Knjiženje prejetih računov je eden od najpogosteje omenjenih kandidatov, ko gre za AI in računovodstvo. Račun prispe, zneski morajo v računovodski sistem, DDV mora biti pravilen in nanj je treba vezati konto glavne knjige. Odgovor na vprašanje, ali AI to prevzame, ni preprost da ali ne. Odgovor je večinoma da, s pomembnim pridržkom za del primerov.
Odločilne so tri osi: strukturiranost, obseg in stroški napak.
Prejeti račun je strukturiran dokument. Na njem je naveden dobavitelj, številka računa, znesek, stopnja DDV in navadno opis dobavljenega. To je prav tak vhodni podatek, na katerem prepoznavanje dokumentov dobro deluje: slika se pretvori v polja, polja se povežejo s kontom glavne knjige. Pri grosistu s stotinami računov na teden je ta obseg tudi razlog, zaradi katerega se avtomatizacija tu izplača. Ročno pretipkavanje istih polj, stotinkrat, je prav vrsta ponavljajočega dela, ki ga AI danes že obvlada.
Stroški napak so povprečni: napačno knjižen račun je neprijeten in zahteva čas za popravek, vendar ne pomeni takoj finančnega ali pravnega tveganja prve stopnje. To to nalogo uvršča med tiste, pri katerih je avtomatizacija z naknadnim nadzorom sprejemljiv pristop, in ne med tiste, ki po definiciji zahtevajo človeka vnaprej.
Presojni prostor je nizko ocenjen, in prav to je točka, kjer se »AI to počne« spremeni v »AI to počne, pod nadzorom«. Pri standardnem računu ustaljenega dobavitelja je malo dvomljivega: znesek, DDV in konto glavne knjige so utrjeni v vzorcu, ki se je že stotinkrat ponovil. Pri računu novega dobavitelja, z nenavadnim opisom ali dobropisom, ki se ne ujema natančno s prejšnjim računom, je treba sprejeti odločitev, ki ne izhaja neposredno iz dokumenta. To je trenutek, ko računovodja ali administrativni sodelavec odobri ali zavrne, z razlogom.
Skladnost s predpisi igra podobno vlogo. Knjiženja DDV so del davčnega poročanja podjetja, napake pri tem pa imajo drugačen učinek kot napaka v interno poročilu. To ni razlog, da naloge ne bi avtomatizirali, je pa razlog, da se rezultat AI standardno potrdi s strani odgovorne osebe, zlasti v začetni fazi.
Storitveno podjetje na področju facility managementa vsak mesec prejme nekaj sto računov od ustaljene skupine dobaviteljev: čistilna sredstva, vzdrževanje, catering. Za ta tok je knjiženje danes večinoma stvar prepoznavanja slike in povezovanja z obstoječo shemo glavne knjige. Administrativno delo se premakne od tipkanja k preverjanju: nekdo preveri izjeme, preostalo steče naprej.
Pri gradbenem podjetju z menjajočimi se podizvajalci, projektno vezanimi računi in redno drugačnimi dogovori po naročilu je stvar drugačna. Tam je delež računov, ki ne sodijo v standardni vzorec, večji, s tem pa tudi delež dela, ki zahteva presojo namesto zgolj prepoznavanja. Enak proces, drugačen rezultat, zgolj zato ker je osnovni tok računov manj ponavljajoč.
Preden to v praksi deluje, morata biti urejeni dve stvari. Prvič, zanesljivo prepoznavanje polj na računu: če prepoznavanje dokumentov napačno prebere zneske ali kode DDV, se problem samo premakne od vnašanja k popravljanju. Drugič, povezava s shemo glavne knjige samega podjetja: vsako podjetje knjiži drugače, in ta povezava se mora ujemati z lastno razdelitvijo, ne s generično shemo.
To ni kadrovski nasvet in ne argument za zmanjševanje računovodskega oddelka. Je opis, kateri del dela je danes mogoče opraviti z AI in nadzorom, in kateri del še vedno zahteva presojo. Kaj podjetje naredi s sproščeno zmogljivostjo, je stvar podjetja samega. Pri odločitvah, ki zadevajo osebje, veljajo lastne zakonske zahteve za to, ločeno od tega, kar je opisano tukaj.
Knjiženje računov redko stoji samo zase. Kdor to nalogo avtomatizira, samodejno naleti na povezane procese: spremljanje datumov zapadlosti, da so računi pravočasno plačani, pripravo in pošiljanje izdanih računov na drugi strani administracije in uvoz in usklajevanje bančnih izpiskov z odprtimi postavkami. Kdor želi širšo slika o upravljanju odprtih postavk, jo najde v analizi seznama odprtih postavk za terjatve in obveznosti.
Vprašanje, ali AI prevzame knjiženje prejetih računov, je zgoraj odgovorjeno: večinoma da, s človeškim nadzorom pri izjemah in davčno občutljivih knjiženjih. Ali to velja tudi za vaš lastni tok računov, je odvisno od tega, koliko od tega je standardnega in koliko odstopa.
Brezplačni hitri pregled o tem poda prvo indikacijo: dvanajst vprašanj, brez računa, z rezultatom, ki pokaže, kateri delež ur v vašem profilu je danes mogoče prevzeti z AI. Celoten delovni pregled, ki delo celotnega podjetja po nalogah preračuna v FTE kapaciteto, je še v izdelavi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.