa tudi pripravo nadaljnjih pogodb, naloge, ki vključuje drugačne presoje kot spremljanje obstoječih pogodb. Kdor kadrovske odločitve utemeljuje na sproščeni kapaciteti pri tej vlogi, se mora sicer zavedati, da zanjo veljajo lastne pravne zahteve; to ni sklep, ki bi izhajal zgolj iz izračuna ur.
Bistvo te naloge ni, da UI odloča, temveč da UI opozarja, človek pa presoja. Prav to razlikovanje je jedro tega, za kaj v praksi gre pri človeškem nadzoru nad UI: ni vsak signal odločitev, in ni vsaka odobritev enako delo kot sama presoja. Pri spremljanju pogodb to pomeni sistem, ki opozarja, in odgovorno osebo, ki z razlogom potrdi ali poseže vmes.
Ali to za vašo organizacijo pomeni, da je velik del spremljanja pogodb mogoče avtomatizirati, je odvisno od tega, kako so trenutno urejeni vaši podatki o pogodbah. Brezplačni hitri pregled (quickscan) daje prvo indikacijo: dvanajst vprašanj, brez registracije, z oceno, kateri del ur pri tovrstnem delu je danes mogoče prepustiti UI. Celoten delovni pregled (werkscan), ki to izračuna po posameznih nalogah v vaši lastni organizaciji, je še v izdelavi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.