Plačila, ki prihajajo prek spletnih ponudnikov plačil (na primer Mollie, Stripe, Adyen), je treba uskladiti s prodajnimi računi in z bančnimi izpiski, na katerih se denar na koncu pojavi. To je delo primerjanja: zneske, sklice in datume postavimo drug ob drugega, da ugotovimo, kateri račun sodi h kateremu plačilu in katero plačilo h kateri bančni transakciji. Tipično delo računovodij in administrativnih sodelavcev, z orodji, kot sta povezava s ponudnikom plačil in računovodski sistem.
Tri osi so tu odločilne: strukturiranost, obseg in stroški napak.
Naloga je precej strukturirana (4 od 5). Plačilo ima znesek, datum, sklic ali ID transakcije. Račun ima podobne značilnosti. Ujemanje je v jedru računska in logična primerjava, ne naloga, ki zahteva razlago situacije. Obseg je velik (5 od 5): pri spletni trgovini ali ponudniku storitev z veliko majhnimi transakcijami se to hitro nakopiči do sto ali tisoč vrstic mesečno, in to je natanko tista vrsta ponavljanja, kjer avtomatizirano ujemanje pokaže svojo vrednost.
Stroški napak pa so na nižji strani (2 od 5): napačno ujemanje pomeni, da je račun po nepotrebnem odpisan kot plačan, ali da je bančna transakcija pripisana napačni stranki. Take napake se opazijo, vendar pogosto šele pri naslednjem zaključku ali ob pritožbi stranke, ki prejme opomin za račun, ki je že plačan. Zato popolna avtomatizacija brez nadzora ni dobra zamisel, čeprav je naloga sama po sebi dobro strukturirana.
Prostor za presojo (2) je omejen, a ne ničen: velika večina ujemanj je nedvoumnih, majhen del pa zahteva odločitev (delno plačilo, valutna razlika, podvojena transakcija). Skladnost (3) igra vlogo, ker je uskladitev del zanesljive finančne administracije, z zahtevami po preverljivosti, ki ne izhajajo iz same povezave, temveč iz načina, kako mora podjetje znati utemeljiti svoje računovodstvo. Stik s strankami (5), fizično delo (5) in ustvarjalnost (5) tukaj niso pomembni; ta naloga se v celoti odvija v sistemih, ne za pultom ali v pogovoru.
Primer: spletna trgovina prek ponudnika plačil prejme na stotine plačil na teden, vsako s sklicem na transakcijo, ki ga je mogoče najti v računovodskem sistemu. Z aktivno povezavo in jasnimi pravili ujemanja (znesek plus sklic, ali znesek plus datum plus ime stranke, če sklic manjka) lahko proces RPA samostojno zaključi večino teh ujemanj. Kar ostane, je seznam izjem: odstopajoči zneski, manjkajoči sklici, podvojene knjižbe. Ta seznam sodelavec preveri ob izvirnih dokumentih in presodi z odobritvijo ali zavrnitvijo, z obrazložitvijo. To je oblika, ki tu ustreza: UI izvaja ujemanje, človek nadzoruje tisto, kar samo po sebi ne štima.
Pri drugem podjetju je to drugače. Brez aktivne povezave s ponudnikom plačil, ali s plačili, ki prihajajo prek ločenih preglednic, manjka struktura, na kateri temelji ujemanje, in delo se vrne nazaj k ročnemu razvrščanju. Pri podjetju z veliko delnimi plačili, popusti in dobropisi se prostor za presojo poveča, delež, ki je mogoč brez nadzora, pa se zmanjša. Robni pogoji torej niso okrasni: brez povezave in brez jasnih pravil ujemanja ostaja to naloga, ki v veliki meri ostaja človeško delo, s ali brez ambicije po avtomatizaciji.
Uskladitev ne stoji sama zase. Kdor je pripravo in pošiljanje prodajnih računov že v veliki meri avtomatiziral, pogosto ugotovi, da postane ujemanje na drugi strani samo po sebi enostavnejše, ker so sklici bolj dosledni. Enako velja na nabavni strani: knjiženje nabavnih računov v računovodski sistem in spremljanje datumov zapadlosti nabavnih računov za pravočasno plačilo sta podobni nalogi ujemanja s podobnimi osmi za in proti. Podjetja, ki te naloge obravnavajo skupaj, pogosto vidijo dosleden vzorec: strukturirano in obsežno delo se premika k sistemom z nadzorom nad izjemami, medtem ko se delo z veliko prostora za presojo ali stikom s strankami, kot je razvidno pri tem, kaj lahko UI prevzame v gostinstvu ali pri odgovarjanju na telefon in preusmerjanju klicev, spreminja počasneje. Tudi priprava seznama odprtih postavk za terjatve in obveznosti temelji na isti logiki ujemanja in enaki odvisnosti od čistih povezav.
To ni kadrovski nasvet in ni razlog za spreminjanje delovnih mest. Ali in kako organizacija prerazporedi sproščene ure, je odločitev delodajalca samega; za odločitve, ki zadevajo osebje, veljajo lastne zakonske zahteve, ločeno od tega, kar je tu ugotovljeno o nalogi. To, kar tukaj piše, je ocena dela, ne ljudi, ki ga trenutno opravljajo.
Ali lahko uskladitev pri vašem podjetju poteka v veliki ali le majhni meri samodejno, je odvisno od povezave, ki jo imate s svojim ponudnikom plačil, in od tega, kako nedvoumna so vaša pravila ujemanja. Brezplačni hitri pregled, dvanajst vprašanj, brez računa, poda indikacijo, kateri delež ur v tem profilu je danes mogoče prepustiti UI. Celovita analiza dela, ki delo vašega podjetja razčleni do ravni nalog, je še v pripravi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.