Os pagamentos que chegam através de fornecedores de pagamento online (pense em Mollie, Stripe, Adyen) precisam de ser conciliados com faturas de venda e com os movimentos bancários onde o dinheiro acaba por aparecer. Trata-se de um trabalho de correspondência: comparar valores, referências e datas para determinar qual fatura corresponde a qual pagamento e qual pagamento corresponde a qual movimento bancário. Trabalho típico de contabilistas e colaboradores administrativos, com uma ligação ao fornecedor de pagamento e o sistema de contabilidade como ferramentas.
Três eixos são decisivos aqui: grau de estruturação, volume e custo do erro.
A tarefa é razoavelmente estruturada (4 de 5). Um pagamento tem um valor, uma data, uma referência ou ID de transação. Uma fatura tem o mesmo tipo de características. Fazer a correspondência é, no essencial, uma comparação aritmética e lógica, não uma tarefa que exija interpretação de uma situação. O volume é elevado (5 de 5): numa loja online ou prestador de serviços com muitas transações pequenas, isto atinge rapidamente centenas ou milhares de linhas por mês, e é precisamente esse tipo de repetição onde a correspondência automatizada demonstra o seu valor.
O custo do erro situa-se, no entanto, no lado baixo (2 de 5): uma correspondência incorreta significa uma fatura indevidamente dada como paga, ou um movimento bancário atribuído ao cliente errado. Este tipo de erros nota-se, mas muitas vezes só no encerramento seguinte ou numa reclamação de um cliente que recebe um aviso de pagamento para uma fatura já paga. Por isso, a automatização total sem controlo não é uma boa ideia, mesmo que a própria tarefa se preste bem a ser estruturada.
A margem de julgamento (2) é limitada mas não nula: a grande maioria das correspondências é inequívoca, uma pequena parte exige uma decisão (pagamento parcial, diferença cambial, transação duplicada). A conformidade (3) desempenha um papel porque a reconciliação faz parte de uma contabilidade financeira fiável, com requisitos de verificabilidade que não decorrem da própria ligação, mas da forma como uma empresa deve conseguir justificar a sua contabilidade. O contacto com clientes (5), o trabalho físico (5) e a criatividade (5) não estão aqui em causa; esta tarefa desenrola-se inteiramente em sistemas, não num balcão ou numa conversa.
Um exemplo: uma loja online recebe, através de um fornecedor de pagamento, centenas de pagamentos por semana, cada um com uma referência de transação que pode ser encontrada no sistema de contabilidade. Com uma ligação ativa e regras de correspondência claras (valor mais referência, ou valor mais data mais nome do cliente quando falta a referência), um processo RPA pode concluir de forma autónoma a maior parte destas correspondências. O que resta é uma lista de excepções: valores discrepantes, referências em falta, lançamentos duplicados. Essa lista é comparada por um colaborador com os documentos originais, que avalia com uma aprovação ou rejeição, com motivo. É essa a forma que aqui se aplica: a IA executa a correspondência, um humano supervisiona o que não coincide automaticamente.
Numa outra empresa isto é diferente. Sem uma ligação ativa com o fornecedor de pagamento, ou com pagamentos que chegam através de folhas de cálculo isoladas, falta a estrutura sobre a qual a correspondência funciona e o trabalho volta a deslocar-se para a verificação manual. Numa empresa com muitos pagamentos parciais, descontos e notas de crédito, a margem de julgamento aumenta e a parte que pode prescindir de supervisão diminui. As condições prévias não são, portanto, decorativas: sem ligação e sem regras de correspondência claras, esta é uma tarefa que continua a ser, em grande parte, trabalho humano, com ou sem ambição de automatizar.
A reconciliação não existe isoladamente. Quem já automatizou em grande parte a elaboração e envio de faturas de venda frequentemente vê que a correspondência do outro lado se torna naturalmente mais simples, porque as referências são mais consistentes. O mesmo se aplica do lado das compras: registar faturas de compra no sistema de contabilidade e monitorizar prazos de vencimento de faturas de compra para pagamento pontual são tarefas de correspondência semelhantes com eixos favoráveis e desfavoráveis comparáveis. As empresas que analisam estas tarefas em conjunto vêem frequentemente um quadro consistente: o trabalho estruturado e de elevado volume desloca-se para sistemas com supervisão sobre as excepções, enquanto o trabalho com muita margem de julgamento ou contacto com clientes, como se pode ver em o que a IA pode assumir na hotelaria e restauração ou em atender e transferir chamadas telefónicas, acompanha mais lentamente. Também a elaboração de uma lista de posições pendentes de clientes e fornecedores se apoia na mesma lógica de correspondência e na mesma dependência de ligações limpas.
Isto não é um conselho de recursos humanos nem um motivo para rever funções. Se e como uma organização reatribui as horas libertadas é uma escolha da própria entidade empregadora; para decisões que afetam o pessoal aplicam-se requisitos legais próprios, independentes do que aqui se apura sobre a tarefa. O que aqui se apresenta é uma avaliação do trabalho, não das pessoas que atualmente o executam.
Se a reconciliação na sua própria empresa pode ser em grande parte ou apenas numa pequena parte automatizada depende da ligação que tem com o seu fornecedor de pagamento e de quão inequívocas são as suas regras de correspondência. O quickscan gratuito, doze perguntas, sem conta, dá uma indicação de que parte das horas neste perfil pode hoje ser assumida pela IA. O scan de trabalho completo, que analisa o trabalho da sua empresa até ao nível das tarefas, está ainda em construção.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.